İlk proje ve çizelge oluşturma

Projeler çalışanları ve çizelgeleri birleştirir (departmanlar, lokasyonlar veya ekipler gibi). Çizelgeler çalışma süresi kurallarını belirler ve fiili vardiyaları içerir. Vardiya atayabilmek için en az bir proje ve bir çizelge gereklidir.

Bölüm 1: Proje

İlk proje, şirket kaydından hemen sonra otomatik olarak oluşturulur. Yeniden adlandırabilir veya ayarlarını değiştirebilirsiniz.

Projeyi düzenleme

Sol kenar çubuğunda Projeler simgesine tıklayın (klasör simgesi) → projeyi seçin → verileri değiştirin:

Projede çalışan izinleri

Proje etiketleri (Marks)

Her projenin kendi etiket seti olabilir — kategorize etmek için renkli etiketler. Etiketler vardiyalara ve ayrıca çizelgedeki çalışanlara (Planlanmış ekip üyeleri sekmesinde) eklenebilir.

Etiketleri yönetmek için: proje düzenlemeyi açın → İşaretler → + Add İşaretle → ad girin ve renk seçin → Kaydet.

Kaydet düğmesine tıklayın.

Ek proje oluşturma

Projects sayfasında + Bir proje oluştur düğmesine tıklayın.

Bölüm 2: Çizelge oluşturma

Adım 1: Schedules sayfasını açın

Sol kenar çubuğunda Çizelgeler simgesine tıklayın (liste simgesi).

Adım 2: Sihirbazı başlatın

+ Program ekle düğmesine tıklayın.

Adım 3: Temel bilgiler (1. Adım)

Çalışan izinleri (her biri “Müdür onaylı” seçeneğiyle):
– Vardiya takası
– Vardiyayı açık vardiyalara aktarma
– Kendi vardiyasını oluşturma
– Ara oluşturma
– Vardiyadan vazgeçme
– Açık vardiya alma
– Şablonlar arası ara takası
– Vardiya bölme

Sonraki düğmesine tıklayın.

Adım 4: Çizelge türünü seçin (2. Adım)

Her çizelge türünün sihirbazın sonraki adımlarında kendi ayarları vardır.

Empty — manuel çizelge

Tamamen manuel kontrol. Sistem vardiya oluşturmaz — vardiyaları Schedule sayfası üzerinden elle eklersiniz.

Örnek: 5 kişilik küçük bir ofis, yönetici kimin ne zaman çalışacağına kendisi karar verir ve her gün için vardiyaları elle yerleştirir.

Sihirbazda ek adım yoktur — çizelge hemen oluşturulur.

Basic — standart otomatik

Sabit zamanlı basit çizelgeler için uygundur. 3. Adımda (Vardiya verileri) vardiya şablonları ayarlanır:

• Her şablon için haftanın günleri
• Vardiya başlangıç ve bitiş saati
• Ara süresi
• Lokasyon

Sistem çalışanları belirlenen şablonlara otomatik olarak dağıtır.

Örnek: Ofis Pzt–Cum 09:00–18:00 çalışır. Tek bir vardiya şablonu oluşturursunuz ve sistem tüm çalışanları seçilen günlere atar.

Uygunluğa göre — çalışan müsaitliğine göre

Çalışanlar müsait zamanlarını önceden belirtir (Ne zaman müsaitim bölümü aracılığıyla). Sistem her çalışanın müsaitliğini dikkate alarak otomatik olarak vardiyalar oluşturur. 3. Adımda (Vardiya verileri) ayarlananlar:

Örnek: Öğrenci baristaların hangi gün ve saatlerde çalışabileceğini belirttiği bir kafe. Hafta içi 3 kişi, hafta sonu 1 kişi gerekli. Sistem müsaitlik ve ihtiyacı dikkate alarak çizelgeyi kendisi oluşturur.

Advanced — gelişmiş otomatik

Günde birden fazla vardiya ve farklı personel ihtiyaçları olan karmaşık çizelgeler için. 3. Adımda (Vardiya verileri):

Örnek: Sabah vardiyası (08:00–16:00, hafta içi 10 operatör, hafta sonu 5), akşam vardiyası (16:00–00:00, 8 operatör) ve gece vardiyası (00:00–08:00, 3 operatör) olan çağrı merkezi. Sistem çalışanları her günün yüküne göre vardiyalara dağıtır.

Preset — rotasyon desenleri

Döngüsel çizelgeler için. 3. Adımda rotasyon deseni ayarlanır — sistem belirlenen şablona göre çalışma ve dinlenme günlerini otomatik olarak değiştirir.

Örnek: Çalışanların 2 gün çalışıp 2 gün dinlendiği (2/2) güvenlik şirketi veya bir gün çalışıp üç gün dinlenen fabrika. Deseni bir kez belirlersiniz ve sistem çizelge döneminin tamamında tekrarlar.

