Створення першого проєкту та розкладу

Проєкти об’єднують співробітників та розклади (як відділи, локації або команди). Розклади задають правила робочого часу та містять фактичні зміни. Потрібен щонайменше один проєкт та один розклад, перш ніж можна призначати зміни.

Частина 1: Проєкт

Перший проєкт створюється автоматично одразу після реєстрації компанії. Ви можете перейменувати його або змінити налаштування.

Як відредагувати проєкт

Натисніть іконку Проєкти у лівій бічній панелі (іконка папки) → оберіть проєкт → змініть дані:

Дозволи співробітників у проєкті

Мітки проєкту (Мітки)

Кожний проєкт може мати власний набір міток — кольорових ярликів для категоризації. Мітки можна прикріплювати до змін, а також до співробітників у розкладі (вкладка Заплановані учасники команди).

Для управління мітками: відкрийте редагування проєкту → Мітки → + Додати мітку → введіть назву та оберіть колір → Зберегти.

Натисніть Зберегти.

Створення додаткових проєктів

Натисніть + Створити проєкт на сторінці Projects.

Частина 2: Створення розкладу

Крок 1: Відкрийте сторінку Розклади

Натисніть іконку Розклади у лівій бічній панелі (іконка списку).

Крок 2: Запустіть майстер

Натисніть + Додати розклад.

Крок 3: Основна інформація (Крок 1)

Дозволи для співробітників (кожний з опцією «З підтвердженням менеджера»):
– Обмін змінами
– Передача зміни у відкриті
– Створення власних змін
– Створення перерв
– Відмова від змін
– Взяття відкритих змін
– Обмін перервами між шаблонами
– Розділення змін

Натисніть Далі.

Крок 4: Оберіть тип розкладу (Крок 2)

Кожний тип розкладу має свої налаштування на наступних кроках майстра.

Порожній — ручний розклад

Повний ручний контроль. Система не генерує зміни — ви додаєте їх вручну через сторінку Розкладу.

Приклад: Невеликий офіс на 5 осіб, де керівник сам вирішує, хто коли працює, та вручну ставить зміни на кожний день.

Додаткових кроків у майстрі немає — розклад створюється одразу.

Базовий — стандартний автоматичний

Підходить для простих графіків із фіксованим часом. На Кроці 3 (Дані зміни) задаються шаблони змін:

• Дні тижня для кожного шаблону
• Час початку та закінчення зміни
• Тривалість перерви
• Локація

Система автоматично розподіляє співробітників за заданими шаблонами.

Приклад: Офіс працює Пн–Пт 09:00–18:00. Створюєте один шаблон зміни, і система призначає його всім співробітникам на обрані дні.

За доступністю — за доступністю співробітників

Співробітники заздалегідь вказують свій доступний час (через розділ Коли я доступний). Система автоматично генерує зміни з урахуванням доступності кожного співробітника. На Кроці 3 (Дані зміни) задаються:

Приклад: Кав’ярня, де студенти-баристи відзначають, у які дні та години вони можуть працювати. У будні потрібно 3 особи, у вихідні — 1. Система сама формує розклад з урахуванням доступності та потреби.

Просунутий — просунутий автоматичний

Для складних графіків із кількома змінами на день та різними потребами в персоналі. На Кроці 3 (Дані зміни):

Приклад: Кол-центр з ранковою зміною (08:00–16:00, потрібно 10 операторів у будні, 5 у вихідні), вечірньою (16:00–00:00, потрібно 8 операторів) та нічною (00:00–08:00, потрібно 3 оператори). Система розподіляє співробітників за змінами з урахуванням навантаження по кожному дню.

Шаблон — ротаційні патерни

Для циклічних графіків. На Кроці 3 задається патерн ротації — система автоматично чергує робочі та вихідні дні за заданим шаблоном.

Приклад: Охоронне підприємство, де співробітники працюють 2 дні через 2 (2/2), або завод із графіком доба через три. Задаєте патерн один раз, і система повторює його на весь період розкладу.

