Додати людину до компанії, призначити права, надіслати запрошення, змінити посаду й норму годин — усе це робиться з телефона. Раніше керування командою було лише в браузері.
Розділ відкритий керівнику, адміністратору й власнику.
Покрокова інструкція
Як відкрити
☰ → група Команда (TEAM) → Співробітники компанії (Company employees).
У картці кожного співробітника: фото або ініціали, ім’я, рівень прав, телефон, пошта та стан запрошення — Запрошення очікується (Invite pending) оранжевим або Запрошення прийнято (Invite accepted) зеленим. У непідтверджених поряд кнопка Відправити запрошення повторно (Resend invite).
У шапці три кнопки: пошук за іменем, Фільтр за проєктом (Filter by project) та Імпортувати співробітників (Import Employees). Внизу праворуч синя кнопка зі знаком плюс — додавання.
Додавання співробітника
Натисніть +. Відкриється форма Додати співробітника (Add employee) із трьох блоків.
Особиста інформація (Personal information)
| Поле | Опис |
|---|---|
| Ім’я (First name) | Ім’я співробітника |
| Прізвище (Last name) | Прізвище |
| Номер телефону (Phone number) | Телефон із кодом країни |
| email (E-mail) | Адреса пошти |
Під формою підказка Потрібен телефон або email (Phone or email required) — достатньо чогось одного, але без запрошення на пошту співробітник не зможе створити собі пароль.
Налаштування роботи (Work settings)
| Поле | Опис |
|---|---|
| Табельний номер (Personnel Number) | Внутрішній номер співробітника, за ним зручно сортувати й вивантажувати в інші системи |
| Місячна норма годин, % (Monthly rate of hours, %) | Частка від повної ставки. За замовчуванням 100 |
| Виберіть посаду (Select a position) | Посада зі структури компанії. За нею береться ставка, якщо ставки задані за посадами |
Графік роботи (Scheduling)
| Поле | Опис |
|---|---|
| Проєкт (Project) | До якого проєкту додати |
| Розклад (Schedule) | До якого розкладу поставити |
| Додати співробітника починаючи з (Add employee starting from) | З якої дати людина вважається працюючою |
Перемикач Відправити запрошення (Send invite) вирішує, чи піде лист одразу. Завершується все кнопкою Зберегти (Save).
Тут важливе: форма закриває всі три обов’язкові кроки разом — завести людину, додати до проєкту й поставити в розклад. Якщо пропустити проєкт або розклад, співробітник заведеться, але в сітці не з’явиться.
Зміна рівня прав
Рівень прав змінюється прямо у списку співробітників: поряд із ним стоїть стрілка вниз, натисніть її та виберіть інший рівень. Відкривати картку співробітника для цього не потрібно.
| Рівень | Що дає |
|---|---|
| Співробітник (Employee) | Свій розклад, свої заявки, своя доступність |
| Адміністратор (Administrator) | Керування співробітниками, модулями й розкладами всієї компанії |
Це рівень прав у компанії, і задається він тут, у списку співробітників. Окремо від нього людина має роль у проєкті: Співробітники (Employees), Менеджери (Managers) або Спостерігачі (Viewers) — її призначають у налаштуваннях самого проєкту, а не тут. Менеджер — це роль у проєкті, а не рівень прав; адміністратора в проєкті не призначають.
Повний доступ, включно з налаштуваннями компанії та фінансами, є лише у власника.
Картка співробітника: шість вкладок
Натискання на картку відкриває Редагувати співробітника (Edit employee), і це не одна форма, а шість вкладок. Смуга вкладок прокручується вбік, тому останні видно не одразу.
| Вкладка | Що всередині |
|---|---|
| Загальна інформація (General info) | Особисті дані, налаштування роботи, навички, колір, свої робочі дні та права |
| Доступність (Availability) | Коли співробітник готовий працювати, за днями |
| Проєкти (Projects) | У яких проєктах перебуває і з якою роллю |
| Примітки (Notes) | Записи про співробітника з періодом і видимістю |
| Файли (Files) | Документи, прив’язані до людини |
| Відпустки (Vacations) | Ліміти відпустки за періодами та рух залишку |
Загальна інформація — найдовша вкладка, її потрібно прокручувати. За порядком: Особиста інформація (Personal information) з іменем, прізвищем, телефоном і поштою; Налаштування роботи (Work settings) з табельним номером, посадою та місячною нормою годин; Навички (Skills); Колір співробітника (Employee color) — ним людина позначається на карті геолокації та в розкладі; Особисті налаштування робочих днів співробітника з галочками Пн–Нд і перемикачем Враховувати особисті налаштування; і внизу Права доступу (Permissions) — Права користувача (Employee rights) та Доступ до логів активності (Access to activity logs).