Vardiya şablonu nedir (Vardiya şablonu)

Vardiya şablonu, hızlı vardiya oluşturmak için kaydedilmiş bir parametre setidir. Her seferinde saat, ara ve diğer bilgileri elle girmek yerine hazır şablonu seçersiniz — tüm alanlar otomatik olarak doldurulur.

Şablonlar, çizelge sihirbazının 3. Adımında (Vardiya verileri) (Basic, Uygunluğa göre, Advanced türleri için) veya daha sonrbir program sayfasında oluşturulur.

Vardiya şablonunun bileşenleri

Vardiya şablonunda aralar

Vardiya şablonu iki ara belirleme yöntemini destekler:

1. Basit ara (Ara) — yalnızca dakika cinsinden süre belirtilir. Ara belirli bir saate bağlı değildir.

2. Planlanmış aralar (Mola ayarları yap) — başlangıç saati ve parametreleriyle kesin aralar. Vardiya şablonunda Mola ayarları yap onay kutusunu etkinleştirin:

Şablona ek aralar eklemek için Mola ekle düğmesine tıklayın. Bir vardiyada birden fazla ara ayarlanabilir (örneğin sabah kahve molası ve öğle arası).

Haftanın günlerine göre çalışan sayısı

Uygunluğa göre ve Gelişmiş çizelge türlerinde her vardiya şablonu, haftanın her günü (Pzt–Paz) için ayrı ayrı Gereken personel sayısı belirlemeye olanak tanır. Ayarlama için +/− düğmelerini kullanın.

Bu, örneğin aynı vardiya şablonunda hafta içi 5 kişi, hafta sonu 2 kişi atamayı mümkün kılar.

Günlük çalışma yerlerini ayarla onay kutusu, günlere göre ayrı iş yeri yönetimi modunu etkinleştirir.

Şablonların kullanıldığı yerler

Örnek

Bir restoran üç şablon oluşturur: “Sabah” (07:00–15:00, 12:00’den itibaren 30 dk planlanmış “Öğle molası”, ücretli), “Öğleden Sonra” (15:00–23:00, 30 dk ara), “Gece” (23:00–07:00, 20 dk ara). Hafta içi sabah vardiyasında 5, hafta sonu 3 kişi gerekli. Çizelge hazırlarken müdür hazır şablonu seçer — saat, aralar ve çalışan sayısı otomatik olarak yerleştirilir.

Adım 5: Kısıtlama ayarları — Settings (yalnızca Uygunluğa göre ve Advanced)

Uygunluğa göre ve Gelişmiş türlerinde sihirbazda otomatik vardiya dağıtımı kısıtlamalarını belirleyen ek bir Ayarlar adımı bulunur:

Çalışma saati kotaları:

Vardiya ve dinlenme kısıtlamaları:

Özel kurallar — otomatik oluşturma için ek kurallar eklemek üzere + Add düğmesi.

Bu ayarlar, otomatik oluşturulan çizelgenin iş mevzuatına ve şirket iç kurallarına uymasını sağlar.

Yük planlayıcı (yalnızca Uygunluğa göre ve Advanced, Forecasting modülü gerektirir)

Uygunluğa göre ve Gelişmiş türlerindeki çizelge sihirbazında Tahmin modülü etkinken Yük talebi sekmesi kullanılabilir. Her günün her saatinde kaç çalışan gerektiğini belirlemeye olanak tanır.

Saatlik iş yükü planlayıcı (Saatlik yük planlayıcı)

Arayüzde doğrudan görsel yük düzenleyici:

Örnek: Ofis Pzt–Cum 09:00–18:00 çalışır. Hafta içi her saatte 1 çalışan, Cmt ve Paz — 0. Izgarayı doldurursunuz ve sistem optimum vardiya sayısını otomatik olarak hesaplar.

Adım 6: Çalışanları çizelgeye ekleyin

Vardiya sayfası (takvim simgesi) → proje ve çizelgeyi seçin → Eylemler menüsü aracılığıyla çalışanları ekleyin.

Bölüm 3: İlk vardiyayı ekleyin

Ekledikten sonra Yayınla ve çalışanları bilgilBitişir düğmesine tıklayın — çalışanlar çizelge hakkında bildirim alır.

İlgili makaleler

• Adım adım kurulum kılavuzu
• İlk çalışanları ekleme
• Maaş ayarları
• Departmanlar ve projeler
• Aralar
• Tahminleme
• Proje yönetimi
• Lokasyon yönetimi

Sıkça sorulan sorular

S: Bir projede kaç çizelge olabilir?
C: Sınırsız sayıda.

S: Maksimum çizelge süresi ne kadar?
C: Oluşturma ve uzatmada — tek seferde en fazla üç ay. Çizelge sınırsız sayıda uzatılabilir.

S: Oluşturulduktan sonra çizelge türünü değiştirebilir miyim?
C: Hayır. Farklı bir tür için yeni çizelge oluşturun.

