Trước khi xuất hóa đơn đầu tiên, bạn cần thiết lập mô-đun: chỉ định những gì sẽ in trên tài liệu và bắt đầu đánh số từ số nào. Các thiết lập chỉ cần mở một lần và có hiệu lực với toàn bộ tài liệu của công ty.
Đường dẫn: menu Shifton (tên công ty ở phần đầu trang) → Mô-đun → tab Cài đặt → Lập hóa đơn trong danh sách bên trái.
Thiết lập cơ bản
Những trường này sẽ xuất hiện ở phần đầu của mọi tài liệu — hóa đơn, lệnh công việc, biên nhận, biên bản.
| Trường | Chức năng |
|---|---|
| Logo công ty | Logo trên tài liệu. Nút Chọn logo — tải lên hoặc thay thế |
| Tên công ty | Tên tổ chức, trường bắt buộc |
| Thuế mặc định (phần trăm) | Thuế mặc định, được điền vào tài liệu mới. Bạn có thể để 0 và nhập thuế thủ công trong từng tài liệu |
| Khối địa chỉ | Địa chỉ của tổ chức. Văn bản tự do: được in trên tài liệu đúng như đã nhập, các dấu ngắt dòng được giữ lại |
| Chặn thanh toán | Thông tin thanh toán — người nhận, ngân hàng, BIC, số tài khoản. Cũng là văn bản tự do gồm nhiều dòng |
Địa chỉ và thông tin thanh toán là các trường văn bản thông thường, không kiểm tra định dạng. Điều này là có chủ ý: yêu cầu về thông tin thanh toán ở mỗi quốc gia mỗi khác, và một định dạng cứng nhắc sẽ gây trở ngại.
Bộ đếm tài liệu
Mỗi loại tài liệu có cách đánh số riêng và được thiết lập riêng biệt. Mỗi loại có hai trường: Tiền tố — phần đứng trước số, Bộ đếm — tiếp tục đánh số từ số nào.
| Bộ đếm | Tiền tố mặc định | Dành cho tài liệu nào |
|---|---|---|
| Máy đếm ước tính | EST- | Ước tính |
| Bộ đếm đơn hàng | WO- | Lệnh công việc |
| Bộ đếm hóa đơn | INV- | Hóa đơn |
| Quầy đếm biên lai | REC- | Biên nhận |
| Bằng chứng quầy dịch vụ | POW- | Biên bản công việc đã hoàn thành |
Số tài liệu được ghép từ tiền tố và giá trị hiện tại của bộ đếm: với tiền tố INV- và bộ đếm 5, hóa đơn tiếp theo sẽ có số INV-5, còn bộ đếm sẽ chuyển thành 6.
Tại sao cần thay đổi bộ đếm. Nếu bạn chuyển sang Shifton từ một hệ thống khác, nơi hóa đơn đã đến số 340, hãy đặt bộ đếm là 341 — việc đánh số sẽ tiếp tục liền mạch, và trong báo cáo sẽ không có hai tài liệu trùng số.
Tiền tố có thể để trống — khi đó số tài liệu sẽ chỉ là một con số.
Sau khi sửa bất kỳ trường nào, hãy nhấn Lưu ở cuối trang. Các thiết lập áp dụng cho tài liệu mới; những tài liệu đã xuất không thay đổi.
Quyền truy cập
| Vai trò | Có thể làm gì |
|---|---|
| Nhân viên | Không thấy phần thiết lập mô-đun |
| Quản trị viên | Mở và thay đổi các thiết lập |
| Chủ sở hữu | Toàn quyền truy cập |
Các vấn đề có thể gặp và cách giải quyết
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách giải quyết |
|---|---|---|
| Trong danh sách bên trái không có mục Lập hóa đơn | Mô-đun “Tài liệu tài chính” chưa được bật | Hãy bật nó ở tab Mô-đun và nhấn Lưu |
| Nút Lưu không có tác dụng | Chưa điền một trường bắt buộc — tên công ty hoặc giá trị bộ đếm | Hãy kiểm tra các trường có dấu hoa thị |
| Tài liệu không có logo | Logo chưa được tải lên hoặc tài liệu được tạo trước khi tải logo | Hãy tải logo lên và tạo lại tài liệu |
| Hai tài liệu có cùng một số | Bộ đếm đã bị lùi lại | Hãy đặt bộ đếm lớn hơn số lớn nhất đã được cấp |
| Thuế không được điền vào hóa đơn | Trong thiết lập đang là 0 | Hãy chỉ định thuế mặc định hoặc đặt thuế ngay trong tài liệu |
| Thông tin thanh toán bị in trên một dòng | Các dấu ngắt dòng không được giữ lại khi dán từ ứng dụng khác | Hãy nhập lại các dấu ngắt dòng trong trường Chặn thanh toán |
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Có bắt buộc phải thiết lập mô-đun trước hóa đơn đầu tiên không? Trả lời: Về mặt kỹ thuật thì không, nhưng tài liệu sẽ không có logo cũng không có thông tin thanh toán. Hợp lý hơn là điền các thiết lập một lần từ trước.
Câu hỏi: Có thể đặt thông tin thanh toán khác nhau cho từng khách hàng không? Trả lời: Không, khối thông tin thanh toán chỉ có một cho cả công ty và được in trên mọi tài liệu.
Câu hỏi: Nếu thay logo thì các tài liệu đã xuất sẽ thế nào? Trả lời: Không có gì cả. Các thiết lập áp dụng cho tài liệu mới, còn tài liệu cũ vẫn giữ nguyên.
Câu hỏi: Có thể bắt đầu đánh số từ bất kỳ con số nào không? Trả lời: Được, hãy nhập giá trị cần thiết vào trường Bộ đếm. Điều quan trọng là nó phải lớn hơn các số đã cấp, nếu không sẽ xuất hiện số trùng.
Câu hỏi: Tiền tố có bắt buộc không? Trả lời: Không. Nếu để trống trường này, số tài liệu sẽ chỉ là một con số.
Câu hỏi: Thuế mặc định có ảnh hưởng đến các tài liệu đã tạo không? Trả lời: Không, nó chỉ được điền vào tài liệu mới.
Câu hỏi: Xem ở đâu để biết tài liệu tiếp theo sẽ nhận số nào? Trả lời: Tiền tố và giá trị hiện tại của bộ đếm nằm ngay trong các thiết lập này: ghép lại chính là số tiếp theo.
Câu hỏi: Vì sao địa chỉ và thông tin thanh toán chỉ là các trường văn bản đơn giản? Trả lời: Yêu cầu về thông tin thanh toán ở mỗi quốc gia mỗi khác, nên định dạng không bị áp đặt: hệ thống in đúng những gì bạn đã nhập.
Câu hỏi: Bộ đếm có được đặt lại vào đầu năm không? Trả lời: Không, không có việc đặt lại tự động. Nếu cần đánh số từ đầu năm, hãy đặt bộ đếm về 1 thủ công.
Câu hỏi: Ai có thể thay đổi các thiết lập này? Trả lời: Quản trị viên và chủ sở hữu công ty. Nhân viên không thấy phần thiết lập mô-đun.