Доступність показує ту саму картину, яку бачить сам співробітник у розділі «Коли я доступний»: тиждень за днями, переключення тижнів і Розгорнути календар. Там, де людина нічого не вказала, стоїть Доступність не вказано (Availability not specified).
Проєкти — список проєктів співробітника з його роллю в кожному, кнопка Додати в проєкт (Add to project) та Додати в розклад (Add to schedule). Звідси людину підключають до роботи, не виходячи з картки.
Примітки — кнопка Створити нотатку (Create a note) і список записів. У примітки є період дії та видимість: Тільки менеджери і адміністратори (Only managers and administrators). Це місце для службових позначок, яких не повинен бачити сам співробітник.
Файли — документи цієї людини, кнопка Завантажити файли (Upload). Поки їх немає, стоїть Немає даних (No data).
Відпустки — вкладка, заради якої найчастіше й відкривають картку. Вона з трьох частин:
| Частина | Що задає |
|---|---|
| Доступний баланс (Permissible vacation overrun) | На скільки днів співробітник може піти в мінус. Зберігається кнопкою Зберегти |
| Налаштування відпустки (Vacation settings) | Періоди з лімітом: початок, кінець і Ліміт відпустки на рік. Додаються кнопкою Додати налаштування відпустки |
| Зміна балансу відпусток (Change in vacation balance) | Ручні нарахування та списання: дата, величина зі знаком і коментар. Кнопка Додати операцію з відпусткою |
Періодів може бути кілька підряд — наприклад із лімітом 0, потім 24, потім 50 днів на рік: так видно, як змінювалися умови людини. У руху залишку знак мінус означає списання.
Імпорт списком
Кнопка Імпортувати співробітників у шапці завантажує відразу багатьох файлом. Імпорт без адрес пошти можливий, але запрошення таким співробітникам не піде — їх доведеться додати пізніше.
Можливі проблеми та рішення
| Проблема | Причина | Рішення |
|---|---|---|
| Співробітника заведено, але його немає в розкладі | Пропущено проєкт або розклад у формі додавання | Відкрийте картку та заповніть блок Графік роботи |
| Запрошення не приходить | Лист у спамі або не підтверджено номер телефону компанії | Перевірте спам, натисніть Відправити запрошення повторно, підтвердьте номер у профілі |
| Білий екран у співробітника під час активації | Ця адреса пошти вже зайнята іншим обліковим записом | Видаліть старий обліковий запис із цією адресою |
| Заведено без пошти й телефона | Форма вимагає хоча б одне з двох | Заповніть телефон або пошту — інакше кнопка збереження не спрацює |
| Звільнений співробітник залишився в розкладі | Так і задумано | Минулі зміни й записи про оплату зберігаються, поряд з іменем стоїть позначка про видалення |
| Не вдається призначити адміністратора в проєкті | Такої ролі в проєкті немає | Адміністратор — рівень прав у компанії; у проєкті призначаються співробітник, менеджер і спостерігач |
Часті питання (FAQ)
Питання: Чи можна завести співробітника й одразу поставити його в розклад? Відповідь: Так, форма додавання робить це одним заходом: блок Графік роботи задає проєкт, розклад і дату початку.
Питання: Що таке табельний номер? Відповідь: Внутрішній номер співробітника. За ним зручно сортувати список і вивантажувати дані в інші системи.
Питання: Навіщо місячна норма годин у відсотках? Відповідь: Так задається неповна зайнятість: 50 % означає половину місячної норми.
Питання: Чи можна додати співробітника без адреси пошти? Відповідь: Завести можна, якщо вказано телефон. Але запрошення піде тільки на пошту.
Питання: Як швидко змінити співробітникові права? Відповідь: Стрілкою поряд із рівнем прав прямо у списку, заходити в картку не потрібно.
Питання: Чим менеджер відрізняється від адміністратора? Відповідь: Менеджер — роль усередині проєкту: розклади та заявки цього проєкту. Адміністратор — рівень прав на всю компанію.
Питання: Що відбувається з даними звільненого? Відповідь: Зміни й записи про оплату залишаються у звітах, а сам співробітник позначається як видалений.