Shifton Kurulum Adım Adım Kılavuzu

Bu kılavuz, Shifton platformunun kayıttan tam kapasiteli kullanıma kadar doğru kurulum sırasını açıklamaktadır. Adımları sırasıyla uygulayın — her bir adım bir öncekine bağlıdır.

Adımlara genel bakış

Adım	İşlem	Nerede yapılandırılır
1	Şirket kaydı	shifton.com → Kayıt Ol
2	Telefon doğrulama ve kart ekleme	Profilim → Phone / Company → Faturalama
3	Maaş ayarları	Şirket ayarları → Maaş ayarları
4	Modül etkinleştirme	Company menu → Modüller
5	Modül yapılandırma	Company menu → Modüller → Ayarlar
6	Çalışan ekleme ve davet etme	Employees → + Çalışanları ekle
7	Proje oluşturma	Projects → + Bir proje oluştur
8	Çizelge oluşturma	Schedules → + Program ekle
9	Çizelge sayfasında çalışma (Vardiya sayfası)	Vardiya sayfası → vardiya ekleme/düzenleme
10	Ek özellikler	Aktiviteler, harita, talepler, raporlar

Adım 1. Şirket kaydı

shifton.com adresine gidin ve Kayıt Ol veya Try Free düğmesine tıklayın.

Ürün seçin:

vardiyaon Zamanlama

mdash; vardiya ve çizelge yönetimi için

vardiyaon Saha hizmeti

mdash; saha ekipleri ve görevler için

Formu doldurun: şirket adı, ülke, sektör, ad, e-posta, şifre, telefon.

Kayıt Ol

üğmesine tıklayın — hesabınıza doğrudan yönlendirilirsiniz.

Formu dolduran kişi, tüm ayarlara tam erişime sahip şirket sahibi (Owner) olur.

Ayrıntılı bilgi: Şirket kaydı. Scheduling ve Saha hizmeti modları hakkında bilgi için Çalışma modları makalesine bakın.

Adım 2. Telefon doğrulama ve kart ekleme

Çalışanları davet etmeden önce üç zorunlu işlem yapılmalıdır:

2.1 Telefon numarasını doğrulama

Sağ üst köşedeki adınıza tıklayın → Profilim.

Genel

ekmesinde Telefon Numarası alanını bulun → doğrulama isteğine tıklayın.

SMS kodunu girin → Onayla.

2.2 Banka kartı ekleme

Şirket adına

tıklayın → Faturalama.

Ödeme kartı ekleyin.

2.3 Abonelik oluşturma

Faturalama

bölümünde aylık abonelik oluşturun.

Bu adımlar tamamlanmadan çalışanlara davet göndermek mümkün değildir.

Ayrıntılı bilgi: Telefon doğrulama. Ödeme yöntemleri ve abonelik hakkında — Ödeme yöntemleri ve Şirket bakiyesi ve faturalar makalelerine bakın.

Adım 3. Maaş ayarları

Çizelge oluşturmadan önce ödeme parametrelerini yapılandırın — bunlar gelecekteki tüm vardiyalarda maaş hesaplamasını etkiler.

Şirket adına

tıklayın → Şirket ayarları → Maaş ayarları.

Temel parametreleri yapılandırın:

Parametre	Açıklama
Para Birimi	Hesaplama para birimi (154 dünya para birimi)
Ücret modu	Saat başına ücret — her çalışma saati başına ödeme. Vardiya başına ücret — vardiya başına sabit ödeme
Günlük / Haftalık / Aylık kotalar	Fazla mesai hesaplamasının başladığı çalışma süresi normları
Fazla mesai seviyeler	Fazla mesai ücretleri (örneğin ilk 2 saat → %150, sonrası → %200)
Gece vardiyası katsayıları	Gece vardiyası katsayıları
Tatil oranlar	Resmi tatil günlerindeki çalışma ücretleri
Ödeme oranı önceliği	Pozisyonlara göre — pozisyondan alınan ücret. Konuma göre — vardiya lokasyonundan alınan ücret

Ayrıntılı bilgi: Maaş ayarları. Kademeli ücret hiyerarşisi hakkında Ücret hiyerarşisi makalesine bakın.

Adım 4. Modül etkinleştirme

Shifton modüler bir sistem kullanır — yalnızca ihtiyacınız olan özellikleri etkinleştirin.

Şirket adına

tıklayın → Modüller.