S: Çalışanlar çizelge ızgarasında görünmüyor.
C: Çalışanların hem projeye hem de çizelgeye eklendiğinden emin olun.

S: Çizelgenin yanında uyarı simgesi ⚠️ var.
C: Tarih aralığı sona ermiştir. Yeni çizelge oluşturun veya mevcut olanı uzatın.

S: Oluşturulduktan sonra çizelgeye çalışan nasıl eklenir?
C: Çizelgeler → çizelgenin yanındaki kalem simgesi → Çalışanları ekle sekmesi → çalışanları seçin → kaydedin.

S: Süresi dolan çizelge nasıl uzatılır?
C: Schedules → kalem → Programı azalt/uzat sekmesi → Programı genişlet seçin → yeni tarih belirtin → kaydedin.

S: Çizelgedeki “Hafta control Türü” ne işe yarar?
C: Sistemin fazla mesailere nasıl tepki verdiğini belirler. İzin Ver — kısıtlama yok, Onay ile izin ver — müdür fazla mesaileri onaylar, Engelle — kota aşan vardiyalar kırmızı nokta ile işaretlenir.

S: İkinci proje nasıl oluşturulur?
C: Modüller bölümüne gidin → Departmanlar ve projeler modülünde proje sayısını artırın → kaydedin. Bundan sonra + Bir proje oluştur düğmesi aktif hale gelir.

S: Çizelge oluşturulduktan sonra vardiya şablonu yeniden adlandırılabilir mi?
C: Evet. Çizelge ızgarasında vardiya şablonuna tıklayın → düzenleme düğmesi — adı değiştirin ve kaydedin.

S: 2/2 rotasyon için “Şablon” çizelge türü nasıl seçilir?
C: Çizelge oluşturma sihirbazının 2. Adımında Şablon seçin, ardından deseni belirleyin: 2 çalışma günü, 2 izin günü.

S: Çizelgeyi yayınlamazsam ne olur?
C: Çalışanlar bildirim almaz ve vardiyaları mobil uygulamada görmez. Ekibi bilgilendirmek için yayınlama zorunludur.

S: Proje oluştururken müdür atanabilir mi?
C: Evet. Proje ayarlarında Yöneticiler alanı bulunur — Manager rolüne sahip gerekli kullanıcıları ekleyin.

S: Çizelge nasıl silinir?
C: Çizelge ayarlarını açın ve Silmek düğmesine tıklayın. Çizelge içindeki tüm vardiyalar otomatik olarak silinir.

S: Vardiya şablonuna planlanmış aralar nasıl eklenir?
C: Vardiya şablonunda Mola ayarları yap onay kutusunu etkinleştirin → Title, Duration, Start ve Paid belirtin → ek aralar için Mola ekle düğmesine tıklayın. Her ara belirli bir saate bağlıdır.

S: Basit ara (Ara) ile planlanmış ara (Mola ayarları yap) arasındaki fark nedir?
C: Basit Break — yalnızca dakika cinsinden süre, saate bağlı değil. Mola ayarları yap — ad, başlangıç saati, süre ve ücretlilik onay kutusu ile kesin aralar.

S: Hafta içi ve hafta sonu farklı çalışan sayısı belirlenebilir mi?
C: Evet. Uygunluğa göre ve Gelişmiş çizelge türlerinde her vardiya şablonu için haftanın her günü (Pzt–Paz) ayrı ayrı Gereken personel sayısı belirlenir.

S: Saatlik iş yükü planlayıcı nedir?
C: Yük talebi sekmesindeki görsel yük planlayıcı (Tahmin modülü gerektirir). Her günün her saatinde kaç çalışan gerektiğini belirlemeye olanak tanır. Bu verilere dayanarak sistem optimum vardiya sayısını hesaplar.

S: Yük planlayıcıyı nerede bulabilirim?
C: Tahmin modülünü etkinleştirin → Uygunluğa göre veya Gelişmiş türlerindeki çizelge sihirbazında → Yük talebi sekmesi → Saatlik iş yükü planlayıcı.

S: Vardiya şablonunda “Günlük çalışma yerlerini ayarla” ne anlama gelir?
C: Onay kutusu, tek bir vardiya şablonu içinde haftanın her günü için farklı iş yeri sayısı belirlemeye olanak tanır. Uygunluğa göre ve Advanced türlerinde kullanılabilir.

S: Bir vardiya şablonuna birden fazla ara eklenebilir mi?
C: Evet. Her ek ara için Mola ekle düğmesine tıklayın. Örneğin 10:30’da 15 dk kahve molası ve 13:00’te 30 dk öğle arası.

S: Ara ayarlarında “Eş zamanlı olarak molada 0–1” ne anlama gelir?
C: Aynı anda kaç çalışanın bu arada olabileceğini gösterir. Sistem, tüm çalışanların aynı anda araya çıkmamasını kontrol eder.