Oluşturulmuş bir program doğrudan uygulamada değiştirilir: adı, self-servis anahtarları, ekip bileşimi, dönemi, ücret oranları, yük tahmini. Web sürümünde olmayan bir şey de var — güncellenen kurallara göre programı baştan yeniden yapılandırmak.
Programları proje yöneticisi, şirket yöneticisi ve şirket sahibi düzenleyebilir.
Adım adım talimat
Nasıl açılır
☰ → Çizelgeler (Schedules) → Çizelgeler → listeden ilgili programa dokunun. Altı bölümden oluşan bir ekran açılır.
| Bölüm | Neyi değiştirir |
|---|---|
| Ana bilgi (Main information) | Ad, renk, hafta denetimi ve self-servis anahtarları |
| Çalışanlar (Employees) | Bileşim: programa kimi eklemeli, kimi çıkarmalı |
| Programı azalt/uzat (Reduce/extend schedule) | Dönem: uzatmak ya da kısaltmak |
| Yük talebi (Load demand) | Yük tahmini — her aralıkta kaç vardiya gerektiği |
| Planlanmış ekip üyeleri (Scheduled team members) | Bu programdaki herkes için temel ücret oranı |
| Programın yeniden yapılandırılması (Rebuild schedule) | Güncellenen kurallara göre programın yeniden oluşturulması |
Ana bilgi: çalışanın kendi başına neler yapabileceği
Adın, rengin ve hafta denetimi türünün yanı sıra burada bütün self-servis anahtarları toplanmıştır — çalışanın kendi vardiyalarıyla kendi başına neler yapabileceği. Beş grupta toplam on anahtar vardır.
Bu, şirket içindeki yetki düzeyi değildir: bir kişiyi çalışan, şirket yöneticisi ya da şirket sahibi yapmak onun kartında olur ve her yerde geçerlidir. Aşağıdaki anahtarlar yalnızca bu programın içinde geçerlidir, bu yüzden bir programda vardiya değişimi açık, komşusunda kapalı olabilir.
| Grup | Anahtar | Neye izin verir |
|---|---|---|
| Görünürlük (Visibility) | Çalışanların tüm vardiyaları görmesine izin ver | Yalnızca kendi vardiyalarını değil, tüm ekibin vardiyalarını görmek |
| Vardiya değişimi (Shift exchange) | Vardiya değişimine izin ver (Allow shift swapping) | Meslektaşlarla vardiya değiştirmek |
| Yönetici onayı ile (With manager confirmation) | Değişim yalnızca yöneticinin onayından sonra gerçekleşir | |
| Aynı pozisyondaki vardiyalar ile değiştir (Swap shifts with the same position) | Yalnızca aynı pozisyondaki kişilerle değişmek | |
| Boş vardiyalar (Free shifts) | Çalışanların vardiyaları boş vardiya listesine göndermesine izin ver (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Kendi vardiyasını boş vardiya listesine vermek |
| Çalışanların boş vardiya listesinden vardiya almasına izin ver (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Boş vardiya listesinden vardiya almak | |
| Çalışan talepleri (Employee requests) | Çalışanların kendi vardiyalarını oluşturmasına izin ver (Allow employees to create their own shifts) | Kendine vardiya oluşturmak |
| Çalışanların mola oluşturmasına izin ver (Allow employees to create breaks) | Mola oluşturmak | |
| Çalışanların vardiya bırakmasına izin ver (Allow employees to drop shifts) | Vardiyadan vazgeçmek | |
| Diğer | Çalışanların farklı vardiya şablonları arasında mola değiştirmesine izin ver (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Farklı vardiya şablonları arasında mola değiştirmek |
| Çalışanların vardiyaları bölmesine izin ver (Allow employees to split shifts) | Vardiyayı parçalara ayırmak |
Değişiklikler Kaydet (Save) düğmesinden sonra yürürlüğe girer.
