Шаблони активностей

Управління багаторазовими конфігураціями активностей для прискорення створення завдань та забезпечення однаковості по всій організації.

Що це таке?

Шаблони активностей — це попередньо налаштовані конфігурації, які можна повторно використовувати при створенні нових активностей. Замість того щоб кожного разу заповнювати одні й ті ж поля — назву, тривалість, проєкт, нотатки — ви зберігаєте їх як шаблон і застосовуєте за кілька кліків.

Шаблони керуються на вкладці Шаблони активності сторінки Activity (поруч із вкладкою Calendar). Після створення шаблони доступні при створенні нових активностей — як поодинці, так і масово.

Попередні вимоги

#	Вимога	Деталі
1	Доступ до сторінки Activity	Необхідний доступ до функціоналу активностей.
2	Роль Менеджер, Адміністратор або Owner	Для управління шаблонами потрібні підвищені права.
3	Налаштовані проєкти	Шаблони можуть посилатися на певні проєкти.

Покрокова інструкція

Перехід до шаблонів активностей

Крок	Дія	Очікуваний результат
1	Перейдіть на сторінку Активність через ліву бічну панель.	Відкривається сторінка Activity з активною вкладкою Calendar.
2	Натисніть вкладку Шаблони активності (поруч із вкладкою Calendar).	Відкривається розділ шаблонів зі списком існуючих шаблонів (якщо вони є).

Створення нового шаблону

Крок	Дія	Очікуваний результат
1	На вкладці Шаблони активності натисніть Створити Шаблон (або кнопку +).	Відкривається форма створення шаблону.
2	Введіть назву шаблону — зрозумілий опис типу активності.	Поле назви заповнено.
3	Вкажіть тривалість за замовчуванням для активностей, що створюються з цього шаблону.	Тривалість задано.
4	Оберіть проєкт, до якого прив’язаний шаблон (за потреби).	Проєкт прив’язано.
5	Додайте нотатки або інструкції за замовчуванням, які відображатимуться в активностях, створених з цього шаблону.	Нотатки збережені у складі шаблону.
6	Налаштуйте додаткові поля за потреби (локація, вимоги до посади тощо).	Усі потрібні значення за замовчуванням встановлені.
7	Натисніть Зберегти.	Шаблон створено, він з’явився у списку.

Редагування шаблону

Крок	Дія	Очікуваний результат
1	На вкладці Шаблони активності знайдіть потрібний шаблон.	Рядок шаблону видно у списку.
2	Натисніть кнопку Редагувати (іконка олівця) поруч із шаблоном.	Відкривається форма редагування з поточними значеннями.
3	Внесіть зміни в потрібні поля.	Поля оновлені.
4	Натисніть Зберегти.	Шаблон оновлено. Раніше створені з цього шаблону активності не змінюються.

Видалення шаблону

Крок	Дія	Очікуваний результат
1	На вкладці Шаблони активності знайдіть шаблон для видалення.	Рядок шаблону видно у списку.
2	Натисніть кнопку Видалити (іконка кошика) поруч із шаблоном.	З’являється діалог підтвердження.
3	Підтвердіть видалення.	Шаблон видалено зі списку. Активності, раніше створені з цього шаблону, залишаються без змін.

Використання шаблону при створенні активності

Крок	Дія	Очікуваний результат
1	У календарі активностей натисніть Створити активність.	Відкривається форма створення активності.
2	Оберіть шаблон у випадаючому списку.	Форма автоматично заповнюється значеннями шаблону (назва, тривалість, проєкт, нотатки).
3	За потреби скоригуйте поля (наприклад, дату або конкретного співробітника).	Поля налаштовані для цього екземпляра.
4	Натисніть Зберегти.	Створено нову активність на основі шаблону.

Довідник полів шаблону

Поле	Обов’язкове	Опис
Назва шаблону	Так	Зрозуміла назва для шаблону.
Тривалість за замовчуванням	Так	Попередньо встановлена тривалість активностей, що створюються з цього шаблону.
Проєкт	Ні	Проєкт за замовчуванням для прив’язки до активності.
Нотатки / Інструкції	Ні	Текст за замовчуванням, який з’явиться в полі нотаток активності.
Локація	Ні	Робоча локація за замовчуванням.
Посада	Ні	Необхідна посада для активності (використовується при розподілі).

Права доступу

Роль	Перегляд шаблонів	Створення шаблонів	Редагування шаблонів	Видалення шаблонів
Співробітник	Ні	Ні	Ні	Ні
Менеджер зміни	Так	Ні	Ні	Ні
Менеджер	Так	Так	Так	Так
Адміністратор	Так	Так	Так	Так
Owner	Так	Так	Так	Так

Часті запитання

З1: Якщо я оновлю шаблон, чи зміняться існуючі активності?
Ні. Активності, які були створені з шаблону раніше, залишаються без змін. Оновлення шаблону впливає лише на нові активності, що створюватимуться з нього надалі.

З2: Чи можна створити кілька шаблонів для одного проєкту?
Так. Ви можете створити стільки шаблонів, скільки потрібно, у тому числі в рамках одного проєкту. Наприклад, окремі шаблони для «Ранковий огляд», «Денна доставка» та «Вечірній звіт» — усі в одному проєкті.

З3: Чи можна дублювати шаблон?
Якщо функція дублювання доступна, ви можете скопіювати існуючий шаблон і змінити його. В іншому випадку створіть новий шаблон і заповніть аналогічні значення вручну.

З4: Шаблони доступні в усіх проєктах?
Шаблони доступні на рівні компанії. Якщо шаблон прив’язаний до конкретного проєкту, цей проєкт буде підставлено за замовчуванням, але при створенні активності проєкт можна змінити.

Можливі проблеми та рішення

Проблема	Можлива причина	Рішення
Кнопка «Create template» не видна	Недостатньо прав.	Створювати шаблони можуть лише Менеджер, Адміністратор або Owner. Зверніться до Адміністратора.
У формі шаблону не вистачає полів	Частина полів може бути прихована за перемикачем «Advanced».	Пошукайте розділ розширених налаштувань у формі шаблону.
Видалений шаблон все ще відображається	Проблема з кешем браузера.	Оновіть сторінку — шаблон має зникнути.
Список шаблонів порожній при створенні активності	Жодного шаблону ще не створено.	Перейдіть на вкладку Шаблони активності і створіть хоча б один шаблон.
З шаблону підставилися невірні значення	У шаблоні можуть бути застарілі дані.	Відредагуйте шаблон і оновіть значення за замовчуванням.