Створення розкладу за доступністю співробітників

Автоматично генеруйте зміни на основі вказаної співробітниками доступності. Цей тип розкладу гарантує, що на зміни призначаються лише доступні співробітники.

Що це?

Тип розкладу За доступністю використовує автоматичний розподіл для формування змін, перевіряючи налаштування доступності кожного співробітника. Замість призначення фіксованих годин усім, цей тип враховує дні та час, які кожний член команди позначив як доступні у своєму профілі.

Це особливо корисно для команд із частковою зайнятістю, роздрібних магазинів та будь-яких організацій, де у співробітників різний графік та вподобання.

Важливо: Співробітники обов’язково повинні заздалегідь налаштувати свою доступність. Якщо у співробітника доступність не вказана, він не отримає жодної зміни при використанні цього типу розкладу.

Попередні вимоги

#	Вимога	Подробиці
1	Активний акаунт Shifton	У вас повинен бути зареєстрований акаунт компанії
2	Роль Адміністратор, Власник або Менеджер	Вам потрібні права для створення розкладів
3	Проєкт із призначеними співробітниками	Розклад повинен бути прив’язаний до проєкту, в якому є співробітники
4	Налаштована доступність співробітників	Кожний співробітник повинен вказати свою доступність у профілі до створення розкладу

Покрокова інструкція

Перед початком: перевірте доступність співробітників

Перейдіть у профіль кожного співробітника.

Переконайтеся, що розділ Доступність заповнений — вказані бажані робочі дні та години.

Якщо доступність не налаштована, попросіть співробітників оновити свої профілі або налаштуйте за них (якщо у вас є права на редагування).

Крок 1: Основна інформація

Перейдіть у розділ Розклади у бічному меню та натисніть + Додати розклад.

Заповніть поля основної інформації:

Поле	Обов’язкове	Опис
Введіть назву розкладу	Так	Описова назва (наприклад, «Роздрібна команда — Квітень, за доступністю»)
Колір	Ні	Оберіть колір для ідентифікації розкладу
Обрати проєкт	Так	Оберіть проєкт, до якого прив’язаний розклад
Обрати дати	Так	Задайте дати початку та закінчення — максимум 3 місяці
Базовий Співробітник Ставка оплати	Ні	Базова ставка оплати за годину для змін у цьому розкладі
Обрати тип контролю тижня	Так	Як обробляються понаднормові: Дозволити з підтвердженням (за замовчуванням) / Дозволити / Заборонити

Під цими полями розташований розділ із дозволами на дії співробітників (чекбокси). Детальніше — у статті Налаштування та дозволи розкладу.

Натисніть Далі, щоб продовжити.

Крок 2: Вибір типу розкладу

На екрані вибору типу розкладу оберіть За доступністю (automatic distribution).

«Генерує розклади, перевіряючи налаштування доступності співробітників. Зміни призначаються співробітникам з урахуванням бажаних робочих годин, що дозволяє створювати розклади точніше та уникати простоїв.»

Примітка: у співробітників повинна бути налаштована доступність.

Натисніть Далі. Розклад створено.

Після створення: додавання співробітників

Натисніть на назву розкладу, щоб відкрити його.

Перейдіть на вкладку Додати співробітників.

Оберіть співробітників та натисніть Add. Система врахує доступність кожного співробітника при генерації змін.

Після створення: додавання змін та публікація

Додайте зміни через Розклад компанії за допомогою масового додавання або ручного введення.

Натисніть Опублікувати та сповістити співробітників, щоб співробітники могли бачити свої зміни.

Права доступу

Роль	Перегляд розкладу	Створення розкладу	Редагування змін	Налаштування доступності співробітника
Власник	Так	Так	Так	Так (усі співробітники)
Адміністратор	Так	Так	Так	Так (усі співробітники)
Менеджер	Так (призначені проєкти)	Так (призначені проєкти)	Так (призначені проєкти)	Так (призначені співробітники)
Співробітник	Так (лише свої зміни)	Ні	Ні	Так (лише своя доступність)

Часті запитання

В: Що станеться, якщо співробітник не вказав свою доступність?
В: Система не застосовуватиме обмеження за доступністю для цього співробітника — він може бути призначений на будь-яку зміну. Переконайтеся, що всі співробітники оновили свою доступність до створення розкладу.

В: Чи можуть співробітники оновити свою доступність після створення розкладу?
В: Так, співробітники можуть оновити доступність у будь-який час. Проте зміни не оновлюють автоматично наявний розклад. Вам потрібно буде вручну скоригувати зміни або перестворити розклад.

В: Як система розподіляє зміни, якщо кілька співробітників доступні в один час?
В: Коли кілька співробітників доступні на один і той самий часовий слот, Shifton розподіляє зміни для рівномірного навантаження серед усіх доступних членів команди.

В: Що якщо жоден співробітник не доступний у певний день?
В: У цей день зміни не будуть призначені. Вам потрібно буде вручну додати зміну або попросити співробітників оновити доступність, щоб покрити цей день.

В: Зміни не видно співробітникам — чому?
В: Зміни необхідно опублікувати. Натисніть Опублікувати та сповістити співробітників на сторінці розкладу. До публікації зміни видно лише менеджерам.

Можливі проблеми та рішення

Проблема	Можлива причина	Рішення
Зміни не згенеровані для жодного співробітника	Ніхто зі співробітників не налаштував доступність	Переконайтеся, що співробітники вказали доступність у своїх профілях
Деякі співробітники не отримали змін	Ці співробітники не вказали доступність або вказали надто мало годин	Попросіть їх оновити налаштування доступності
Надто багато змін призначено одному співробітнику	У решти співробітників обмежена доступність, що призводить до нерівномірного розподілу	Перевірте та збалансуйте доступність у команді або встановіть ліміти на кількість змін
Розклад не відображає нещодавні зміни доступності	Розклад було створено до оновлення доступності	Перестворіть розклад або вручну додайте відсутні зміни
Зміни перетинаються із запитами на відгул співробітників	Доступність та запити на відгул керуються окремо	Перевірте запити на відгул та скоригуйте зміни після створення розкладу