Покрокове керівництво з налаштування Shifton

Це керівництво описує правильний порядок налаштування платформи Shifton від реєстрації до повноцінної роботи. Виконуйте кроки послідовно — кожний наступний залежить від попереднього.

Огляд кроків

Крок 1. Реєстрація компанії

Докладніше: Реєстрація компанії. Про режими Scheduling та Виїзне обслуговування читайте у статті Режими роботи.

Крок 2. Підтвердження телефону та додавання картки

Перш ніж запрошувати співробітників, потрібно виконати три обов’язкові дії:

2.1 Підтвердити номер телефону

2.2 Додати банківську картку

2.3 Оформити підписку

Докладніше: Підтвердження телефону. Про способи оплати та підписку — у статтях Способи оплати та Баланс компанії та рахунки.

Крок 3. Налаштування зарплати

Налаштуйте параметри оплати до створення розкладів — вони впливають на розрахунок зарплати у всіх майбутніх змінах.

Докладніше: Налаштування зарплати. Про каскадну ієрархію ставок читайте у Ієрархія ставок оплати.

Крок 4. Підключення модулів

Shifton використовує модульну систему — підключайте лише потрібні функції.

Рекомендовані модулі для старту

Докладніше: Огляд модульної системи

Крок 5. Налаштування модулів

Після підключення модулів налаштуйте їх параметри.

Ключові налаштування

Докладніше: статті в розділі Модулі

Крок 6. Додавання та запрошення співробітників

Докладніше: Додавання співробітників

Крок 7. Створення проєкту

Проєкт — контейнер для об’єднання співробітників та розкладів (відділ, команда, філія).

Налаштування проєкту

Докладніше: Управління проєктами. Про модуль для кількох проєктів — Відділи та проєкти.

Крок 8. Створення розкладу

Розклад задає правила робочого часу та містить зміни співробітників.

Докладніше: Створення розкладу

Крок 9. Робота зі сторінкою графіка (Сторінка розкладу)

Після створення розкладу перейдіть на сторінку графіка для управління змінами.

Режими перегляду

Основні дії

Фільтри та оверлеї

Експорт

Докладніше: статті в розділі Сторінка розкладу та зміни

Крок 10. Додаткові функції

Після базового налаштування підключайте додаткові можливості за потреби:

Активності (модуль Активність)

Планування додаткових завдань поверх змін — навчання, зустрічі, інвентаризації. Створюйте шаблони активностей та призначайте їх співробітникам.

GPS-карта (модуль Контроль місцезнаходження)

Контроль місцезнаходження співробітників при відмітці приходу/відходу. Налаштуйте радіус допустимої відстані від робочої локації.

Запити співробітників

Співробітники можуть самостійно через застосунок або веб-версію:
– Запитувати відгули та відпустки (модуль Запити на відгул)
– Обмінюватися змінами (якщо дозволено в налаштуваннях проєкту)
– Брати відкриті зміни
– Відмовлятися від змін

Звіти

11 типів звітів: робочі години, зарплата, відвідуваність, відгули, понаднормові та інші. Фільтруйте за періодом, співробітниками, проєктами.

Відвідуваність (модуль Відвідуваність)

Облік приходу/відходу співробітників — через кнопку в застосунку, GPS-координати або QR-код.

Перерви (модуль Перерви)

Облік перерв усередині зміни — оплачувані та неоплачувані, з лімітами за кількістю та тривалістю.

Пов’язані статті

• Реєстрація компанії
• Перший вхід та огляд інтерфейсу
• Загальна інформація про компанію
• Налаштування зарплати
• Огляд модульної системи
• Управління проєктами
• Управління посадами

Часті запитання

П: Чи можна пропустити якийсь крок?
В: Кроки 1–2 обов’язкові. Кроки 3–5 наполегливо рекомендуються до створення розкладів, оскільки налаштування зарплати та модулів впливають на розрахунки. Кроки 6–8 — мінімум для початку роботи.

П: Скільки часу займає повне налаштування?
В: Базове налаштування (кроки 1–8) займає 15–30 хвилин для невеликої команди.

П: Чи обов’язково налаштовувати зарплату до створення розкладу?
В: Наполегливо рекомендується. Налаштування зарплати (валюта, режим ставки, понаднормові) застосовуються до всіх майбутніх змін. Змінити їх пізніше можна, але перерахунок заднім числом не відбувається.

П: Чи можна додати співробітників без запрошення?
В: Так. Додайте співробітника без прапорця Надіслати запрошення — він з’явиться в системі зі статусом «Не запрошено». Запросити можна пізніше.

П: Що якщо я не підключу жодних модулів?
В: Базовий функціонал (розклад, список співробітників, дашборд) працює без модулів. Модулі додають додаткові можливості — зарплату, відгули, відвідуваність тощо.

П: Правильний порядок: спочатку співробітники чи спочатку проєкт?
В: Перший проєкт створюється автоматично при реєстрації. Рекомендується спочатку налаштувати проєкт, потім додати співробітників — при додаванні можна одразу призначити їх у проєкт та розклад.

П: Співробітника додано, але він не бачить змін — що робити?
В: Перевірте три кроки: 1) співробітника додано в проєкт, 2) співробітника додано в розклад, 3) розклад опубліковано. Усі три кроки обов’язкові.

П: Чи можна повернутися та змінити налаштування пізніше?
В: Так. Усі налаштування (крім типу розкладу та часового поясу проєкту з розкладами) можна змінити в будь-який час.

П: Як зрозуміти, які модулі мені потрібні?
В: Почніть з базового функціоналу. Підключайте модулі за потреби — у кожного є 30-денний безкоштовний період для тестування.

П: Чи потрібно створювати посади (Посади) та навички (Навички)?
В: Не обов’язково. Посади корисні для різних ставок оплати та фільтрації. Навички — для автоматичного призначення співробітників на певні завдання або активності.

П: Як запросити співробітника без Електронна пошта?
В: Вкажіть мобільний номер — запрошення прийде по SMS.

П: Що таке «активний співробітник» для розрахунку вартості?
В: Співробітник, у якого була хоча б одна зміна в розрахунковому місяці. Неактивні співробітники не тарифікуються.

П: Чи обов’язково публікувати розклад?
В: Для роботи менеджера — ні, зміни видно в адмін-панелі. Але співробітники побачать свої зміни в застосунку лише після публікації.

П: Чи можна налаштувати систему для кількох філій?
В: Так. Створіть окремий проєкт для кожної філії (модуль Відділи та Проєкти). У кожного проєкту свої менеджери, співробітники та розклади.

П: Як налаштувати ротаційний графік (2/2, доба через три)?
В: При створенні розкладу оберіть тип Шаблон та задайте патерн ротації — система автоматично повторить його на весь період.