Báo cáo động - Shifton Service Help

Phần Báo cáo thông thường đưa ra các biểu mẫu có sẵn. Báo cáo động là một công cụ dựng: bạn tự đặt khoảng thời gian, bộ lọc và cách nhóm, nhận được đúng lát cắt dữ liệu theo nhiệm vụ và lưu nó lại để không phải dựng lại từ đầu.

Trang được mở từ menu bên trái: Báo cáo (new).

Phân tích tác vụ

Ở chế độ dịch vụ hiện trường, trên trang có một công cụ dựng — Phân tích tác vụ. Nó tính toán mọi thứ theo nhiệm vụ: có bao nhiêu nhiệm vụ được tạo và hoàn thành, bao nhiêu bị hủy và quá hạn, việc thực hiện mất bao nhiêu thời gian.

*(Ở chế độ lịch làm việc, trên cùng trang này có những công cụ dựng khác — theo ca và theo hoạt động. Bộ công cụ phụ thuộc vào chế độ làm việc của công ty.)*

Cách dựng báo cáo

Khoảng ngày — khoảng thời gian tính toán. Đây là điều kiện bắt buộc.
Thêm bộ lọc — các điều kiện bổ sung để thu hẹp tập dữ liệu.
Áp dụng — tính lại. Chừng nào bạn chưa nhấn, bảng sẽ không được cập nhật.
Nhóm theo kỳ — chia các dòng theo những đoạn nào: tháng, tuần, ngày.
Nhóm theo — cấp chia thứ hai, ví dụ theo trạng thái thực hiện.
Tìm kiếm — tìm một dòng trong bảng đã dựng.
Giờ thập phân — định dạng thời gian 1.5 thay cho 1:30.

Các khoảng thời gian có sẵn

Trường Khoảng ngày có thể không cần điền thủ công: khi nhấn vào, lịch sẽ mở ra kèm danh sách các phương án có sẵn — Hôm nay, Hôm qua, Ngày mai, Tuần này, Tuần trước, Tuần tới, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tháng này, Tháng trước, Tháng tới và những phương án khác. Thông thường như vậy là đủ; khoảng thời gian được đặt thủ công khi cần một khoảng không theo tiêu chuẩn.

Ở cuối mỗi nhóm sẽ hiển thị tổng của nhóm, còn phía dưới là tổng chung.

Trên dữ liệu thực thì nó trông thế nào

Dưới đây là báo cáo theo nhiệm vụ cho năm 2026, nhóm theo tháng và theo trạng thái thực hiện. Có thể thấy trong mỗi tháng có bao nhiêu nhiệm vụ đã được hoàn thành, bao nhiêu đang hoạt động và bao nhiêu đang nằm trong hàng chờ:

Cách đọc như sau: dòng “2026-02 / Active — 21 nhiệm vụ, 5 người thực hiện, 4 khách hàng” nghĩa là trong tháng Hai có 21 nhiệm vụ vẫn đang được thực hiện. Bên cạnh là dòng “2026-02 / Backlog — 1” — một nhiệm vụ vẫn chưa được nhận.

Có thể tính được những gì

Có ba mươi chỉ số theo nhiệm vụ:

Số lượng: tổng số nhiệm vụ, người thực hiện duy nhất, khách hàng duy nhất.
Theo tình trạng: đã hoàn thành, đã hủy, đang thực hiện, đang trong hàng chờ (Backlog), tỷ lệ hoàn thành và tỷ lệ hủy.
Có vấn đề: các nhiệm vụ quá hạn.
Thuộc tính của nhiệm vụ: nhiệm vụ lặp lại, có danh sách kiểm tra, có ghi chú, nhiệm vụ phụ.
Thời gian dẫn: tổng, nhỏ nhất, lớn nhất và trung bình.
Trễ hẹn: tổng và trung bình.
Toàn bộ chu trình: tổng và thời gian sống trung bình của nhiệm vụ — từ lúc tạo đến lúc đóng.
Thời gian đã bỏ ra: tổng và thời gian trung bình do người thực hiện ghi nhận.
Các hạng mục đã lên kế hoạch: số lượng, trong đó bao nhiêu đã được thực hiện, giá trị của chúng và tỷ lệ hoàn thành.

Các cột không cần thiết được bỏ đi bằng nút cài đặt — biểu tượng bánh răng phía trên bảng sẽ mở bảng Manage columns. Xin lưu ý: danh sách các cột trong đó chỉ xuất hiện sau khi báo cáo đã được dựng — với một báo cáo trống thì không có gì để thiết lập.

Điều này hữu ích thế nào trong thực tế. Tỷ lệ hoàn thành và tỷ lệ hủy theo tháng cho thấy bộ phận có làm việc ổn định hay không. Các nhiệm vụ quá hạn và mức trễ hẹn trung bình cho thấy việc lập kế hoạch bị vỡ ở đâu. Chênh lệch giữa thời gian dẫn và thời gian của toàn bộ chu trình cho thấy nhiệm vụ đã chờ bao lâu trước khi có người nhận.

Biểu đồ

Nút có hình biểu đồ phía trên bảng sẽ mở đồ thị theo cùng dữ liệu đó — đây không chỉ là “một dạng xem khác”, mà là một bảng riêng có các thiết lập:

Chart type — loại biểu đồ, ví dụ biểu đồ cột.
X axis — đặt gì theo trục ngang. Phương án Combined (all) gộp các cách nhóm vào một nhãn, ví dụ “2026-02 / active”.
Y axis (metrics) — vẽ những chỉ số nào. Có thể chọn nhiều chỉ số cùng lúc.
Max items — giới hạn số phần tử, để đồ thị không biến thành một hàng rào cọc. 0 — không giới hạn.
Các công tắc: Stacked (xếp các cột lên nhau), Legend (chú giải), Value labels (nhãn giá trị), Category labels (nhãn danh mục), Grid (lưới).

