Перед тим як виставити перший рахунок, модуль потрібно налаштувати: вказати, що друкувати в документах, і з якого номера починати нумерацію. Налаштування відкривають один раз, і вони діють на всі документи компанії.
Шлях: меню Shifton (назва компанії в шапці) → Модулі → вкладка Налаштування → Виставлення рахунків у списку ліворуч.
Основні налаштування
Ці поля потрапляють у шапку кожного документа — рахунка-фактури, наряду на роботу, квитанції, акта.
| Поле | Що робить |
|---|---|
| Логотип компанії | Логотип у документах. Кнопка Виберіть логотип — завантажити або замінити |
| Назва компанії | Назва організації, обов'язкове поле |
| Стандартний податок (відсоток) | Податок за замовчуванням, підставляється в новий документ. Можна залишити 0 і вказувати податок вручну в кожному документі |
| Блок адреси | Адреса організації. Вільний текст: друкується в документі як є, перенесення рядків зберігаються |
| Блокування виставлення рахунку | Платіжні реквізити — отримувач, банк, BIC, номер рахунку. Також вільний текст у кілька рядків |
Адреса й реквізити — звичайні текстові поля без перевірки формату. Так зроблено навмисно: вимоги до реквізитів у різних країнах різні, і жорсткий формат тільки заважав би.
Лічильники документів
Кожен вид документа має власну нумерацію, і налаштовується вона окремо. Два поля на вид: Префікс — приставка до номера, Лічильник — з якого числа продовжувати.
| Лічильник | Приставка за замовчуванням | Для якого документа |
|---|---|---|
| Лічильник оцінки | EST- | Оцінка |
| Лічильник замовлень | WO- | Наряд на роботу |
| Лічильник рахунків | INV- | Рахунок-фактура |
| Лічильник квитанцій | REC- | Квитанція |
| Доказ служби лічильника | POW- | Акт виконаних завдань |
Номер документа складається з приставки й поточного значення лічильника: за приставки INV- і лічильника 5 наступний рахунок отримає номер INV-5, а лічильник стане 6.
Навіщо змінювати лічильник. Якщо ви перейшли в Shifton з іншої системи й там рахунки дійшли до 340-го, поставте лічильник 341 — нумерація продовжиться без розривів, і у звітності не буде двох документів з одним номером.
Приставку можна залишити порожньою — тоді номер буде просто числом.
Після правки будь-якого поля натисніть Зберегти внизу сторінки. Налаштування застосовуються до нових документів; уже виписані не змінюються.
Права доступу
| Роль | Що може |
|---|---|
| Співробітник | Не бачить налаштувань модулів |
| Адміністратор | Відкриває й змінює налаштування |
| Власник | Повний доступ |
Можливі проблеми та рішення
| Проблема | Причина | Рішення |
|---|---|---|
| У списку ліворуч немає пункту Виставлення рахунків | Модуль «Фінансові документи» не ввімкнений | Увімкніть його на вкладці Модулі й натисніть Зберегти |
| Кнопка Зберегти не працює | Не заповнене обов'язкове поле — назва компанії або значення лічильника | Перевірте поля із зірочкою |
| У документі немає логотипа | Логотип не завантажений або документ створено до завантаження | Завантажте логотип і створіть документ заново |
| Два документи з однаковим номером | Лічильник перевели назад | Поставте лічильник більший за найбільший виданий номер |
| Податок не підставився в рахунок | У налаштуваннях стоїть 0 | Укажіть податок за замовчуванням або задайте його в самому документі |
| Реквізити друкуються в один рядок | Перенесення не збереглися під час вставлення з іншого застосунку | Наберіть перенесення заново в полі Блокування виставлення рахунку |
Часті запитання
Питання: Чи обов'язково налаштовувати модуль перед першим рахунком? Відповідь: Технічно ні, але в документі не буде ні логотипа, ні реквізитів. Розумніше заповнити налаштування один раз заздалегідь.
Питання: Чи можна задати різні реквізити для різних клієнтів? Відповідь: Ні, блок реквізитів один на компанію й друкується в усіх документах.
Питання: Що буде з уже виписаними документами, якщо змінити логотип? Відповідь: Нічого. Налаштування застосовуються до нових документів, старі залишаються як були.
Питання: Чи можна почати нумерацію з будь-якого числа? Відповідь: Так, поставте потрібне значення в поле Лічильник. Головне, щоб воно було більше за вже видані номери, інакше з'являться дублікати.
Питання: Чи обов'язкова приставка? Відповідь: Ні. Якщо залишити поле порожнім, номер буде просто числом.
Питання: Чи впливає податок за замовчуванням на вже створені документи? Відповідь: Ні, він підставляється тільки в нові.
Питання: Де подивитися, який номер отримає наступний документ? Відповідь: Приставка й поточне значення лічильника — у цих самих налаштуваннях: разом вони й дають наступний номер.
Питання: Чому адреса й реквізити — прості текстові поля? Відповідь: Вимоги до реквізитів у різних країнах різні, тому формат не нав'язується: друкується те, що ви ввели.
Питання: Чи скидаються лічильники на початку року? Відповідь: Ні, автоматичного скидання немає. Якщо потрібна нумерація з початку року, поставте лічильник 1 вручну.
Питання: Хто може змінювати ці налаштування? Відповідь: Адміністратор і власник компанії. Співробітники розділу налаштувань модулів не бачать.