Çalışanlar: kimi eklemeli, kimi çıkarmalı
Üç alandan oluşan bir bölüm.
| Alan | Ne yapar |
|---|---|
| Programınıza çalışan ekleyin (Add employees to schedule) | Bu programa yerleştirilecek kişilerin seçimi |
| Çalışanı ekle, başlama tarihi itibarıyla (Add employee starting from) | Kişinin programa girdiği tarih. Dönemin başından değil, seçilen günden itibaren |
| Çalışanları kaldır (Remove employees) | Kişiyi şirketten silmeden programdan çıkarmak |
Buraya en çok tarih alanı için girilir: yeni bir kişi ayın ortasında işe başlamıştır ve vardiyaları ayın birinden itibaren gerekmez.
Dönemi kısaltmak ya da uzatmak
Ekranın adı Program yeniden boyutlandırma (Schedule resizing), üstte mevcut dönem gösterilir.
| Alan | Seçenekler |
|---|---|
| Aksiyon (Action) | Programı genişlet (Extend schedule) ya da Programa kısalt (Shorten schedule) |
| Tür değiştir (Change type) | Örneğin Vardiyasız uzat (Extend without shifts) — dönem uzar ama içinde vardiya oluşmaz |
| Programı genişlet (Extend schedule to) | Dönemin uzatılacağı tarih |
| Yeni dönemde mevcut vardiyalarla ne yapmalı? (What to do with existing shifts in the new period?) | Yoksay (Ignore) ya da Sil (Delete) |
Son soru göründüğünden daha önemlidir: yeni dönemde zaten vardiyalar varsa — örneğin başka bir programdan gelenler — uygulama onları bırakmak mı yoksa silmek mi istediğinizi sorar.
Vardiyasız uzatma, dönemi uzatmanız gerektiğinde ve vardiyaları sonradan elle koyacağınızda ya da programı yeniden yapılandıracağınızda uygundur.
Yük talebi
Tahmin: her aralıkta kaç vardiya gerektiği. Otomatik dağıtım sırasında sistem vardiyaları bu verilere göre yerleştirir.
Tahmin tanımlanmadığı sürece ekranda Veri yok (No data) yazar — yeni bir programda durum böyledir.
Planlanmış ekip üyeleri: ücret oranı
Çalışma programında temel ücret oranı düzenleme (Basic pay rate editing in the schedule) ekranı. Üstte para birimi ve birim — örneğin USD · Saat başına (USD · Per hour) — ve oranın kendisi yer alır.
Ekrandaki iki ipucu, genel oran ile kişisel oran arasındaki farkı açıklar:
- Programdaki çalışanlar için temel ücret oranını belirleyin — yani tüm katılımcılar için geçerli genel oran;
- Bir çalışana bireysel temel ücret oranı belirleyin. Bu oran seçilen tarihten programın sonuna kadar geçerli olacaktır — yani ayrı bir kişiye kendi oranı atanabilir, ama yalnızca bu programın içinde.
Aşağıda Çalışanlar (Employees) düğmesi bulunur — oranın kişi kişi tanımlandığı listeye geçiş.
Programın yeniden yapılandırılması: baştan kurmak
Bu bölüm, oluşturma sırasındakiyle aynı sihirbazı açar, ama bu programın verileriyle önceden doldurulmuş hâlde — ad, renk, proje, dönem, oran. Değiştirmeniz gerekeni düzeltip oluşturmayı yeniden başlatırsınız.
Bu, kurallar arttığında ya da değiştiğinde gerekir: bir vardiya şablonu eklendi, hafta günleri değişti, yük düzeltildi. Programı silip sıfırdan kurmak yerine var olanı yeniden yapılandırırsınız.
