На цій сторінці зібрано все, що клієнт отримує від вашої компанії: і нагадування, які йдуть до призначеного часу, і повідомлення, які надсилаються самі при зміні статусу завдання. Тексти повідомлень теж задаються тут.
Де знайти сторінку
У лівому меню розкрийте групу Портал клієнтів і виберіть Налаштування нагадувань. Група з’являється лише за увімкненого модуля — див. статтю «Портал клієнтів — огляд».
Два блоки на сторінці
Сторінка розділена на два блоки, і плутати їх не варто — вони спрацьовують з різних причин:
| Блок | Коли надсилається | Приклад |
|---|---|---|
| Налаштування запланованих сповіщень | За часом: за N хвилин до візиту або після нього | «Нагадуємо, майстер приїде через годину» |
| Налаштування сповіщень за статусами | За подією: завдання перейшло в певний статус | «Виконавець виїхав до вас» |
Одне не замінює інше: нагадування піде навіть якщо статус не змінювався, а сповіщення за статусом — навіть якщо до візиту ще доба.
Заплановані нагадування
Як створити
- Натисніть «Створити нагадування».
- Назва — як нагадування буде називатися у списку. Бачите його лише ви.
- Опція нагадування — «До» або «Після».
- Відправити до/після — інтервал у хвилинах. Значення
0означає «в момент точки відліку». - Канали — SMS, e-mail або обидва.
- Тексти повідомлення: Текст SMS, Тема листа, Текст електронної пошти.
- Увімкнено — увімкнути нагадування.
У списку нагадування показується стовпцями Назва, Відправити до/після, Опція нагадування, Канали, Увімкнено і дії — олівець для правки та кошик для видалення.
Сповіщення за статусами
Статуси — ваші, не системні
Список статусів у цьому блоці — не готовий перелік Shifton. Статуси завдань ви створюєте й називаєте самі в розділі Налаштування задач → Статуси, і таблиця сповіщень показує саме ваш набір. На ілюстраціях у цій статті статуси однієї компанії; у вас будуть свої.
Звідси порядок роботи: спочатку статуси, потім сповіщення до них. Новий статус, доданий пізніше, з’явиться в таблиці порожнім рядком — без каналів, і за ним клієнту нічого не піде, поки ви їх не задасте.
Як задати сповіщення для статусу
Натисніть + у рядку статусу — відкриється вікно «Додати правило для статусів»:
- Статус — статус, при переході в який спрацює правило.
- Канали — SMS, e-mail або обидва.
- Текст SMS — текст SMS.
- Тема листа — тема листа.
- Текст електронної пошти — текст листа.
- Увімкнено — чи увімкнено правило.
Натисніть «Зберегти». У таблиці навпроти статусу з’являться вибрані канали, а сіра позначка зміниться зеленою.
Статус, у якого не задано жодного канала, позначений сірим — за ним клієнт не отримує нічого.
Підстановки в тексті повідомлення
Тексти не статичні: у них підставляються дані конкретного завдання. Під кожним полем є підказка зі списком допустимих підстановок:
{executor_name} — ім’я виконавця · {company_name} — назва компанії · {client_first_name} — ім’я клієнта · {client_last_name} — прізвище клієнта · {scheduled_time} — запланований час візиту · {task_id} — номер завдання · {company_id} — номер компанії · {client_id} — номер клієнта · {link_map} — посилання на сторінку відстеження · {link_feedback} — посилання на форму відгуку
Головне про посилання. Посилання на карту та на відгук не додаються автоматично — вони потрапляють у повідомлення лише через {link_map} і {link_feedback}. Якщо підстановку не вставити, повідомлення піде без посилання: клієнт не зможе ні відстежити виконавця, ні залишити відгук, і за інтерфейсом це ніяк не видно — правило виглядатиме налаштованим.
Приклад тексту SMS для статусу «виконавець виїхав»:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}І тема листа до нього:
Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}Лист клієнту приходить від імені Shifton Robot ([email protected]) з тією темою, яку ви задали.
