Shifton Nhiệm vụ cho phép bạn thêm nhân viên mới vào công ty, gửi lời mời cho họ, nhập danh sách nhân viên, cũng như cho nhân viên nghỉ việc và xóa nhân viên. Tất cả các hành động này được thực hiện trong phần “Nhân viên”.
Để mở phần này, hãy nhấn “Nhân viên” trong menu bên.
Trên trang hiển thị các nhân viên với những trạng thái sau:
- Đã được mời — nhân viên có quyền truy cập vào tài khoản của mình.
- Lời mời đang chờ xử lý — lời mời đã được gửi, nhưng vẫn chưa được chấp nhận.
- Chưa được mời — lời mời chưa được gửi; cần nhập số điện thoại hoặc email.
Thêm nhân viên theo cách thủ công
- Hãy nhấn “Thêm nhân viên”.
- Trong bảng bên, hãy điền các trường: tên và họ, số điện thoại di động, địa chỉ thư điện tử và ngày bắt đầu làm việc của nhân viên.
- Hãy nhấn “Gửi lời mời”.
Các quy tắc gửi lời mời:
- Nếu nhân viên đã đăng ký, lời mời sẽ được gửi tới email của họ.
- Nếu nhân viên chưa đăng ký, họ sẽ nhận được liên kết đăng ký qua SMS hoặc email.
- Tới cùng một số điện thoại chỉ có thể gửi không quá 3 SMS mỗi ngày.
- Để gửi được lời mời, số điện thoại của bạn phải được xác nhận, còn tài khoản thì phải được liên kết với thẻ thanh toán có gói đăng ký theo tháng đang hoạt động.
Sau khi nhấn “Thêm”, hồ sơ của các nhân viên sẽ được tạo. Nhân viên sẽ có quyền truy cập vào tài khoản của mình sau khi hoàn tất đăng ký.
Thêm nhân viên bằng cách nhập tệp
- Hãy mở phần “Nhân viên”.
- Hãy nhấn “Nhập khẩu”.
- Trong bảng bên, bạn sẽ thấy ví dụ về định dạng dữ liệu cần thiết.
- Hãy tải mẫu xuống bằng “Tải xuống mẫu” và điền vào đó.
- Hãy nhấn “Chọn tệp” và tải lên tệp ở định dạng .CSV hoặc .XLSX.
- Hãy nhấn “Nhập tệp”.
- Hãy đối chiếu các cột của tệp bạn với các trường của hệ thống trong Shifton.
- Hãy đánh dấu chọn nếu bạn muốn gửi lời mời ngay lập tức.
- Hãy nhấn “Lưu”.
Sau khi lưu, hồ sơ của các nhân viên sẽ được tạo. Họ có thể đăng nhập vào hệ thống ngay khi hoàn tất đăng ký.
Cho nhân viên nghỉ việc
Chỉ chủ sở hữu công ty hoặc người quản trị mới có thể cho nhân viên nghỉ việc.
- Hãy nhấn vào biểu tượng thùng rác bên cạnh nhân viên.
- Hãy chọn ngày nghỉ việc.
- Hãy nhấn “Bỏ qua”.
Sau khi nghỉ việc:
- Quyền truy cập của nhân viên vào tài khoản công ty sẽ bị thu hồi.
- Người đó sẽ không thể đăng nhập vào hệ thống từ bất kỳ thiết bị nào.
Xóa nhân viên khỏi công ty
Chỉ chủ sở hữu công ty hoặc người quản trị mới có thể xóa nhân viên.
- Hãy nhấn vào biểu tượng thùng rác bên cạnh nhân viên.
- Hãy nhấn “Xóa”.
Quan trọng: việc xóa nhân viên sẽ xóa vĩnh viễn hồ sơ của người đó khỏi danh sách nhân viên của công ty.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Phần để thêm nhân viên nằm ở đâu? Trả lời: Hãy vào phần “Nhân viên” trong menu bên của tài khoản Shifton của bạn.
Câu hỏi: Làm thế nào để thêm một nhân viên mới theo cách thủ công? Trả lời: Hãy nhấn “Thêm nhân viên”, nhập tên và họ, số điện thoại di động và địa chỉ thư điện tử, sau đó nhấn “Gửi lời mời”.
Câu hỏi: Điều gì diễn ra sau khi thêm nhân viên? Trả lời: Sau khi lời mời được gửi, Shifton sẽ tạo hồ sơ. Nhân viên có thể đăng nhập ngay khi hoàn tất đăng ký.
Câu hỏi: Nhân viên trong danh sách có thể có những trạng thái nào? Trả lời: Nhân viên có thể được hiển thị với các trạng thái:
- Đã được mời — lời mời đã được chấp nhận;
- Lời mời đang chờ xử lý — lời mời đã được gửi nhưng chưa được chấp nhận;
- Chưa được mời — lời mời vẫn chưa được gửi.
Câu hỏi: Lời mời hoạt động thế nào nếu nhân viên đã có tài khoản? Trả lời: Nếu nhân viên đã đăng ký trong Shifton, lời mời sẽ được gửi tới thư điện tử của họ.
Câu hỏi: Lời mời được gửi cho người dùng chưa đăng ký như thế nào? Trả lời: Nếu họ chưa đăng ký, họ sẽ nhận được liên kết đăng ký qua SMS hoặc thư điện tử.
Câu hỏi: Có giới hạn về số lượng SMS mời gửi tới cùng một số không? Trả lời: Có — tới cùng một số điện thoại chỉ có thể gửi không quá 3 SMS mời mỗi ngày.
Câu hỏi: Cần đáp ứng những yêu cầu nào để gửi lời mời qua Shifton? Trả lời: Số điện thoại của bạn phải được xác nhận, còn tài khoản thì phải được liên kết với thẻ thanh toán có gói đăng ký đang hoạt động.
Câu hỏi: Làm thế nào để thêm nhiều nhân viên cùng lúc? Trả lời: Hãy dùng chức năng “Nhập khẩu”: tải mẫu xuống, điền dữ liệu của các nhân viên, tải lên tệp CSV hoặc XLSX, đối chiếu các cột và nhấn “Lưu”.
Câu hỏi: Có thể gửi lời mời ngay trong quá trình nhập tệp không? Trả lời: Có — khi nhập tệp, bạn có thể đánh dấu chọn để gửi lời mời ngay lập tức.
Câu hỏi: Làm thế nào để cho nhân viên nghỉ việc? Trả lời: Hãy nhấn vào biểu tượng thùng rác bên cạnh nhân viên, chọn ngày nghỉ việc và nhấn “Bỏ qua”. Việc này sẽ hủy quyền truy cập của người đó.
Câu hỏi: Làm thế nào để xóa nhân viên khỏi công ty? Trả lời: Hãy nhấn vào biểu tượng thùng rác bên cạnh nhân viên và chọn “Xóa”. Việc này sẽ xóa vĩnh viễn hồ sơ của người đó khỏi danh sách của công ty.
Câu hỏi: Ai có thể cho nhân viên nghỉ việc hoặc xóa nhân viên? Trả lời: Chỉ chủ sở hữu công ty hoặc người quản trị mới có thể cho nhân viên nghỉ việc hoặc xóa nhân viên.
Câu hỏi: Việc cho nghỉ việc và việc xóa khác nhau ở điểm nào? Trả lời: Việc cho nghỉ việc hủy quyền truy cập nhưng vẫn giữ lại hồ sơ của nhân viên; việc xóa sẽ loại bỏ nhân viên khỏi danh sách của công ty một cách không thể phục hồi.