Phần Cài đặt công ty cho phép bạn quản lý thông tin chung về công ty, dữ liệu để xuất hóa đơn, phương thức thanh toán, hóa đơn, giao dịch và các mô-đun đang hoạt động.
Để mở trang cài đặt công ty, hãy nhấn vào tên công ty ở phần trên của giao diện và chọn “Cài đặt công ty”.
Thông tin chung
Trong phần này bạn có thể điền các dữ liệu cơ bản của công ty:
- tên công ty;
- chế độ làm việc (chế độ văn phòng hoặc Field Service — nhiệm vụ hiện trường);
- số lượng nhân viên;
- quốc gia / khu vực;
- tỉnh / bang / khu vực;
- thành phố;
- thông tin bổ sung về công ty.
Bạn cũng có thể tải lên logo công ty. Logo được tải lên ở đây sẽ tự động được áp dụng vào cài đặt của mô-đun Tài liệu tài chính (Lập hóa đơn) và được in trên các tài liệu mà bạn tạo cho khách hàng của mình (hóa đơn, báo giá, v.v.), đồng thời được dùng trong báo cáo PDF về nhiệm vụ từ phần “Nhiệm vụ” (xem thêm trong bài viết “Báo cáo”).
Nếu tài liệu cần một logo khác, bạn có thể thay thế nó tại Mô-đun → Cài đặt → Tài liệu tài chính → Logo công ty.
Quan trọng: logo không áp dụng cho các hóa đơn mà Shifton xuất cho công ty của bạn vì việc sử dụng các mô-đun (chúng nằm ở phần “Hóa đơn” bên dưới) — nó chỉ được dùng trong các tài liệu mà công ty của bạn tạo cho khách hàng của mình.
Sau khi thực hiện các thay đổi, hãy nhấn “Lưu”.
Hoạt động của công ty
Thay đổi chủ sở hữu công ty
Bạn có thể chuyển quyền sở hữu cho người dùng khác. Sau khi chuyển, mức truy cập của bạn sẽ tự động thay đổi từ Chủ sở hữu thành Nhân viên.
- Nhấn “Thay đổi chủ sở hữu”.
- Trong bảng điều khiển bên, hãy chọn nhân viên sẽ trở thành chủ sở hữu mới.
- Xác nhận hành động bằng cách nhấn “Xác nhận”.
- Để hủy, hãy nhấn “Hủy”.
> Hành động này không thể đảo ngược. Chỉ chủ sở hữu mới mới có thể trả lại quyền sở hữu cho bạn.
Tạm dừng công ty
Việc tạm dừng công ty sẽ tạm thời ngừng hoạt động của công ty.
Sau khi tạm dừng:
- tất cả phương thức thanh toán sẽ được hủy liên kết;
- tất cả mô-đun sẽ bị tắt;
- việc xuất hóa đơn cho kỳ mới sẽ bị tạm dừng;
- hành động này có thể hủy bất cứ lúc nào.
Để tạm dừng công ty:
- Nhấn “Tạm dừng công ty”.
- Trong bảng điều khiển bên, bắt buộc phải nhập văn bản xác nhận bằng tiếng Anh — hãy nhập chính xác như hiển thị trên màn hình (bạn có thể sao chép và dán vào ô). Không có văn bản này, nút xác nhận vẫn không hoạt động.
- Chọn lý do tạm dừng.
- Thêm nhận xét (không bắt buộc).
- Xác nhận hành động bằng cách nhấn “Xác nhận”.
- Để hủy, hãy nhấn “Hủy”.
Xóa công ty
Chỉ có thể xóa công ty khi không còn hóa đơn chưa thanh toán. Nếu còn nợ chưa trả, việc xóa chỉ khả dụng sau khi khoản nợ được thanh toán.
