Створений розклад змінюється прямо в застосунку: назва, дозволи на самообслуговування, склад команди, період, ставки, прогноз навантаження. Є й те, чого у вебверсії немає, — переналаштувати розклад заново за оновленими правилами.
Редагувати розклади можуть керівник, адміністратор і власник компанії.
Покрокова інструкція
Як відкрити
☰ → Розклади (Schedules) → Розклади → натисніть на потрібний розклад у списку. Відкриється екран із шістьма розділами.
| Розділ | Що змінює |
|---|---|
| Основна інформація (Main information) | Назва, колір, контроль тижня та дозволи на самообслуговування |
| Співробітники (Employees) | Склад: кого додати до розкладу, кого прибрати |
| Скоротити/продовжити розклад (Reduce/extend schedule) | Період: продовжити або скоротити |
| Необхідне навантаження (Load demand) | Прогноз навантаження — скільки змін потрібно в кожному слоті |
| Співробітники у розкладі (Scheduled team members) | Базова ставка для всіх, хто в цьому розкладі |
| Переналаштування розкладу (Rebuild schedule) | Перегенерація розкладу за оновленими правилами |
Основна інформація: що співробітник може робити сам
Крім назви, кольору та типу контролю тижня тут зібрані всі перемикачі самообслуговування — те, що співробітник може робити зі своїми змінами сам. Їх десять, у п’яти групах.
Це не рівень прав у компанії: співробітником, адміністратором або власником людину роблять у її картці, і це діє всюди. Перемикачі нижче діють лише всередині цього розкладу, тому в одному розкладі обмін змінами може бути дозволений, а в сусідньому — ні.
| Група | Перемикач | Що дозволяє |
|---|---|---|
| Видимість (Visibility) | Дозволити співробітникам бачити всі зміни | Бачити зміни всієї команди, а не тільки свої |
| Обмін змінами (Shift exchange) | Дозволити обміни змінами (Allow shift swapping) | Мінятися змінами з колегами |
| З підтвердженням менеджера (With manager confirmation) | Обмін відбувається лише після схвалення керівника | |
| Обмін змінами з однаковою посадою (Swap shifts with the same position) | Мінятися тільки з тією самою посадою | |
| Вільні зміни (Free shifts) | Дозволити співробітникам відправляти зміни до списку вільних змін (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Віддавати свою зміну до списку вільних |
| Дозволити співробітникам брати зміни зі списку вільних (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Брати зміни зі списку вільних | |
| Запити співробітників (Employee requests) | Дозволити співробітникам створювати свої зміни (Allow employees to create their own shifts) | Створювати собі зміни |
| Дозволити співробітникам створювати перерви (Allow employees to create breaks) | Створювати перерви | |
| Дозволити співробітникам передавати зміни (Allow employees to drop shifts) | Відмовлятися від зміни | |
| Other | Дозволити співробітникам обмін перервами між різними шаблонами змін (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Мінятися перервами між різними шаблонами змін |
| Дозволити співробітникам розділяти зміни (Allow employees to split shifts) | Ділити зміну на частини |
Зміни набувають чинності після кнопки Зберегти (Save).
Співробітники: кого додати й прибрати
Розділ із трьох полів.
| Поле | Що робить |
|---|---|
| Додати співробітників в розклад (Add employees to schedule) | Вибір людей, яких потрібно поставити в цей розклад |
| Додати співробітника починаючи з (Add employee starting from) | Дата, з якої людина потрапляє в розклад. Не з початку періоду, а з вибраного дня |
| Прибрати співробітників (Remove employees) | Вивести людину з розкладу, не видаляючи її з компанії |
Поле з датою — те, заради чого сюди найчастіше заходять: нова людина вийшла на роботу в середині місяця, і зміни їй потрібні не з першого числа.
Скоротити або продовжити період
Екран називається Дії з розкладом (Schedule resizing), зверху показано нинішній період.
| Поле | Варіанти |
|---|---|
| Дія (Action) | Продовжити розклад (Extend schedule) або Скоротити термін розкладу (Shorten schedule) |
| Тип змін (Change type) | Наприклад Продовжити без змін (Extend without shifts) — період стане довшим, але зміни в ньому не з’являться |
| Продовжити розклад до (Extend schedule to) | Дата, до якої тягнемо період |
| Що робити з існуючими змінами у новому періоді? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ігнорувати (Ignore) або Видалити (Delete) |
Останнє питання важливіше, ніж здається: якщо в новому періоді вже стоять зміни — наприклад від іншого розкладу, — застосунок запитає, залишити їх чи знести.
Продовження без змін підходить, коли період потрібно розтягнути, а зміни ви поставите пізніше вручну або переналаштуєте розклад.
