Hướng dẫn thiết lập Shifton từng bước

Hướng dẫn này mô tả trình tự thiết lập nền tảng Shifton đúng cách, từ đăng ký đến vận hành đầy đủ. Hãy thực hiện các bước theo thứ tự — mỗi bước tiếp theo phụ thuộc vào bước trước đó.

Tổng quan các bước

Bước 1. Đăng ký công ty

Chi tiết: Đăng ký công ty. Về chế độ Scheduling và Dịch vụ hiện trường, xem bài viết Chế độ hoạt động.

Bước 2. Xác nhận điện thoại và thêm thẻ

Trước khi mời nhân viên, cần thực hiện ba thao tác bắt buộc:

2.1 Xác nhận số điện thoại

2.2 Thêm thẻ ngân hàng

2.3 Đăng ký gói dịch vụ

Chi tiết: Xác nhận số điện thoại. Về phương thức thanh toán và gói dịch vụ — xem các bài viết Phương thức thanh toán và Số dư công ty và hóa đơn.

Bước 3. Cài đặt lương

Thiết lập các thông số thanh toán trước khi tạo lịch trình — chúng ảnh hưởng đến việc tính lương trong tất cả các ca làm tương lai.

Chi tiết: Cài đặt lương. Về hệ thống phân cấp mức lương, xem Phân cấp mức lương.

Bước 4. Kích hoạt mô-đun

Shifton sử dụng hệ thống mô-đun — chỉ kích hoạt các tính năng cần thiết.

Các mô-đun khuyến nghị ban đầu

Chi tiết: Tổng quan hệ thống mô-đun

Bước 5. Cấu hình mô-đun

Sau khi kích hoạt các mô-đun, hãy cấu hình các thông số của chúng.

Các cài đặt chính

Chi tiết: các bài viết trong mục Mô-đun

Bước 6. Thêm và mời nhân viên

Chi tiết: Thêm nhân viên

Bước 7. Tạo dự án

Dự án — là đơn vị tổ chức nhóm nhân viên và lịch trình (phòng ban, nhóm, chi nhánh).

Cấu hình dự án

Chi tiết: Quản lý dự án. Về mô-đun nhiều dự án — Phòng ban và dự án.

Bước 8. Tạo lịch trình

Lịch trình xác định quy tắc thời gian làm việc và chứa các ca làm của nhân viên.

Chi tiết: Tạo lịch trình

Bước 9. Làm việc với trang lịch biểu (Trang lịch trình)

Sau khi tạo lịch trình, chuyển đến trang lịch biểu để quản lý ca làm.

Chế độ xem

Các thao tác chính

Bộ lọc và lớp hiển thị

Xuất dữ liệu

Chi tiết: các bài viết trong mục Trang lịch biểu và ca làm

Bước 10. Tính năng bổ sung

Sau khi thiết lập cơ bản, kích hoạt các tính năng bổ sung khi cần:

Hoạt động (mô-đun Activity)

Lập kế hoạch các nhiệm vụ bổ sung ngoài ca làm — đào tạo, cuộc họp, kiểm kê. Tạo mẫu hoạt động và phân công cho nhân viên.

Bản đồ GPS (mô-đun Kiểm soát địa điểm làm việc)

Kiểm soát vị trí nhân viên khi chấm công vào/ra. Thiết lập bán kính khoảng cách cho phép từ địa điểm làm việc.

Yêu cầu của nhân viên

Nhân viên có thể tự thao tác qua ứng dụng hoặc phiên bản web:
– Yêu cầu nghỉ phép và nghỉ ốm (mô-đun Yêu cầu nghỉ phép)
– Trao đổi ca (nếu được phép trong cài đặt dự án)
– Nhận ca mở
– Từ chối ca

Báo cáo

11 loại báo cáo: giờ làm việc, lương, chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ và các loại khác. Lọc theo khoảng thời gian, nhân viên, dự án.

Chấm công (mô-đun Attendance)

Ghi nhận thời gian vào/ra của nhân viên — qua nút trong ứng dụng, tọa độ GPS hoặc mã QR.

Giờ nghỉ (mô-đun Breaks)

Quản lý giờ nghỉ trong ca — có lương và không lương, với giới hạn số lượng và thời lượng.