Khi xóa công ty:
- tài khoản công ty sẽ bị xóa (ngay lập tức nếu không có nợ cho kỳ tương lai; nếu không, việc xóa sẽ được hoãn đến khi hóa đơn được xuất và thanh toán);
- tất cả phương thức thanh toán sẽ được hủy liên kết;
- việc xuất hóa đơn sẽ bị tạm dừng nếu không có nợ cho kỳ mới;
- hành động này không thể hoàn tác.
Để xóa công ty:
- Nhấn “Xóa công ty”.
- Trong bảng điều khiển bên, bắt buộc phải nhập văn bản xác nhận bằng tiếng Anh — hãy nhập chính xác như hiển thị trên màn hình (bạn có thể sao chép và dán vào ô). Không có văn bản này, nút xác nhận vẫn không hoạt động.
- Chọn lý do.
- Thêm nhận xét (không bắt buộc).
- Xác nhận hành động bằng cách nhấn “Xác nhận”.
- Để hủy, hãy nhấn “Hủy”.
Địa chỉ thanh toán
Phần này lưu trữ thông tin được sử dụng để xuất hóa đơn.
Quan trọng: các thay đổi không áp dụng cho những hóa đơn đã được xuất. Hãy cập nhật dữ liệu thanh toán trước khi hóa đơn được tạo, nếu bạn muốn chúng xuất hiện trong hóa đơn.
Bạn có thể điền các trường sau:
- Tên công ty *
- Số VAT
- Tên *
- Họ *
- Số điện thoại
- Quốc gia / Khu vực *
- Tỉnh / Bang / Khu vực *
- Thành phố *
- Mã bưu chính *
- Địa chỉ *
Sau khi điền thông tin, hãy nhấn “Lưu”.
Phương thức thanh toán
Trong phần này bạn có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa thẻ thanh toán.
Thêm thẻ
- Nhấn “Thêm thẻ”.
- Nhập dữ liệu thẻ.
- Nhấn “Lưu”.
Chỉnh sửa thẻ
- Nhấn “Chỉnh sửa” bên cạnh thẻ.
- Cập nhật tháng và năm hết hạn.
- Nhấn “Lưu” hoặc “Hủy”.
Bạn cũng có thể xóa thẻ bằng cách nhấn “Xóa”.
> Để mời nhân viên vào công ty, cần có thẻ còn hiệu lực và gói đăng ký hàng tháng đang hoạt động.
Số dư công ty
Tại đây bạn có thể xem số dư hiện tại và kích hoạt gói đăng ký hàng tháng.
Để đăng ký gói:
- Nhấn “Pay hàng tháng”.
- Chọn thẻ hiện có hoặc thêm thẻ mới.
- Nhấn “Lưu”.
Hóa đơn
Phần này chứa tất cả hóa đơn đã được xuất cho công ty của bạn.
Bạn có thể:
- tải xuống tệp Excel với số tiền thanh toán cho các kỳ khác nhau;
- xem chi tiết của từng hóa đơn.
Bảng bao gồm:
- ID hóa đơn
- Khoảng thời gian thanh toán
- Hạn thanh toán
- Ngày tạo
- Giá
- Đã thanh toán
- Cần phải trả
- Trạng thái
Nhấn vào ID hóa đơn sẽ mở toàn bộ chi tiết hóa đơn, bao gồm các khoản phí cho mô-đun được tính dựa trên thông tin từ địa chỉ thanh toán của bạn.
Giao dịch
Phần này chứa tất cả giao dịch đã ảnh hưởng đến số dư công ty.
Các mô-đun đang hoạt động
Tại đây bạn có thể xem tất cả mô-đun đang hoạt động và ngày hết hạn của chúng.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Mở Cài đặt công ty trong Shifton ở đâu? Trả lời: Nhấn vào tên công ty ở phần trên của giao diện, sau đó chọn “Cài đặt công ty”. Trang cấu hình chung của công ty sẽ mở ra.