Що таке шаблон зміни (Шаблон зміни)

Шаблон зміни — це збережений набір параметрів для швидкого створення змін. Замість того щоб щоразу вводити час, перерву та інші дані вручну, ви обираєте готовий шаблон — і всі поля заповнюються автоматично.

Шаблони створюються на Кроці 3 (Дані зміни) майстра розкладів (для типів Базовий, За доступністю, Просунутий) або пізніше — на сторінці Розкладу.

З чого складається шаблон зміни

Перерви в шаблоні зміни

Шаблон зміни підтримує два способи задання перерв:

1. Проста перерва (Перерва) — вказується лише тривалість у хвилинах. Перерва не прив’язана до конкретного часу.

2. Заплановані перерви (Налаштувати перерви) — точні перерви з часом початку та параметрами. Активуйте прапорець Налаштувати перерви у шаблоні зміни:

Натисніть Додати перерву для додавання додаткових перерв у шаблон. Можна задати кілька перерв в одній зміні (наприклад, ранкова кава-брейк та обідня перерва).

Кількість співробітників по днях тижня

Для типів розкладу За доступністю та Просунутий кожний шаблон зміни дозволяє задати Необхідна кількість персоналу — необхідну кількість співробітників окремо для кожного дня тижня (Пн–Нд). Використовуйте кнопки +/− для налаштування.

Це дозволяє, наприклад, призначити 5 осіб у будні та 2 у вихідні на один і той самий шаблон зміни.

Прапорець Встановити робочі місця по днях вмикає режим роздільного управління робочими місцями по днях.

Де використовуються шаблони

Приклад

Ресторан створює три шаблони: «Ранок» (07:00–15:00, запланована перерва «Обідня перерва» 30 хв з 12:00, оплачувана), «День» (15:00–23:00, перерва 30 хв), «Ніч» (23:00–07:00, перерва 20 хв). У будні потрібно 5 осіб на ранкову зміну, у вихідні — 3. При складанні розкладу менеджер обирає готовий шаблон — час, перерви та кількість співробітників підставляються автоматично.

Крок 5: Налаштування обмежень — Налаштування (лише За доступністю та Просунутий)

Для типів За доступністю та Просунутий у майстрі доступний додатковий крок Налаштування, який задає обмеження при автоматичному розподілі змін:

Квоти робочих годин:

Обмеження змін та відпочинку:

Користувацькі правила — кнопка + Add дозволяє додати додаткові правила для автогенерації.

Ці налаштування гарантують, що автоматично створений розклад дотримується трудового законодавства та внутрішніх правил компанії.

Планувальник навантаження (лише За доступністю та Просунутий, потрібен модуль Прогнозування)

У майстрі розкладів типів За доступністю та Просунутий при підключеному модулі Прогнозування доступна вкладка Планування навантаження. Вона дозволяє задати, скільки співробітників потрібно в кожну годину кожного дня.

Планувальник погодинного навантаження (Планувальник погодинного навантаження)

Візуальний редактор навантаження прямо в інтерфейсі:

Приклад: Офіс працює Пн–Пт 09:00–18:00. У будні дні в кожну годину потрібен 1 співробітник, у Сб і Нд — 0. Заповнюєте сітку, і система автоматично розраховує оптимальну кількість змін.

Крок 6: Додайте співробітників у розклад

Відкрийте Сторінка розкладу (іконка календаря) → оберіть проєкт та розклад → додайте співробітників через меню Дії.

Частина 3: Додайте першу зміну

Після додавання натисніть Опублікувати та сповістити співробітників — співробітники отримають сповіщення про розклад.

Пов’язані статті

• Покрокове керівництво з налаштування
• Додавання перших співробітників
• Налаштування зарплати
• Відділи та проєкти
• Перерви
• Прогнозування
• Управління проєктами
• Управління локаціями

Часті запитання

П: Скільки розкладів може бути в одному проєкті?
В: Необмежена кількість.

П: Максимальна тривалість розкладу?
В: При створенні та продовженні — не більше трьох місяців за один крок. Продовжувати розклад можна необмежену кількість разів.

П: Чи можна змінити тип розкладу після створення?
В: Ні. Для іншого типу створіть новий розклад.

