Tạo dự án và lịch trình đầu tiên

Dự án tập hợp nhân viên và lịch trình (như phòng ban, địa điểm hoặc nhóm). Lịch trình xác định quy tắc thời gian làm việc và chứa ca làm thực tế. Cần ít nhất một dự án và một lịch trình trước khi có thể phân công ca.

Phần 1: Dự án

Dự án đầu tiên được tạo tự động ngay sau khi đăng ký công ty. Bạn có thể đổi tên hoặc thay đổi cài đặt.

Cách chỉnh sửa dự án

Nhấn biểu tượng Dự án ở thanh bên trái (biểu tượng thư mục) → chọn dự án → chỉnh sửa:

Quyền nhân viên trong dự án

Nhãn dự án (Marks)

Mỗi dự án có thể có bộ nhãn riêng — thẻ màu để phân loại. Nhãn có thể gắn vào ca, và nhân viên trong lịch trình (tab Thành viên đội ngũ đã được lên lịch).

Quản lý nhãn: mở chỉnh sửa dự án → Đánh dấu → + Add Đánh dấu → nhập tên và chọn màu → Lưu.

Nhấn Lưu.

Tạo thêm dự án

Nhấn + Tạo một dự án trên trang Projects.

Phần 2: Tạo lịch trình

Bước 1: Mở trang Schedules

Nhấn biểu tượng Lịch trình ở thanh bên trái (biểu tượng danh sách).

Bước 2: Khởi chạy trình hướng dẫn

Nhấn + Thêm lịch trình.

Bước 3: Thông tin cơ bản (Bước 1)

Quyền cho nhân viên (mỗi mục có tùy chọn «Với xác nhận quản lý»):
– Trao đổi ca
– Chuyển ca vào danh sách mở
– Tự tạo ca
– Tạo giờ nghỉ
– Từ chối ca
– Nhận ca mở
– Trao đổi giờ nghỉ giữa các mẫu
– Chia ca

Nhấn Tiếp theo.

Bước 4: Chọn loại lịch trình (Bước 2)

Mỗi loại lịch trình có cài đặt riêng ở các bước tiếp theo.

Empty — lịch trình thủ công

Kiểm soát hoàn toàn bằng tay. Hệ thống không tạo ca — bạn thêm thủ công qua trang Schedule.

Ví dụ: Văn phòng nhỏ 5 người, quản lý tự quyết định ai làm khi nào.

Không có bước bổ sung — lịch trình được tạo ngay.

Basic — tự động tiêu chuẩn

Phù hợp cho lịch cố định. Bước 3 (Dữ liệu ca làm việc) đặt mẫu ca: ngày trong tuần, giờ bắt đầu/kết thúc, giờ nghỉ, địa điểm.

Ví dụ: Văn phòng T2–T6 09:00–18:00.

Theo khả dụng — theo lịch rảnh nhân viên

Nhân viên báo trước lịch rảnh. Hệ thống tự tạo ca dựa trên lịch rảnh. Bước 3 bao gồm: mẫu ca, Số lượng nhân viên yêu cầu theo ngày, Đặt nơi làm việc theo ngày, Thiết lập giờ nghỉ, Vị trí, Đánh dấu, tab Nhu cầu tải (cần mô-đun Dự báo).

Ví dụ: Quán cà phê, ngày thường cần 3 người, cuối tuần cần 1.

Advanced — tự động nâng cao

Cho lịch phức tạp. Bước 3: nhiều mẫu ca, Số lượng nhân viên yêu cầu theo ngày cho mỗi mẫu, Đặt nơi làm việc theo ngày, Thiết lập giờ nghỉ, ưu tiên phân phối, tab Nhu cầu tải.

Ví dụ: Tổng đài với ca sáng (10 người ngày thường, 5 cuối tuần), ca chiều (8 người) và ca đêm (3 người).

Preset — mẫu luân phiên

Cho lịch tuần hoàn. Bước 3 đặt mẫu luân phiên — hệ thống tự xen kẽ ngày làm và ngày nghỉ.

Ví dụ: Bảo vệ làm 2 ngày nghỉ 2 (2/2), hoặc nhà máy ca 24h.

Mẫu ca (Mẫu lịch trình) là gì

Mẫu ca — bộ thông số đã lưu để tạo ca nhanh. Thay vì nhập giờ, giờ nghỉ mỗi lần, bạn chọn mẫu có sẵn — tất cả trường tự điền.

Thành phần mẫu ca

Giờ nghỉ trong mẫu ca

1. Nghỉ đơn giản (Gián đoạn) — chỉ thời lượng tính bằng phút, không gắn giờ cụ thể.

2. Giờ nghỉ theo lịch (Thiết lập giờ nghỉ) — nghỉ chính xác với giờ bắt đầu. Bật hộp kiểm Thiết lập giờ nghỉ:

Nhấn Thêm thời gian nghỉ để thêm giờ nghỉ bổ sung. Có thể đặt nhiều giờ nghỉ trong một ca.