Câu hỏi: Có thể chỉnh sửa những thông tin nào trong cài đặt công ty? Trả lời: Bạn có thể cập nhật dữ liệu chung của công ty: tên công ty, chế độ làm việc, số lượng nhân viên, quốc gia/khu vực, tỉnh/bang, thành phố và thông tin bổ sung. Tại đây cũng có thể tải lên logo công ty.
Câu hỏi: Tại sao cần tải lên logo công ty? Trả lời: Logo tự động được áp dụng vào cài đặt của mô-đun Tài liệu tài chính và được in trên các tài liệu mà bạn tạo cho khách hàng của mình (hóa đơn, báo giá), cũng như trong báo cáo PDF về nhiệm vụ từ phần “Nhiệm vụ”. Nếu cần, bạn có thể thay thế logo cho tài liệu tại Mô-đun → Cài đặt → Tài liệu tài chính. Logo không ảnh hưởng đến các hóa đơn mà Shifton xuất cho công ty của bạn.
Câu hỏi: Làm thế nào để lưu các thay đổi sau khi chỉnh sửa thông tin công ty? Trả lời: Sau khi thực hiện thay đổi trong các trường của công ty, hãy nhấn “Lưu”. Nếu không lưu, các thay đổi sẽ không được áp dụng.
Câu hỏi: Làm thế nào để chuyển quyền sở hữu công ty cho người dùng khác? Trả lời: Trong phần “Hoạt động của công ty”, hãy nhấn “Thay đổi chủ sở hữu”, chọn nhân viên sẽ trở thành chủ sở hữu mới và xác nhận hành động. Sau khi chuyển, quyền truy cập của bạn sẽ thay đổi từ Chủ sở hữu thành Nhân viên.
Câu hỏi: Có thể hủy việc chuyển quyền sở hữu công ty không? Trả lời: Không — việc chuyển quyền sở hữu là không thể đảo ngược. Chỉ chủ sở hữu mới có thể trả lại quyền sở hữu cho bạn.
Câu hỏi: Chức năng “Tạm dừng công ty” làm gì? Trả lời: Việc tạm dừng công ty sẽ tạm thời ngừng hoạt động của công ty:
- tất cả phương thức thanh toán được hủy liên kết;
- tất cả mô-đun bị tắt;
- việc xuất hóa đơn cho kỳ mới bị tạm dừng. Bạn có thể hủy hành động này bất cứ lúc nào.
Câu hỏi: Làm thế nào để tạm dừng công ty? Trả lời: Nhấn “Tạm dừng công ty”, nhập văn bản xác nhận cần thiết và chọn lý do tạm dừng.
Câu hỏi: Có thể xóa công ty không? Trả lời: Có — nhưng chỉ khi không còn hóa đơn chưa thanh toán. Nếu còn nợ chưa trả, việc xóa chỉ khả dụng sau khi khoản nợ được thanh toán.
Câu hỏi: Điều gì xảy ra khi xóa công ty? Trả lời: Khi xóa công ty:
- tài khoản công ty bị xóa (ngay lập tức nếu không có nợ cho kỳ tương lai, hoặc sau khi khoản nợ được thanh toán);
- tất cả phương thức thanh toán được hủy liên kết;
- việc xuất hóa đơn bị tạm dừng cho kỳ tiếp theo. Hành động này không thể hoàn tác.
Câu hỏi: Có thể xóa công ty nếu công ty đang bật các mô-đun không? Trả lời: Có — nhưng việc xóa công ty chỉ diễn ra sau khi tất cả hóa đơn chưa thanh toán được trả. Các mô-đun không ngăn việc xóa nếu các điều kiện thanh toán được đáp ứng.
Câu hỏi: “Chế độ làm việc” trong cài đặt công ty là gì? Trả lời: Chế độ làm việc cho biết công ty của bạn hoạt động ở chế độ nào — văn phòng hay hiện trường (Field Service). Điều này quyết định các mô-đun khả dụng và cấu trúc quy trình làm việc.