П: Співробітники не відображаються на сітці розкладу.
В: Переконайтеся, що співробітників додано і в проєкт, і в розклад.

П: Значок попередження у розкладу.
В: Діапазон дат закінчився. Створіть новий розклад або продовжте наявний.

П: Як додати співробітників у розклад після його створення?
В: Відкрийте Розклади → іконка олівця у розкладу → вкладка Додати співробітників → оберіть співробітників → збережіть.

П: Як продовжити розклад після закінчення терміну?
В: Розклади → олівець → вкладка Скоротити/продовжити розклад → оберіть Продовжити розклад → вкажіть нову дату → збережіть.

П: Для чого потрібен тип «Тип контролю тижня» у розкладі?
В: Визначає, як система реагує на переробки. Дозволити — без обмежень, Дозволити з підтвердженням — менеджер підтверджує понаднормові, Блокувати — зміни з перевищенням позначаються червоною крапкою.

П: Як створити другий проєкт?
В: Зайдіть у Модулі → збільшіть кількість проєктів у модулі Відділи та Проєкти → збережіть. Після цього кнопка + Створити проєкт стане активною.

П: Чи можна перейменувати шаблон зміни після створення розкладу?
В: Так. Натисніть на шаблон зміни в сітці розкладу → кнопка редагування — змініть назву та збережіть.

П: Як обрати тип розкладу «Шаблон» для ротації 2/2?
В: У майстрі створення розкладу на Кроці 2 оберіть Шаблон, потім задайте патерн: 2 робочі дні, 2 вихідні.

П: Що станеться якщо не публікувати розклад?
В: Співробітники не отримають сповіщення та не побачать зміни в мобільному застосунку. Публікація обов’язкова для оповіщення команди.

П: Чи можна призначити менеджера проєкту при його створенні?
В: Так. У налаштуваннях проєкту є поле Менеджери — додайте потрібних користувачів з роллю Менеджер.

П: Як видалити розклад?
В: Відкрийте налаштування розкладу та натисніть Видалити. Усі зміни всередині розкладу будуть видалені автоматично.

П: Як додати заплановані перерви в шаблон зміни?
В: У шаблоні зміни увімкніть прапорець Налаштувати перерви → вкажіть Назва, Тривалість, Початок та Оплачувана → натисніть Додати перерву для додавання додаткових перерв. Кожна перерва прив’язана до конкретного часу.

П: Чим відрізняється проста перерва (Перерва) від запланованої (Налаштувати перерви)?
В: Проста Перерва — лише тривалість у хвилинах, без прив’язки до часу. Налаштувати перерви — точні перерви з назвою, часом початку, тривалістю та прапорцем оплачуваності.

П: Чи можна задати різну кількість співробітників на будні та вихідні?
В: Так. У типах розкладу За доступністю та Просунутий для кожного шаблону зміни задається Необхідна кількість персоналу окремо для кожного дня тижня (Пн–Нд).

П: Що таке Планувальник погодинного навантаження?
В: Візуальний планувальник навантаження у вкладці Планування навантаження (потрібен модуль Прогнозування). Дозволяє задати, скільки співробітників потрібно в кожну годину кожного дня. На основі цих даних система розраховує оптимальну кількість змін.

П: Де знайти планувальник навантаження?
В: Підключіть модуль Прогнозування → у майстрі розкладів типів За доступністю або Просунутий → вкладка Планування навантаження → Планувальник погодинного навантаження.

П: Що означає «Встановити робочі місця по днях» у шаблоні зміни?
В: Прапорець дозволяє задати різну кількість робочих місць для кожного дня тижня в межах одного шаблону зміни. Доступний у типах За доступністю та Авансd.

П: Чи можна додати кілька перерв в один шаблон зміни?
В: Так. Натисніть Додати перерву для кожної додаткової перерви. Наприклад, кава-брейк 15 хв о 10:30 та обід 30 хв о 13:00.

П: Що означає «Одночасно на перерві 0–1» у налаштуваннях перерви?
В: Показує, скільки співробітників можуть бути на цій перерві одночасно. Система контролює, щоб не всі йшли на перерву одночасно.