Gerekli modülleri açma/kapama düğmesiyle etkinleştirin.

Başlangıç için önerilen modüller

Modül	Ne işe yarar	Fiyat
Departmanlar ve projeler	Birden fazla proje/departman (1 ücretsiz)	$1/ay ek proje başına
Bordro	Maaş hesaplama ve raporlar	$0,50/çalışan/ay
İzin talepleri	İzin/tatil talepleri	$1/çalışan/ay
Katılım	Giriş/çıkış takibi	$1/çalışan/ay
Molaqlar	Ara takibi	$0,50/çalışan/ay

Tüm modüllerde 30 günlük ücretsiz deneme süresi bulunur (Çalışma yeri kontrolü — yalnızca 10 gün).

Ayrıntılı bilgi: Modül sistemine genel bakış

Adım 5. Modül yapılandırma

Modülleri etkinleştirdikten sonra parametrelerini yapılandırın.

Şirket adına

tıklayın → Modüller → Ayarlar sekmesi.

Etkinleştirilmiş her modülü yapılandırın.

Temel yapılandırmalar

Modül	Yapılandırılacak öğeler
Temel	Saat formatı, tarih formatı, bildirim dili, SMS bildirimleri
Molaqlar	Ara türleri (ücretli/ücretsiz), süre, limitler
Katılım	İşaretleme yöntemleri (düğme / GPS / QR), otomatik sonlandırma, hatırlatmalar
İzin talebi	İzin türleri (hastalık, tatil, resmi tatil), özel türler
Tatil	Otomatik gün tahakkuku, bakiye, devir
Çalışma yeri kontrolü	GPS yarıçapı, check-in/check-out kontrolü
Acil vardiyalar	Acil vardiya bildirimleri
Etkinlik	Aktivite şablonları, çizelgelere bağlama

Ayrıntılı bilgi: Modüller bölümündeki makaleler

Adım 6. Çalışan ekleme ve davet etme

Sol kenar çubuğunda Çalışanlar öğesine tıklayın.

+ Çalışanları ekle

üğmesine tıklayın.

Formu doldurun:

Alan	Zorunlu	Açıklama
İsim	Evet	Ad
Soyadı	Evet	Soyad
Telefon Numarası	Hayır	Ülke kodu ile cep telefonu
E-posta	Hayır	Davet göndermek için
Aylık saat oranı, %	Evet	%100 = tam zamanlı, %50 = yarı zamanlı
Proje seçin	Hayır	Hemen projeye atama
Programı seçin	Hayır	Hemen çizelgeye atama
Pozisyon	Hayır	Pozisyon
Davet gönder	Hayır	E-posta ile davet gönderme

Ekle ve Kapat

veya Add (sonraki çalışanı eklemek için) düğmesine tıklayın.

Alternatif: İçe Aktar düğmesi aracılığıyla Excel/CSV dosyasından çalışanları içe aktarın — şablonu indirin, doldurun ve yükleyin.

Ayrıntılı bilgi: Çalışan ekleme

Adım 7. Proje oluşturma

Proje, çalışanları ve çizelgeleri birleştiren bir konteynerdir (departman, ekip, şube).

İlk proje kayıt sırasında otomatik olarak oluşturulur. Yeniden adlandırabilir ve yapılandırabilirsiniz.

Proje yapılandırma

Kenar çubuğunda Projeler öğesini açın.

İlgili projenin yanındaki Düzenle düğmesine tıklayın.

Alanları doldurun:

Alan	Açıklama
Proje adı *	Proje adı (zorunlu)
renk	Çizelgelerde ve raporlarda görsel tanımlama için renk
Saat dilimi	Proje saat dilimi. Yalnızca projede henüz çizelge yoksa değiştirilebilir
Varsayılan konum	Çizelge oluşturulurken vardiyalara otomatik olarak atanan lokasyon
Yöneticiler	Proje yöneticileri — çizelge oluşturabilir ve düzenleyebilir
Çalışanlar	Projedeki çalışanlar (çoklu seçim)
Gözlemciler	Gözlemciler — yalnızca çizelgeleri görüntüleme, düzenleme yetkisi yok
Temel ödeme oranı	Maaş hesaplaması için temel ücret oranı

İzinleri

yapılandırın: çizelge görünürlüğü, vardiya takası, açık vardiyalar, geçmiş vardiyaların değiştirilmesini engelleme.

Gerekirse etiketler (İşaretler) ekleyin — vardiyaları kategorize etmek için renkli etiketler.

