Bir kişiyi şirkete eklemek, yetki vermek, davet göndermek, pozisyonunu ve saat normunu değiştirmek — bunların hepsi telefondan yapılır. Eskiden ekip yönetimi yalnızca tarayıcıda mümkündü.
Bu bölüm proje yöneticisine, şirket yöneticisine ve şirket sahibine açıktır.
Adım adım talimat
Nasıl açılır
☰ → Ekip (TEAM) grubu → Şirket çalışanları (Company employees).
Her çalışanın kartında şunlar bulunur: fotoğraf ya da baş harfler, ad, yetki düzeyi, telefon, e-posta ve davet durumu — turuncu renkte Davet beklemede (Invite pending) ya da yeşil renkte Davet kabul edildi (Invite accepted). Onaylanmamış olanların yanında Davetiyeyi yeniden gönder (Resend invite) düğmesi vardır.
Üstte üç düğme yer alır: ada göre arama, Projeye göre filtrele (Filter by project) ve Çalışanları İçe Aktar (Import Employees). Sağ altta artı işaretli mavi düğme — ekleme.
Çalışan ekleme
+ düğmesine dokunun. Üç bloktan oluşan Çalışan ekle (Add employee) formu açılır.
Kişisel bilgiler (Personal information)
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| İsim (First name) | Çalışanın adı |
| Soyadı (Last name) | Soyadı |
| Telefon Numarası (Phone number) | Ülke koduyla birlikte telefon |
| e-posta (E-mail) | E-posta adresi |
Formun altında Telefon veya e-posta gerekli (Phone or email required) ipucu görünür — ikisinden biri yeterlidir, ama e-postayla davet gönderilmezse çalışan kendisine şifre oluşturamaz.
İş ayarları (Work settings)
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Personel Numarası (Personnel Number) | Çalışanın şirket içi numarası; listeyi sıralamak ve verileri başka sistemlere aktarmak için kullanışlıdır |
| Aylık saat oranı, % (Monthly rate of hours, %) | Tam normun içindeki pay. Varsayılan olarak 100 |
| Bir pozisyon seçin (Select a position) | Şirket yapısındaki pozisyon. Ücret oranları pozisyonlara göre tanımlıysa oran buradan alınır |
Zamanlama (Scheduling)
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Proje (Project) | Hangi projeye eklenecek |
| Çizelge (Schedule) | Hangi programa yerleştirilecek |
| Çalışanı ekle, başlama tarihi itibarıyla (Add employee starting from) | Kişinin hangi tarihten itibaren çalışıyor sayılacağı |
Davet gönder (Send invite) anahtarı, e-postanın hemen gönderilip gönderilmeyeceğini belirler. Her şey Kaydet (Save) düğmesiyle biter.
Burada önemli bir nokta var: form üç zorunlu adımı tek seferde tamamlar — kişiyi kaydetmek, projeye eklemek ve programa yerleştirmek. Proje ya da program atlanırsa çalışan kaydolur ama çizelgede görünmez.
Yetki düzeyini değiştirme
Yetki düzeyi doğrudan çalışan listesinde değiştirilir: düzeyin yanında aşağı bakan bir ok vardır, ona dokunup başka bir düzey seçin. Bunun için çalışanın kartını açmak gerekmez.
| Düzey | Neler sağlar |
|---|---|
| Çalışan (Employee) | Kendi programı, kendi talepleri, kendi müsaitliği |
| Yönetici (Administrator) | Şirketin tümündeki çalışanları, modülleri ve programları yönetme |
Bu, şirket içinde geçerli olan yetki düzeyidir ve tam burada, çalışan listesinde belirlenir. Bundan ayrı olarak kişinin bir de proje içinde rolü vardır: Çalışanlar (Employees), Yöneticiler (Managers) ya da Görüntüleyenler (Viewers) — bu rol burada değil, projenin kendi ayarlarında atanır. Proje yöneticisi bir proje rolüdür, yetki düzeyi değildir; projede şirket yöneticisi atanmaz.
Şirket ayarları ve finans da dahil olmak üzere tam erişim yalnızca şirket sahibindedir.
Çalışan kartı: altı sekme
Karta dokunmak Çalışanı düzenle (Edit employee) ekranını açar ve bu tek bir form değil, altı sekmedir. Sekme şeridi yana kaydırılır, bu yüzden sondakiler hemen görünmez.
| Sekme | İçinde neler var |
|---|---|
| Genel bilgi (General info) | Kişisel veriler, iş ayarları, beceriler, renk, kendi iş günleri ve yetkiler |
| Kullanılabilirlik (Availability) | Çalışanın günlere göre ne zaman çalışmaya hazır olduğu |
| Projeler (Projects) | Hangi projelerde yer aldığı ve hangi rolle |
| Notlar (Notes) | Çalışan hakkında dönem ve görünürlük bilgisi olan kayıtlar |
| Dosyalar (Files) | Kişiye bağlı belgeler |
| Tatil günleri (Vacations) | Dönemlere göre tatil limitleri ve bakiye hareketi |
Genel bilgi en uzun sekmedir, kaydırmak gerekir. Sırayla: ad, soyad, telefon ve e-posta ile Kişisel bilgiler (Personal information); personel numarası, pozisyon ve aylık saat oranı ile İş ayarları (Work settings); Beceriler (Skills); Çalışan rengi (Employee color) — kişi bu renkle konum haritasında ve programda işaretlenir; Pzt–Paz kutucukları ve Kişisel ayarları dikkate al anahtarı ile Çalışanın kişisel iş günü ayarları; en altta da İzinler (Permissions) — Çalışan hakları (Employee rights) ve Etkinlik kayıtlarına erişim (Access to activity logs).