Bước 5: Cài đặt giới hạn — Settings (chỉ Theo khả dụng và Advanced)

Với loại Theo khả dụng và Nâng cao, bước bổ sung Cài đặt đặt giới hạn cho phân phối tự động:

Định mức giờ làm:

Giới hạn ca và nghỉ ngơi:

Quy tắc tùy chỉnh — nút + Add cho phép thêm quy tắc bổ sung.

Bộ lập kế hoạch nhu cầu (chỉ Theo khả dụng và Advanced, cần mô-đun Forecasting)

Khi có mô-đun Dự báo, tab Nhu cầu tải cho phép đặt số nhân viên cần thiết mỗi giờ mỗi ngày.

Bộ lập lịch khối lượng công việc theo giờ

Bước 6: Thêm nhân viên vào lịch trình

Mở Trang lịch trình (biểu tượng lịch) → chọn dự án và lịch trình → thêm nhân viên qua menu Hành động.

Phần 3: Thêm ca đầu tiên

Sau khi thêm, nhấn Xuất bản & thông báo cho nhân viên — nhân viên sẽ nhận thông báo về lịch trình.

Bài viết liên quan

• Hướng dẫn thiết lập từng bước
• Thêm nhân viên đầu tiên
• Cài đặt lương
• Phòng ban và dự án
• Giờ nghỉ
• Dự báo
• Quản lý dự án
• Quản lý địa điểm

Câu hỏi thường gặp

H: Một dự án có thể có bao nhiêu lịch trình?
Đ: Không giới hạn.

H: Thời lượng tối đa của lịch trình?
Đ: Khi tạo và gia hạn — tối đa 3 tháng mỗi lần. Có thể gia hạn không giới hạn số lần.

H: Có thể thay đổi loại lịch trình sau khi tạo không?
Đ: Không. Hãy tạo lịch trình mới với loại khác.

H: Nhân viên không hiển thị trên lưới lịch trình.
Đ: Đảm bảo nhân viên đã được thêm vào cả dự án và lịch trình.

H: Biểu tượng cảnh báo ⚠️ bên cạnh lịch trình.
Đ: Khoảng ngày đã hết hạn. Tạo lịch trình mới hoặc gia hạn lịch hiện tại.

H: Làm sao thêm nhân viên vào lịch trình sau khi tạo?
Đ: Mở Lịch trình → biểu tượng bút chì → tab Thêm nhân viên → chọn nhân viên → lưu.

H: Làm sao gia hạn lịch trình hết hạn?
Đ: Schedules → bút chì → tab Giảm/mở rộng lịch trình → chọn Kéo dài lịch trình → nhập ngày mới → lưu.

H: «Tuần control Loại» trong lịch trình để làm gì?
Đ: Xác định cách hệ thống phản ứng với làm thêm giờ. Cho phép — không giới hạn, Cho phép với xác nhận — quản lý duyệt, Chặn — ca vượt giờ đánh dấu chấm đỏ.

H: Làm sao tạo dự án thứ hai?
Đ: Vào Mô-đun → tăng số dự án trong Phòng ban và dự án → lưu. Nút + Tạo một dự án sẽ hoạt động.

H: Có thể đổi tên mẫu ca sau khi tạo lịch trình không?
Đ: Có. Nhấn vào mẫu ca trong lưới → nút chỉnh sửa → đổi tên và lưu.

H: Điều gì xảy ra nếu không công bố lịch trình?
Đ: Nhân viên không nhận thông báo và không thấy ca trong ứng dụng. Công bố là bắt buộc để thông báo cho nhóm.

H: Làm sao thêm giờ nghỉ theo lịch vào mẫu ca?
Đ: Trong mẫu ca bật hộp kiểm Thiết lập giờ nghỉ → nhập Title, Duration, Start và Paid → nhấn Thêm thời gian nghỉ để thêm giờ nghỉ bổ sung.

H: Sự khác biệt giữa Gián đoạn đơn giản và Thiết lập giờ nghỉ?
Đ: Break đơn giản — chỉ thời lượng tính bằng phút, không gắn giờ. Thiết lập giờ nghỉ — nghỉ chính xác với tên, giờ bắt đầu, thời lượng và hộp kiểm có lương.

H: Có thể đặt số nhân viên khác nhau cho ngày thường và cuối tuần không?
Đ: Có. Trong loại Theo khả dụng và Nâng cao, mỗi mẫu ca đặt Số lượng nhân viên yêu cầu riêng cho mỗi ngày trong tuần (T2–CN).

H: Bộ lập lịch khối lượng công việc theo giờ là gì?
Đ: Công cụ lập kế hoạch trực quan trong tab Nhu cầu tải (cần mô-đun Dự báo). Cho phép đặt số nhân viên cần cho mỗi giờ mỗi ngày.