Bir kişiyi şirkete eklemek, yetki vermek, davet göndermek, pozisyonunu ve saat normunu değiştirmek — bunların hepsi telefondan yapılır. Eskiden ekip yönetimi yalnızca tarayıcıda mümkündü.
Bu bölüm proje yöneticisine, şirket yöneticisine ve şirket sahibine açıktır.
Adım adım talimat
Nasıl açılır
☰ → Ekip (Ekip) grubu → Şirket çalışanları (Şirket çalışanları).
Her çalışanın kartında şunlar bulunur: fotoğraf ya da baş harfler, ad, yetki düzeyi, telefon, e-posta ve davet durumu — turuncu renkte Davet beklemede (Davet beklemede) ya da yeşil renkte Davet kabul edildi (Davet kabul edildi). Onaylanmamış olanların yanında Davetiyeyi yeniden gönder (Davetiyeyi yeniden gönder) düğmesi vardır.
Üstte üç düğme yer alır: ada göre arama, Projeye göre filtrele (Projeye göre filtrele) ve Çalışanları İçe Aktar (Import Çalışanlar). Sağ altta artı işaretli mavi düğme — ekleme.
Çalışan ekleme
+ düğmesine dokunun. Üç bloktan oluşan Çalışan ekle (Add employee) formu açılır.
Kişisel bilgiler (Kişisel bilgiler)
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| İsim (First name) | Çalışanın adı |
| Soyadı (Last name) | Soyadı |
| Telefon Numarası (Telefon numarası) | Ülke koduyla birlikte telefon |
| e-posta (E-mail) | E-posta adresi |
Formun altında Telefon veya e-posta gerekli (Phone or email required) ipucu görünür — ikisinden biri yeterlidir, ama e-postayla davet gönderilmezse çalışan kendisine şifre oluşturamaz.
İş ayarları (İş ayarları)
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Personel Numarası (Personel numarası) | Çalışanın şirket içi numarası; listeyi sıralamak ve verileri başka sistemlere aktarmak için kullanışlıdır |
| Aylık saat oranı, % (Monthly rate of hours, %) | Tam normun içindeki pay. Varsayılan olarak 100 |
| Bir pozisyon seçin (Select a position) | Şirket yapısındaki pozisyon. Ücret oranları pozisyonlara göre tanımlıysa oran buradan alınır |
Zamanlama (Scheduling)
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Proje (Proje) | Hangi projeye eklenecek |
| Çizelge (Çizelge) | Hangi programa yerleştirilecek |
| Çalışanı ekle, başlama tarihi itibarıyla (Add employee starting from) | Kişinin hangi tarihten itibaren çalışıyor sayılacağı |
Davet gönder (Davet gönder) anahtarı, e-postanın hemen gönderilip gönderilmeyeceğini belirler. Her şey Kaydet (Kaydet) düğmesiyle biter.
Burada önemli bir nokta var: form üç zorunlu adımı tek seferde tamamlar — kişiyi kaydetmek, projeye eklemek ve programa yerleştirmek. Proje ya da program atlanırsa çalışan kaydolur ama çizelgede görünmez.
Yetki düzeyini değiştirme
Yetki düzeyi doğrudan çalışan listesinde değiştirilir: düzeyin yanında aşağı bakan bir ok vardır, ona dokunup başka bir düzey seçin. Bunun için çalışanın kartını açmak gerekmez.
| Düzey | Neler sağlar |
|---|---|
| Çalışan (Employee) | Kendi programı, kendi talepleri, kendi müsaitliği |
| Yönetici (Yönetici) | Şirketin tümündeki çalışanları, modülleri ve programları yönetme |
Bu, şirket içinde geçerli olan yetki düzeyidir ve tam burada, çalışan listesinde belirlenir. Bundan ayrı olarak kişinin bir de proje içinde rolü vardır: Çalışanlar (Çalışanlar), Yöneticiler (Managers) ya da Görüntüleyenler (Görüntüleyenler) — bu rol burada değil, projenin kendi ayarlarında atanır. Proje yöneticisi bir proje rolüdür, yetki düzeyi değildir; projede şirket yöneticisi atanmaz.
Şirket ayarları ve finans da dahil olmak üzere tam erişim yalnızca şirket sahibindedir.
Çalışan kartı: altı sekme
Karta dokunmak Çalışanı düzenle (Edit employee) ekranını açar ve bu tek bir form değil, altı sekmedir. Sekme şeridi yana kaydırılır, bu yüzden sondakiler hemen görünmez.
| Sekme | İçinde neler var |
|---|---|
| Genel bilgi (Genel bilgi) | Kişisel veriler, iş ayarları, beceriler, renk, kendi iş günleri ve yetkiler |
| Kullanılabilirlik (Kullanılabilirlik) | Çalışanın günlere göre ne zaman çalışmaya hazır olduğu |
| Projeler (Projeler) | Hangi projelerde yer aldığı ve hangi rolle |
| Notlar (Notlar) | Çalışan hakkında dönem ve görünürlük bilgisi olan kayıtlar |
| Dosyalar (Dosyalar) | Kişiye bağlı belgeler |
| Tatil günleri (Vacations) | Dönemlere göre tatil limitleri ve bakiye hareketi |
Genel bilgi en uzun sekmedir, kaydırmak gerekir. Sırayla: ad, soyad, telefon ve e-posta ile Kişisel bilgiler (Kişisel bilgiler); personel numarası, pozisyon ve aylık saat oranı ile İş ayarları (İş ayarları); Beceriler (Yetenekler); Çalışan rengi (Employee color) — kişi bu renkle konum haritasında ve programda işaretlenir; Pzt–Paz kutucukları ve Kişisel ayarları dikkate al anahtarı ile Çalışanın kişisel iş günü ayarları; en altta da İzinler (İzinler) — Çalışan hakları (Employee rights) ve Etkinlik kayıtlarına erişim (Access to activity logs).