Kaydet

üğmesine tıklayın.

Önemli: Ek projeler oluşturmak için Departmanlar ve projeler modülünü etkinleştirin ($1/ay her ek proje başına).

Ayrıntılı bilgi: Proje yönetimi. Birden fazla proje modülü hakkında — Departmanlar ve projeler.

Adım 8. Çizelge oluşturma

Çizelge, çalışma süresi kurallarını belirler ve çalışanların vardiyalarını içerir.

Kenar çubuğunda Çizelgeler öğesine tıklayın → + Program ekle.

Temel bilgileri doldurun: ad, proje, tarihler (tek seferde en fazla 3 ay), temel ücret.

Çizelge türünü

eçin:

Tür	Açıklama	Örnek
Boş	Tamamen manuel — vardiyalar elle eklenir	Küçük ofis, yönetici vardiyaları kendisi belirler
Temel	Sabit vardiya şablonları	Ofis Pzt–Cum 09:00–18:00
Uygunluğa göre	Çalışan müsaitliğine dayalı	Öğrenci baristalar olan kafe
Gelişmiş	Farklı ihtiyaçlarda birden fazla vardiya türü	Sabah, akşam ve gece vardiyalı çağrı merkezi
Şablon	Rotasyon desenleri (2/2, 5/2 vb.)	Güvenlik, fabrika, 7/24 çalışma

Vardiya şablonlarını yapılandırın (saat, aralar, haftanın günleri).

Uygunluğa göre

ve Gelişmiş türleri için — kısıtlamaları yapılandırın (saat kotaları, minimum dinlenme).

Çalışanları çizelgeye ekleyin.

Çizelgeyi yayınlamayı (Yayınla ve çalışanları bilgilBitişir) unutmayın — yayınlamadan çalışanlar vardiyalarını göremez.

Ayrıntılı bilgi: Çizelge oluşturma

Adım 9. Çizelge sayfasında çalışma (Vardiya sayfası)

Çizelge oluşturduktan sonra vardiyaları yönetmek için çizelge sayfasına geçin.

Görüntüleme modları

Gün / Hafta / Ay

mdash; dönem değiştirme

Çalışanlar tarafından / By Vardiya şablonları

mdash; gruplama

Temel işlemler

Vardiya ekleme:

çalışanın yanındaki ⋮ simgesine tıklayın → Çalışana vardiya ekle → saat, ara, lokasyon belirleyin

Vardiya düzenleme:

ızgaradaki vardiyaya tıklayın → parametreleri değiştirin → kaydedin

Vardiya çoğaltma:

Actions → Yinelenen Vardiyalar → kaynak ve hedef dönemi belirtin

Toplu işlemler:

Actions → Toplu Vardiya İşlemleri → dönem ve çalışanları seçin → Açık Olarak Taşı / Edit / Delete

Açık vardiyalar:

tanmış çalışanı olmayan, çalışanların kendilerinin alabileceği vardiyalar

Filtreler ve katmanlar

Filtreler:

çalışanlara, pozisyonlara, lokasyonlara, etiketlere, vardiya durumuna göre

Katmanlar:

vardiyaları, izinleri, müsaitliği, araları, aktiviteleri göster/gizle

Dışa aktarma

Excel

(birden fazla format), PDF

Prim/indirimleri içe aktar

mdash; prim ve kesinti içe aktarma

Ayrıntılı bilgi: Çizelge sayfası ve vardiyalar bölümündeki makaleler

Adım 10. Ek özellikler

Temel kurulumdan sonra ihtiyaca göre ek özellikleri etkinleştirin:

Aktiviteler (Activity modülü)

Vardiyaların üzerine ek görev planlama — eğitimler, toplantılar, envanter sayımları. Aktivite şablonları oluşturun ve çalışanlara atayın.

GPS haritası (Çalışma yeri kontrolü modülü)

Çalışanların giriş/çıkış işaretlemelerinde konum kontrolü. Çalışma lokasyonundan izin verilen mesafe yarıçapını ayarlayın.

Çalışan talepleri

Çalışanlar uygulama veya web sürümü üzerinden bağımsız olarak:
– İzin ve tatil talep edebilir (modül İzin talepleri)
– Vardiya takası yapabilir (proje ayarlarında izin verilmişse)
– Açık vardiyaları alabilir
– Vardiyalardan vazgeçebilir

Raporlar

11 rapor türü: çalışma saatleri, maaş, devam, izinler, fazla mesai ve diğerleri. Döneme, çalışanlara, projelere göre filtreleme.

