Відгул, лікарняний, відпустка — усе це співробітник просить із телефона, а керівник відповідає там само. Заявка не втрачається в переписці: у неї є стан, історія й обговорення.
Перерву просять не тут, а на картці зміни — про неї стаття «Перерва й активність на зміні».
Покрокова інструкція
Де живуть заявки
Третій значок нижньої панелі — Запити (Requests). Екран розділений на дві вкладки:
| Вкладка | Що показує |
|---|---|
| Новий (New) | Заявки, які ще чекають рішення |
| Архів (Archive) | Опрацьовані — схвалені й відхилені |
У картці видно тип заявки, період і дату останньої зміни. Внизу праворуч кнопка створення.
Як попросити відгул
1. Відкрийте Запити і натисніть кнопку створення внизу праворуч.
2. Відкриється Створити запит (Create request).
3. Заповніть блок Тип запиту (Request type).
4. За потреби прикріпіть документ.
5. Натисніть Відправити (Submit).
Що заповнюється:
| Поле | Що задає |
|---|---|
| Тип (Type) | Лікарняний, відпустка, свято або інший тип, створений у вашій компанії |
| Оплачуваність | Чи позначено відсутність як оплачувану — залежить від типу |
| Тривалість відгулу (Time off duration) | Весь день або частина дня |
| Дата (Date) | День відсутності |
| Час (Time) | З’являється, якщо вибрано частину дня |
| Прикріпити файл (Attach file) | Довідка, скан, фотографія документа |
Форма у співробітника коротша, ніж у керівника: у ній немає блоку Параметри (Options), де вибирають, кому оформити заявку і чи переводити зміни до списку вільних. Співробітник оформлює заявку тільки собі — поля вибору співробітника у формі немає.
Що відбувається зі змінами на час відгулу
Сам відгул зміну не прибирає. Якщо на ці дні у вас стоять зміни, керівник під час схвалення вирішує, що з ними робити: видалити або відправити до списку вільних. Якщо хочете підстрахуватися, віддайте зміну заздалегідь — це робиться на картці зміни, трьома точками.
Як дізнатися рішення
Відповідь приходить двома шляхами: у Подія (Events) — четвертий значок нижньої панелі — і в Архів на екрані заявок. Заявка змінює стан, і по ній можна подивитися переписку.
Усередині заявки є вкладка обговорення: там видно історію — Запит створений (Request created) з датою — і поле для повідомлення. Через нього можна відповісти керівникові, якщо він запитує подробиці, не виходячи із заявки.
Як скасувати свою заявку
Відкрийте заявку на вкладці Новий і натисніть Скасувати запит (Cancel request). Застосунок попросить указати Причина відхилення (Reason of decline) і відправити — після цього заявка піде в архів.
Можливі проблеми та рішення
| Проблема | Причина | Рішення |
|---|---|---|
| У формі заявки немає потрібного типу відсутності | Тип не створений у компанії | Типи відсутностей створює керівник у налаштуваннях |
| Не вдається оформити відгул колезі | Так і задумано | Співробітник оформлює заявку тільки собі |
| Заявку відправлено, але нічого не змінюється | Чекає рішення керівника | Дивіться стан заявки й обговорення всередині неї |
| Не приходять відповіді на заявки | Вимкнені сповіщення | Мій профіль → Сповіщення, група Комунікація |
| Файл не прикріплюється | Занадто великий | Зменште файл або сфотографуйте документ прямо в застосунку |
Часті запитання (FAQ)
Питання: Відгул схвалили — зміна зникне сама? Відповідь: Ні. Що робити зі змінами на ці дні, вирішує керівник: видалити або відправити до списку вільних.
Питання: Чи можна попросити відгул на кілька годин, а не на день? Відповідь: Так, у полі Тривалість відгулу виберіть частину дня і вкажіть час.
Питання: Куди прикріпити довідку про лікарняний? Відповідь: У формі заявки є Прикріпити файл. Можна вибрати файл або сфотографувати документ.
Питання: Чи можна скасувати заявку, яку вже відправив? Відповідь: Так, відкрийте її та натисніть Скасувати запит, указавши причину.
Питання: Де подивитися відхилені заявки? Відповідь: На вкладці Архів. Причина відхилення приходить разом із рішенням, а подробиці видно в обговоренні.
Питання: Керівник написав мені в заявці — де відповісти? Відповідь: Усередині заявки, на вкладці обговорення, у полі для повідомлення.