Olası sorunlar ve çözümleri
| Sorun | Nedeni | Çözüm |
|---|---|---|
| Çalışan başkalarının vardiyalarını görmüyor | Çalışanların tüm vardiyaları görmelerine izin ver (Allow employees to see all shifts) kapalı | Ana bilgi bölümünde anahtarı açıp kaydedin |
| Çalışanlar izin almadan vardiya değiştiriyor | Yönetici onayı ile (With manager confirmation) kapalı | Açın — değişim sizin onayınızdan geçer |
| Değişiklikler kaydedilmedi | Kaydet düğmesine dokunulmamış | Bölüme dönün ve kaydedin |
| Oluşturduğunuzdan daha uzun bir program gerekiyor | Dönem oluşturma sırasında belirlenmiştir | Programı azalt/uzat — yeniden oluşturmadan uzatır |
| Kuralları düzelttikten sonra vardiyalar eski kaldı | Kurallar değişir, oluşturulmuş vardiyalar değişmez | Programın yeniden yapılandırılması işlemini başlatın |
Sık sorulan sorular (SSS)
Soru: “Programın yeniden yapılandırılması” ile yeni bir program oluşturmak arasındaki fark nedir? Yanıt: Sihirbaz aynıdır, ama alanlar mevcut programın verileriyle doldurulmuştur ve sonuç onu değiştirir, ikinci bir program eklemez.
Soru: Programı yeniden oluşturmadan uzatmak mümkün mü? Yanıt: Evet, Programı azalt/uzat bölümü — aynı bölüm dönemi kısaltmayı da yapar.
Soru: Programdaki herkesin oranı aynı anda nerede değiştirilir? Yanıt: Planlanmış ekip üyeleri bölümünde — orada bu programın tüm katılımcıları için temel ücret oranı bulunur.
Soru: Hangi yetkiler burada, hangileri çalışan kartında belirlenir? Yanıt: Burada yalnızca şu on self-servis anahtarı vardır: kişinin kendi vardiyalarıyla neler yapabileceği (değiştirmek, boş vardiya listesine vermek, oradan almak, vardiya ve mola oluşturmak, vardiyayı bölmek). Bunlar tek bir programın içinde geçerlidir ve farklı programlarda farklı olabilir. Şirket içindeki yetki düzeyi ise — çalışan, şirket yöneticisi, şirket sahibi — çalışanın kartında belirlenir ve şirketin tamamı için geçerlidir; program onu etkilemez.
Soru: Çalışan vardiyasını verebiliyor ama alamıyor — neden? Yanıt: Bunlar Boş vardiyalar grubundaki iki ayrı anahtardır: boş vardiya listesine vermek ve oradan almak ayrı ayrı izin verilir.
Soru: “Yük talebi” nedir? Yanıt: Yük tahminidir: her aralıkta kaç vardiya gerektiği. Otomatik dağıtım sırasında sistem vardiyaları bu verilere göre yerleştirir.
Soru: Bir çalışanı şirketten silmeden programdan çıkarmak mümkün mü? Yanıt: Evet, bu programın Çalışanlar bölümünde.
Soru: Yeni çalışan ayın ortasında başladı — onu ayın başından değil de nasıl yerleştirebilirim? Yanıt: Çalışanlar bölümünde Çalışanı ekle, başlama tarihi itibarıyla alanı vardır: işe başlama tarihini belirtin.
Soru: Uzatma sırasında yeni dönemde zaten bulunan vardiyalara ne olur? Yanıt: Uygulama sorar: Yoksay — olduğu gibi bırakmak, Sil — silip yeniden kurmak.
Soru: Bir çalışanın ücret oranı asıl nerede belirlenir? Yanıt: Çalışanın profilinde oran yoktur. Oran dört düzeyde belirlenir: şirket ayarlarında, projede, pozisyonda ve burada, programda. Sistem oranı şu zincire göre arar: şirket → program → pozisyon → konum. Programdaki oran yalnızca onun içinde ve yalnızca seçilen tarihten dönemin sonuna kadar geçerlidir, bu yüzden aynı kişiye farklı programlarda farklı ödeme yapılabilir.