Kullanılabilirlik sekmesi, çalışanın kendisinin “Ne zaman müsaitim” bölümünde gördüğü tablonun aynısını gösterir: günlere göre hafta, haftalar arasında geçiş ve Takvimi genişlet. Kişinin hiçbir şey belirtmediği yerlerde Müsaitlik belirtilmemiştir (Availability not specified) yazar.
Projeler — çalışanın projelerinin ve her birindeki rolünün listesi, ayrıca Projeye ekle (Add to project) ve Programa ekle (Add to schedule) düğmeleri. Kişi karttan çıkmadan buradan işe bağlanır.
Notlar — Not oluştur (Create a note) düğmesi ve kayıtların listesi. Notun bir geçerlilik dönemi ve görünürlüğü vardır: Yalnızca yöneticiler ve idareciler (Only managers and administrators). Burası, çalışanın kendisinin görmemesi gereken hizmet notları için ayrılmıştır.
Dosyalar — bu kişinin belgeleri ve Dosyaları yükle (Upload) düğmesi. Henüz belge yoksa Veri yok (Veri yok) yazar.
Tatil günleri — kartın en çok bu sekme için açıldığı sekmedir. Üç bölümden oluşur:
| Bölüm | Neyi belirler |
|---|---|
| İzin aşımı izni (İzin aşımı izni) | Çalışanın kaç gün eksiye düşebileceği. Kaydet düğmesiyle kaydedilir |
| Tatiller ayarları (Tatil ayarları) | Limitli dönemler: başlangıç, bitiş ve Yıllık tatil sınırı. Tatil ayarı ekle düğmesiyle eklenir |
| İzin bakiyesinde değişiklik | Elle yapılan tahakkuk ve kesintiler: tarih, işaretli değer ve yorum. Tatil işlemi ekle düğmesi |
Birbirini izleyen birden fazla dönem olabilir — örneğin yılda önce 0, sonra 24, sonra 50 gün limitiyle: böylece kişinin koşullarının nasıl değiştiği görülür. Bakiye hareketinde eksi işareti kesinti anlamına gelir.
Listeyle içe aktarma
Üstteki Çalışanları İçe Aktar düğmesi, tek dosyayla aynı anda çok sayıda kişiyi yükler. E-posta adresi olmadan içe aktarma mümkündür, ama bu çalışanlara davet gönderilmez — adresleri sonradan eklemek gerekir.
Olası sorunlar ve çözümleri
| Sorun | Nedeni | Çözüm |
|---|---|---|
| Çalışan kaydedildi ama programda yok | Ekleme formunda proje ya da program atlanmış | Kartı açın ve Zamanlama bloğunu doldurun |
| Davet gelmiyor | E-posta spam klasöründe ya da şirketin telefon numarası onaylanmamış | Spam klasörünü kontrol edin, Davetiyeyi yeniden gönder düğmesine dokunun, profilde numarayı onaylayın |
| Çalışanda etkinleştirme sırasında beyaz ekran | Bu e-posta adresi başka bir hesapta kullanılıyor | Bu adresle açılmış eski hesabı silin |
| E-posta ve telefon olmadan kaydedilmiş | Form ikisinden en az birini ister | Telefonu ya da e-postayı doldurun — aksi hâlde kaydetme düğmesi çalışmaz |
| İşten çıkan çalışan programda kalmış | Böyle olması amaçlanmıştır | Geçmiş vardiyalar ve ödeme kayıtları korunur, adın yanında silinme işareti görünür |
| Projede şirket yöneticisi atanamıyor | Projede böyle bir rol yoktur | Şirket yöneticisi, şirket içi bir yetki düzeyidir; projede çalışan, yönetici ve görüntüleyen atanır |
Sık sorulan sorular (SSS)
Soru: Bir çalışanı kaydedip hemen programa yerleştirmek mümkün mü? Yanıt: Evet, ekleme formu bunu tek seferde yapar: Zamanlama bloğu projeyi, programı ve başlangıç tarihini belirler.
Soru: Personel numarası nedir? Yanıt: Çalışanın şirket içi numarasıdır. Listeyi sıralamak ve verileri başka sistemlere aktarmak için kullanışlıdır.
Soru: Aylık saat oranı neden yüzde olarak veriliyor? Yanıt: Yarı zamanlı çalışma böyle tanımlanır: %50, aylık normun yarısı demektir.
Soru: E-posta adresi olmadan çalışan eklenebilir mi? Yanıt: Telefon belirtilmişse eklenebilir. Ama davet yalnızca e-postayla gönderilir.
Soru: Bir çalışanın yetkisi en hızlı nasıl değiştirilir? Yanıt: Doğrudan listede, yetki düzeyinin yanındaki okla; karta girmek gerekmez.
Soru: Proje yöneticisi ile şirket yöneticisi arasındaki fark nedir? Yanıt: Proje yöneticisi projenin içindeki bir roldür: o projenin programları ve talepleri. Şirket yöneticisi ise şirketin tamamı için geçerli bir yetki düzeyidir.
Soru: İşten çıkan bir kişinin verilerine ne olur? Yanıt: Vardiyalar ve ödeme kayıtları raporlarda kalır, çalışanın kendisi ise silinmiş olarak işaretlenir.