Devamlılık (modül Attendance)

Çalışanların giriş/çıkış takibi — uygulamadaki düğme, GPS koordinatları veya QR kodu ile.

Aralar (modül Breaks)

Vardiya içi ara takibi — ücretli ve ücretsiz, sayı ve süre limitleri ile.

İlgili makaleler

Sıkça sorulan sorular

S: Herhangi bir adımı atlayabilir miyim?
C: 1–2. adımlar zorunludur. 3–5. adımlar çizelge oluşturmadan önce kesinlikle önerilir çünkü maaş ve modül ayarları hesaplamaları etkiler. 6–8. adımlar çalışmaya başlamak için minimum gereksinimdir.

S: Tam kurulum ne kadar sürer?
C: Küçük bir ekip için temel kurulum (1–8. adımlar) 15–30 dakika sürer.

S: Çizelge oluşturmadan önce maaş ayarlarını yapmak zorunlu mu?
C: Kesinlikle önerilir. Maaş ayarları (para birimi, ücret modu, fazla mesai) gelecekteki tüm vardiyalara uygulanır. Daha sonra değiştirmek mümkündür ancak geriye dönük yeniden hesaplama yapılmaz.

S: Çalışanları davet etmeden ekleyebilir miyim?
C: Evet. Çalışanı Davet gönder işareti olmadan ekleyin — sistemde “Davet edilmedi” durumuyla görünür. Daha sonra davet gönderebilirsiniz.

S: Hiçbir modül etkinleştirmezsem ne olur?
C: Temel işlevsellik (çizelge, çalışan listesi, gösterge paneli) modüller olmadan çalışır. Modüller ek özellikler ekler — maaş, izinler, devamlılık vb.

S: Doğru sıralama: önce çalışanlar mı yoksa proje mi?
C: İlk proje kayıt sırasında otomatik olarak oluşturulur. Önce projeyi yapılandırmanız, ardından çalışanları eklemeniz önerilir — ekleme sırasında hemen projeye ve çizelgeye atayabilirsiniz.

S: Çalışan eklBitişi ama vardiyaları görmüyor — ne yapmalı?
C: Üç adımı kontrol edin: 1) çalışan projeye eklendi, 2) çalışan çizelgeye eklendi, 3) çizelge yayınlandı. Üç adım da zorunludur.

S: Ayarları daha sonra geri dönüp değiştirebilir miyim?
C: Evet. Tüm ayarlar (çizelge türü ve çizelgesi olan projenin saat dilimi hariç) her zaman değiştirilebilir.

S: Hangi modüllere ihtiyacım olduğunu nasıl anlarım?
C: Temel işlevsellikle başlayın. İhtiyaç duydukça modülleri etkinleştirin — her birinin test için 30 günlük ücretsiz deneme süresi vardır.

S: Pozisyon (Pozisyonlar) ve beceri (Yetenekler) oluşturmak zorunlu mu?
C: Zorunlu değil. Pozisyonlar farklı ücret oranları ve filtreleme için yararlıdır. Beceriler, çalışanların belirli görevlere veya aktivitelere otomatik olarak atanması için kullanılır.

S: E-postası olmayan bir çalışanı nasıl davet ederim?
C: Cep telefonu numarasını girin — davet SMS ile gönderilir.

S: Maliyet hesaplamasında “aktif çalışan” ne demektir?
C: Fatura döneminde en az bir vardiyası olan çalışan. Aktif olmayan çalışanlar ücretlendirilmez.

S: Çizelgeyi yayınlamak zorunlu mu?
C: Yönetici çalışması için — hayır, vardiyalar yönetim panelinde görünür. Ancak çalışanlar vardiyalarını uygulamada yalnızca yayınlama sonrasında görebilir.

S: Birden fazla şube için sistem kurulabilir mi?
C: Evet. Her şube için ayrı bir proje oluşturun (Departmanlar ve projeler modülü). Her projenin kendi yöneticileri, çalışanları ve çizelgeleri vardır.

S: Rotasyon çizelgesi (2/2, bir gün çalışma üç gün dinlenme) nasıl ayarlanır?
C: Çizelge oluştururken Şablon türünü seçin ve rotasyon desenini belirleyin — sistem deseni tüm dönem boyunca otomatik olarak tekrarlar.