Bài viết liên quan

• Đăng ký công ty
• Đăng nhập lần đầu và tổng quan giao diện
• Thông tin chung về công ty
• Cài đặt lương
• Tổng quan hệ thống mô-đun
• Quản lý dự án
• Quản lý chức vụ

Câu hỏi thường gặp

H: Có thể bỏ qua bước nào không?
Đ: Bước 1–2 là bắt buộc. Bước 3–5 được khuyến nghị mạnh trước khi tạo lịch trình, vì cài đặt lương và mô-đun ảnh hưởng đến tính toán. Bước 6–8 — tối thiểu để bắt đầu.

H: Thiết lập đầy đủ mất bao lâu?
Đ: Thiết lập cơ bản (bước 1–8) mất 15–30 phút cho nhóm nhỏ.

H: Có bắt buộc phải cài đặt lương trước khi tạo lịch trình không?
Đ: Khuyến nghị mạnh. Cài đặt lương (đơn vị tiền tệ, chế độ lương, làm thêm giờ) áp dụng cho tất cả ca làm tương lai. Có thể thay đổi sau, nhưng không tính toán lại cho các ca đã tạo.

H: Có thể thêm nhân viên mà không gửi lời mời không?
Đ: Có. Thêm nhân viên mà không đánh dấu Gửi lời mời — nhân viên sẽ xuất hiện với trạng thái «Chưa được mời». Có thể mời sau.

H: Nếu không kích hoạt mô-đun nào thì sao?
Đ: Chức năng cơ bản (lịch trình, danh sách nhân viên, bảng điều khiển) hoạt động không cần mô-đun. Mô-đun bổ sung các tính năng — lương, nghỉ phép, chấm công, v.v.

H: Thứ tự đúng: nhân viên trước hay dự án trước?
Đ: Dự án đầu tiên được tạo tự động khi đăng ký. Khuyến nghị cấu hình dự án trước, sau đó thêm nhân viên — khi thêm có thể phân công vào dự án và lịch trình ngay.

H: Nhân viên đã thêm nhưng không thấy ca làm — phải làm gì?
Đ: Kiểm tra ba bước: 1) nhân viên đã được thêm vào dự án, 2) nhân viên đã được thêm vào lịch trình, 3) lịch trình đã được công bố. Cả ba bước đều bắt buộc.

H: Có thể quay lại thay đổi cài đặt sau không?
Đ: Có. Tất cả cài đặt (trừ loại lịch trình và múi giờ dự án đã có lịch trình) đều có thể thay đổi bất kỳ lúc nào.

H: Làm sao biết mình cần mô-đun nào?
Đ: Hãy bắt đầu với chức năng cơ bản. Kích hoạt mô-đun khi cần — mỗi mô-đun có 30 ngày dùng thử miễn phí.

H: Có cần tạo chức vụ (Vị trí) và kỹ năng (Kỹ năng) không?
Đ: Không bắt buộc. Chức vụ hữu ích cho các mức lương khác nhau và lọc. Kỹ năng — để tự động phân công nhân viên vào các nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể.

H: Làm sao mời nhân viên không có email?
Đ: Cung cấp số điện thoại di động — lời mời sẽ được gửi qua SMS.

H: «Nhân viên hoạt động» để tính chi phí là gì?
Đ: Nhân viên có ít nhất một ca làm trong tháng thanh toán. Nhân viên không hoạt động không bị tính phí.

H: Có bắt buộc phải công bố lịch trình không?
Đ: Với quản lý — không, ca làm vẫn hiển thị trong bảng quản trị. Nhưng nhân viên chỉ thấy ca của mình trong ứng dụng sau khi công bố.

H: Có thể thiết lập hệ thống cho nhiều chi nhánh không?
Đ: Có. Tạo dự án riêng cho mỗi chi nhánh (mô-đun Phòng ban và dự án). Mỗi dự án có quản lý, nhân viên và lịch trình riêng.

H: Làm sao thiết lập lịch luân phiên (2/2, ca trực xen kẽ)?
Đ: Khi tạo lịch trình, chọn loại Đặt sẵn và đặt mẫu luân phiên — hệ thống sẽ tự động lặp lại cho toàn bộ khoảng thời gian.