Kullanılabilirlik sekmesi, çalışanın kendisinin “Ne zaman müsaitim” bölümünde gördüğü tablonun aynısını gösterir: günlere göre hafta, haftalar arasında geçiş ve Takvimi genişlet. Kişinin hiçbir şey belirtmediği yerlerde Mevcutluk belirtilmemiştir (Availability not specified) yazar.
Projeler — çalışanın projelerinin ve her birindeki rolünün listesi, ayrıca Projeye ekle (Add to project) ve Programa ekle (Add to schedule) düğmeleri. Kişi karttan çıkmadan buradan işe bağlanır.
Notlar — Not oluştur (Create a note) düğmesi ve kayıtların listesi. Notun bir geçerlilik dönemi ve görünürlüğü vardır: Yalnızca yöneticiler ve idareciler (Only managers and administrators). Burası, çalışanın kendisinin görmemesi gereken hizmet notları için ayrılmıştır.
Dosyalar — bu kişinin belgeleri ve Dosyaları yükle (Upload) düğmesi. Henüz belge yoksa Veri yok (No data) yazar.
Tatil günleri — kartın en çok bu sekme için açıldığı sekmedir. Üç bölümden oluşur:
| Bölüm | Neyi belirler |
|---|---|
| İzin aşımı izni (Permissible vacation overrun) | Çalışanın kaç gün eksiye düşebileceği. Kaydet düğmesiyle kaydedilir |
| Tatiller ayarları (Vacation settings) | Limitli dönemler: başlangıç, bitiş ve Yıllık tatil sınırı. Tatil ayarı ekle düğmesiyle eklenir |
| İzin bakiyesinde değişiklik (Change in vacation balance) | Elle yapılan tahakkuk ve kesintiler: tarih, işaretli değer ve yorum. Tatil işlemi ekle düğmesi |
Birbirini izleyen birden fazla dönem olabilir — örneğin yılda önce 0, sonra 24, sonra 50 gün limitiyle: böylece kişinin koşullarının nasıl değiştiği görülür. Bakiye hareketinde eksi işareti kesinti anlamına gelir.
Listeyle içe aktarma
Üstteki Çalışanları İçe Aktar düğmesi, tek dosyayla aynı anda çok sayıda kişiyi yükler. E-posta adresi olmadan içe aktarma mümkündür, ama bu çalışanlara davet gönderilmez — adresleri sonradan eklemek gerekir.
Olası sorunlar ve çözümleri
| Sorun | Nedeni | Çözüm |
|---|---|---|
| Çalışan kaydedildi ama programda yok | Ekleme formunda proje ya da program atlanmış | Kartı açın ve Zamanlama bloğunu doldurun |
| Davet gelmiyor | E-posta spam klasöründe ya da şirketin telefon numarası onaylanmamış | Spam klasörünü kontrol edin, Davetiyeyi yeniden gönder düğmesine dokunun, profilde numarayı onaylayın |
| Çalışanda etkinleştirme sırasında beyaz ekran | Bu e-posta adresi başka bir hesapta kullanılıyor | Bu adresle açılmış eski hesabı silin |
| E-posta ve telefon olmadan kaydedilmiş | Form ikisinden en az birini ister | Telefonu ya da e-postayı doldurun — aksi hâlde kaydetme düğmesi çalışmaz |
| İşten çıkan çalışan programda kalmış | Böyle olması amaçlanmıştır | Geçmiş vardiyalar ve ödeme kayıtları korunur, adın yanında silinme işareti görünür |
| Projede şirket yöneticisi atanamıyor | Projede böyle bir rol yoktur | Şirket yöneticisi, şirket içi bir yetki düzeyidir; projede çalışan, yönetici ve görüntüleyen atanır |
Sık sorulan sorular (SSS)
Soru: Bir çalışanı kaydedip hemen programa yerleştirmek mümkün mü? Yanıt: Evet, ekleme formu bunu tek seferde yapar: Zamanlama bloğu projeyi, programı ve başlangıç tarihini belirler.
Soru: Personel numarası nedir? Yanıt: Çalışanın şirket içi numarasıdır. Listeyi sıralamak ve verileri başka sistemlere aktarmak için kullanışlıdır.
Soru: Aylık saat oranı neden yüzde olarak veriliyor? Yanıt: Yarı zamanlı çalışma böyle tanımlanır: %50, aylık normun yarısı demektir.
Soru: E-posta adresi olmadan çalışan eklenebilir mi? Yanıt: Telefon belirtilmişse eklenebilir. Ama davet yalnızca e-postayla gönderilir.
Soru: Bir çalışanın yetkisi en hızlı nasıl değiştirilir? Yanıt: Doğrudan listede, yetki düzeyinin yanındaki okla; karta girmek gerekmez.
Soru: Proje yöneticisi ile şirket yöneticisi arasındaki fark nedir? Yanıt: Proje yöneticisi projenin içindeki bir roldür: o projenin programları ve talepleri. Şirket yöneticisi ise şirketin tamamı için geçerli bir yetki düzeyidir.
Soru: İşten çıkan bir kişinin verilerine ne olur? Yanıt: Vardiyalar ve ödeme kayıtları raporlarda kalır, çalışanın kendisi ise silinmiş olarak işaretlenir.