Необхідне навантаження
Прогноз: скільки змін потрібно в кожному слоті. За цими даними система розставляє зміни під час автоматичного розподілу.
Поки прогноз не заданий, на екрані стоїть Немає даних (No data) — так буде в нового розкладу.
Співробітники у розкладі: ставка
Екран Редагування базової ставки в розкладі (Basic pay rate editing in the schedule). Зверху валюта та одиниця — наприклад USD · За годину (USD · Per hour) — і саме значення ставки.
Дві підказки на екрані пояснюють різницю між загальною ставкою та особистою:
- Задайте базову ставку для співробітників у розкладі — тобто загальна ставка для всіх учасників;
- Задайте індивідуальну базову ставку співробітникові. Вона діятиме з вибраної дати й до кінця розкладу — тобто окремій людині можна призначити свою, і тільки всередині цього розкладу.
Нижче кнопка Співробітники (Employees) — перехід до списку, де ставка задається поіменно.
Переналаштування розкладу: перебудувати заново
Розділ відкриває той самий майстер, що й під час створення, але вже заповнений даними цього розкладу — назва, колір, проєкт, період, ставка. Ви правите те, що потрібно змінити, і запускаєте генерацію заново.
Це потрібно, коли правил стало більше або вони змінилися: додали шаблон зміни, змінили дні тижня, поправили навантаження. Замість того щоб видаляти розклад і збирати його з нуля, ви переналаштовуєте наявний.
Можливі проблеми та рішення
| Проблема | Причина | Рішення |
|---|---|---|
| Співробітник не бачить чужі зміни | Вимкнено Дозволити співробітникам бачити всі зміни (Allow employees to see all shifts) | Увімкніть перемикач у Основна інформація та збережіть |
| Співробітники міняються змінами без дозволу | Вимкнено З підтвердженням менеджера (With manager confirmation) | Увімкніть — обмін піде через ваше схвалення |
| Зміни не збереглися | Не натиснуто кнопку Зберегти | Поверніться в розділ і збережіть |
| Потрібен розклад довший, ніж створили | Період заданий під час створення | Скоротити/продовжити розклад — продовжує без перестворення |
| Після правки правил зміни залишилися старими | Правила змінюються, а вже створені зміни — ні | Запустіть Переналаштування розкладу |
Часті питання (FAQ)
Питання: Чим «Переналаштування розкладу» відрізняється від створення нового розкладу? Відповідь: Майстер той самий, але поля вже заповнені даними наявного розкладу, і результат замінює його, а не додає другий.
Питання: Чи можна продовжити розклад, не перестворюючи? Відповідь: Так, розділ Скоротити/продовжити розклад — він же й скорочує період.
Питання: Де поміняти ставку одразу всім у розкладі? Відповідь: У розділі Співробітники у розкладі — там базова ставка для всіх учасників цього розкладу.
Питання: Які права задаються тут, а які в картці співробітника? Відповідь: Тут — тільки ці десять перемикачів самообслуговування: що людина може робити зі своїми змінами (мінятися, віддавати у вільні, брати звідти, створювати зміни й перерви, розділяти зміну). Вони діють усередині одного розкладу, і в різних розкладах можуть відрізнятися. А рівень прав у компанії — співробітник, адміністратор, власник — задається в картці співробітника й діє на всю компанію, розклад на нього не впливає.
Питання: Співробітник може віддати зміну, але не може її взяти — чому? Відповідь: Це два різні перемикачі в групі Вільні зміни: віддавати до списку вільних і брати звідти дозволяються окремо.
Питання: Що таке «Необхідне навантаження»? Відповідь: Прогноз навантаження: скільки змін потрібно в кожному слоті. За цими даними система розставляє зміни під час автоматичного розподілу.
Питання: Чи можна прибрати співробітника з розкладу, не видаляючи з компанії? Відповідь: Так, у розділі Співробітники цього розкладу.
Питання: Новий співробітник вийшов у середині місяця — як поставити його не з початку? Відповідь: У розділі Співробітники є поле Додати співробітника починаючи з: укажіть дату виходу.
Питання: Що буде зі змінами, які вже стоять у новому періоді під час продовження? Відповідь: Застосунок запитає: Ігнорувати — залишити як є, Видалити — знести й побудувати заново.
Питання: Де взагалі задається ставка співробітника? Відповідь: У профілі співробітника ставки немає. Ставка задається на чотирьох рівнях: у налаштуваннях компанії, у проєкті, у посади та тут, у розкладі. Система шукає її за ланцюжком компанія → розклад → посада → локація. Ставка з розкладу діє лише всередині нього й лише з вибраної дати до кінця періоду, тому одній людині можна платити по-різному в різних розкладах.