Đồ thị đã dựng được tải xuống bằng các nút Download PNG và Download SVG — định dạng thứ hai không mất chất lượng khi phóng to, rất tiện để chèn vào bài trình bày.

Lưu và xuất dữ liệu

Phía trên bảng có bốn nút: lưu, xuất ra tệp, cài đặt các cột và chuyển sang biểu đồ.

Khi lưu, có ba thứ được đặt:

Tiêu đề — tên trong danh sách báo cáo.
Mô tả — mô tả: cần xem gì trong báo cáo.
Ai thấy được báo cáo — “Chỉ mình tôi” hoặc “Mọi người trong công ty này”.

Báo cáo đã lưu sẽ xuất hiện trong danh sách trên trang chính của phần này với các cột Tiêu đề, Mô tả, Hiển thị và các hành động. Báo cáo riêng được ghi dấu là cá nhân. Trong dòng có hai hành động: mở (con mắt) và xóa (thùng rác) — việc xóa sẽ hỏi xác nhận.

Quyền truy cập

Vai trò	Có thể làm gì
Nhân viên	Không có quyền truy cập vào báo cáo
Quản trị viên	Dựng, xem, lưu và xuất dữ liệu
Chủ sở hữu	Toàn quyền truy cập

Các vấn đề có thể gặp và cách giải quyết

Vấn đề	Nguyên nhân	Cách giải quyết
Trong menu không có mục Báo cáo (new)	Không đủ quyền	Cần vai trò quản trị viên hoặc chủ sở hữu
Sau khi nhấn Áp dụng bảng vẫn trống	Trong khoảng thời gian đó không có nhiệm vụ nào, hoặc các bộ lọc quá hẹp	Hãy mở rộng khoảng ngày, bỏ các bộ lọc và nhấn Áp dụng lại
Đã đổi bộ lọc mà các con số vẫn như cũ	Báo cáo chưa được tính lại	Hãy nhấn Áp dụng — không có việc tự động tính lại
Thay vì Phân tích tác vụ lại là các công cụ dựng theo ca	Công ty làm việc ở chế độ lịch làm việc	Hãy chuyển chế độ làm việc hoặc dùng phần phân tích ca làm
Đồng nghiệp không thấy báo cáo đã lưu	Đã lưu ở dạng riêng tư (cá nhân)	Hãy lưu lại với mức hiển thị “Mọi người trong công ty này”
Các chỉ số theo hạng mục đã lên kế hoạch đều trống	Trong các nhiệm vụ không dùng đến hạng mục đã lên kế hoạch	Các cột này chỉ được điền cho những nhiệm vụ có hạng mục

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi: Báo cáo động khác báo cáo thông thường ở điểm nào? Trả lời: Báo cáo thông thường là các biểu mẫu có sẵn với bộ dữ liệu cố định. Còn ở đây bạn tự đặt khoảng thời gian, bộ lọc, cách nhóm và bộ chỉ số, rồi lưu kết quả để dùng lại.

Câu hỏi: Có bắt buộc phải đặt khoảng thời gian không? Trả lời: Có, không có khoảng ngày thì báo cáo sẽ không dựng được.

Câu hỏi: Vì sao các con số không thay đổi sau khi đổi bộ lọc? Trả lời: Cần nhấn Áp dụng.

Câu hỏi: Có bao nhiêu chỉ số khả dụng theo nhiệm vụ? Trả lời: Ba mươi — từ số lượng nhiệm vụ và tỷ lệ hoàn thành đến thời gian của toàn bộ chu trình và các hạng mục đã lên kế hoạch.

Câu hỏi: Backlog là gì? Trả lời: Là những nhiệm vụ vẫn chưa được nhận để thực hiện.

Câu hỏi: Thời gian dẫn khác thời gian của toàn bộ chu trình ở điểm nào? Trả lời: Thời gian dẫn là bản thân công việc diễn ra trong bao lâu. Toàn bộ chu trình là khoảng thời gian trôi qua từ lúc tạo nhiệm vụ đến lúc đóng nó, bao gồm cả thời gian chờ.

Câu hỏi: Có thể xem dữ liệu dưới dạng đồ thị không? Trả lời: Có, bằng nút có hình biểu đồ phía trên bảng.

Câu hỏi: Làm thế nào để xuất báo cáo? Trả lời: Bằng nút xuất dữ liệu phía trên bảng — dữ liệu được tải xuống dưới dạng tệp.

Câu hỏi: Làm thế nào để chia sẻ báo cáo với đồng nghiệp? Trả lời: Khi lưu, hãy chọn mức hiển thị “Mọi người trong công ty này”.

Câu hỏi: Việc xóa báo cáo có xóa cả nhiệm vụ không? Trả lời: Không, chỉ thiết lập đã lưu của báo cáo bị xóa. Dữ liệu của các nhiệm vụ vẫn còn.

Câu hỏi: Có thể dựng báo cáo theo một người thực hiện hoặc một khách hàng không? Trả lời: Có, qua Thêm bộ lọc — rồi sau đó nhóm kết quả theo cách bạn cần.