Що потрібно, щоб повідомлення доходили
- Для SMS потрібен баланс. Кожне SMS списується з SMS-балансу — він на сторінці SMS-оплата. За нульового балансу SMS не йдуть. Листи безкоштовні й від балансу не залежать.
- У клієнта мають бути заповнені телефон і/або email, і ці поля мають бути пов’язані з каналами в Модулі → Налаштування → Портал клієнтів.
- Правило має бути увімкнене — переключувач Увімкнено.
Можливі проблеми та рішення
| Проблема | Причина | Рішення |
|---|---|---|
| Нагадування створено, але не надсилається | Вимкнений переключувач Увімкнено | Увімкніть нагадування у списку |
| Під час зміни статусу клієнт нічого не отримав | У статусу не задано жодного канала (сіра позначка) | Натисніть + у рядку статусу й задайте канали та текст |
| З’явився новий статус, сповіщень за ним немає | Статус додано після налаштування сповіщень | Задайте для нього правило — новий статус створюється порожнім |
| Клієнт отримав повідомлення без посилання | У текст не вставлено підстановку {link_map} або {link_feedback} | Допишіть потрібну підстановку в текст правила |
У повідомленні видно саму підстановку, наприклад {client_first_name} | Помилка в назві — невідома підстановка йде клієнту як звичайний текст | Скопіюйте назву з підказки під полем |
| Листи приходять, SMS немає | Нульовий SMS-баланс або у клієнта немає телефону | Поповніть баланс на сторінці SMS-оплата, перевірте картку клієнта |
Часті запитання
Питання: Чим заплановане нагадування відрізняється від сповіщення за статусом? Відповідь: Нагадування прив’язане до часу візиту — йде за N хвилин до або після. Сповіщення за статусом прив’язане до події — завдання перейшло в статус. Одне одного не замінює.
Питання: В яких одиницях задається інтервал нагадування? Відповідь: У хвилинах. Значення 0 означає надсилання в саму точку відліку.
Питання: Скільки нагадувань можна створити? Відповідь: Обмеження немає. Зазвичай роблять два-три: наприклад, за добу листом і за 30 хвилин через SMS.
Питання: У мене в таблиці інші статуси, ніж на картинці. Це нормально? Відповідь: Так. Статуси ви створюєте самі в Налаштування задач → Статуси, і таблиця показує саме ваш набір.
Питання: Я додав новий статус — чому за ним немає сповіщень? Відповідь: Новий статус з’являється в таблиці порожнім рядком, без каналів. Відкрийте його через + і задайте канали та текст.
Питання: Чи можна надсилати лише листи й не витрачати SMS? Відповідь: Так, залиште в правилі лише канал e-mail.
Питання: Клієнт отримав повідомлення, але без посилання на карту. Чому? Відповідь: У тексті немає підстановки {link_map}. Посилання не додається саме — його потрібно вписати в текст.
Питання: Чи можна писати текст повідомлення своєю мовою? Відповідь: Так, текст повністю ваш. Врахуйте, що він піде всім клієнтам у такому вигляді — на мову клієнта він не перекладається.
Питання: Що бачить клієнт замість підстановки, якщо даних немає? Відповідь: Підстановка замінюється тим, що є в завданні. Якщо поле у клієнта не заповнене, на його місці буде порожньо — тому ім’я краще перевіряти в картці клієнта заздалегідь.
Питання: Чи можна відключити сповіщення одразу для всіх статусів? Відповідь: Окремого вимикача немає — канали знімаються у кожного статусу окремо. Швидше відключити весь модуль у Налаштування компанії → Модулі.
Питання: Хто може змінювати ці налаштування? Відповідь: Власник і адміністратор компанії.
Питання: Сповіщення йдуть і клієнту, і співробітнику? Відповідь: Ні. Налаштування на цій сторінці стосуються лише клієнта. Сповіщення співробітникам налаштовуються окремо — у профілі співробітника та в налаштуваннях модуля Завдання.