Thêm nhân viên đầu tiên

Trước khi tạo lịch trình và phân công ca, hãy thêm nhân viên vào công ty. Shifton cho phép thêm từng người hoặc nhập từ tệp Excel.

Hướng dẫn từng bước

Bước 1: Mở trang Employees

Nhấn Nhân viên ở thanh bên trái (biểu tượng người).

Bước 2: Thêm nhân viên

Nhấn + Thêm nhân viên (góc trên bên trái). Bảng bên sẽ mở ra với biểu mẫu.

Bước 3: Điền biểu mẫu

Bước 4: Quyết định gửi lời mời hay không

Đánh dấu hộp kiểm Gửi lời mời để nhân viên nhận lời mời ngay qua email. Không đánh dấu — trạng thái «Chưa được mời», có thể mời sau.

Quan trọng: Để gửi lời mời, chủ sở hữu công ty phải:
1. Xác nhận số điện thoại (xác minh)
2. Thêm thẻ ngân hàng
3. Đăng ký gói thanh toán hàng tháng

Nếu không hoàn thành các bước này, việc gửi lời mời cho nhân viên sẽ không khả dụng.

Bước 5: Lưu

Phương án thay thế: nhập từ Excel

Trạng thái tài khoản

Trong cột Trạng thái tài khoản có sẵn Gửi lại lời mời và Mời ngay bây giờ.

Bài viết liên quan

• Hướng dẫn thiết lập từng bước
• Xác nhận số điện thoại
• Tạo dự án và lịch trình đầu tiên
• Phương thức thanh toán
• Thông báo SMS
• Quản lý dự án
• Quản lý chức vụ

Câu hỏi thường gặp

H: Có giới hạn số lượng nhân viên không?
Đ: Không có giới hạn cứng, nhưng chi phí phụ thuộc vào số nhân viên hoạt động.

H: «Tỷ lệ giờ hàng tháng, %» nghĩa là gì?
Đ: Tỷ lệ phần trăm so với giờ làm việc toàn thời gian. 100% — toàn thời gian, 50% — bán thời gian.

H: Có thể thêm nhân viên không có email không?
Đ: Có. Lời mời có thể được gửi qua email hoặc SMS — chỉ cần một trong hai.

H: Nhân viên không nhận được lời mời.
Đ: Kiểm tra địa chỉ email, yêu cầu kiểm tra thư mục «Spam», sử dụng Gửi lại lời mời.

H: Lỗi khi nhập tệp.
Đ: Đảm bảo sử dụng mẫu được cung cấp và điền đủ các trường bắt buộc (họ, tên).

H: Làm sao gửi lại lời mời?
Đ: Tại trang Employees, tìm nhân viên → trong cột Trạng thái tài khoản nhấn Gửi lại lời mời.

H: Khi nhấn «Add» mà không phải «Thêm và đóng» thì sao?
Đ: Bảng vẫn mở — có thể thêm nhân viên tiếp theo mà không cần tải lại biểu mẫu.

H: Có thể gán lịch trình cho nhân viên ngay khi thêm không?
Đ: Có. Trong biểu mẫu thêm có trường Chọn một dự án và Chọn lịch trình — chọn giá trị cần thiết trước khi lưu.

H: Làm sao thay đổi ngày bắt đầu làm việc của nhân viên?
Đ: Mở hồ sơ nhân viên → tab Chung → trường Thêm nhân viên bắt đầu từ. Hoặc chỉ định ngày cần thiết khi thêm lần đầu.

H: Có thể nhập bao nhiêu nhân viên cùng lúc?
Đ: Không giới hạn số dòng trong tệp. Sử dụng mẫu import_example.xlsx và điền đủ các trường bắt buộc.

H: Nhân viên có cần xác nhận lời mời để xuất hiện trong lịch trình không?
Đ: Không. Có thể thêm nhân viên vào dự án và lịch trình ngay sau khi tạo, bất kể trạng thái lời mời.

H: Có thể thêm nhân viên mà không có dự án và lịch trình không?
Đ: Có. Dự án và lịch trình không bắt buộc khi thêm — có thể gán sau qua hồ sơ nhân viên.

H: Làm sao mời nhân viên không có email?
Đ: Cung cấp số điện thoại di động — lời mời sẽ được gửi qua SMS.

H: Trường «Số Nhân Viên» là gì?
Đ: Mã số nội bộ cho nhu cầu kế toán. Không ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống, được sử dụng trong báo cáo.

H: Có thể xóa nhân viên khỏi hệ thống không?
Đ: Có. Mở hồ sơ nhân viên và chọn xóa. Nhân viên đã xóa sẽ hiển thị trong lịch trình với ghi chú «(deleted)».

H: Làm sao gán hàng loạt nhân viên vào dự án?
Đ: Mở Projects → chọn dự án → trường Nhân viên → chọn nhiều nhân viên → lưu.

H: Có thể thay đổi vai trò nhân viên sau khi thêm không?
Đ: Có. Mở hồ sơ nhân viên → thay đổi vai trò (Employee, Manager, Admin) → lưu.

Câu hỏi thường gặp

Q: Có giới hạn số lượng nhân viên không?
A: Không có giới hạn cứng, nhưng hóa đơn phụ thuộc vào số lượng nhân viên hoạt động.

Q: “Tỷ lệ giờ làm việc hàng tháng, %” có nghĩa là gì?
A: Tỷ lệ phần trăm giờ làm việc toàn thời gian. 100% — toàn thời gian, 50% — bán thời gian.

Q: Tôi có thể thêm nhân viên mà không cần email không?
A: Có. Lời mời có thể được gửi qua email hoặc SMS đến điện thoại — chỉ cần một trong hai là đủ.

Q: Nhân viên không nhận được lời mời.
A: Kiểm tra địa chỉ email, yêu cầu họ kiểm tra thư mục thư rác, sử dụng Gửi lại lời mời.

Q: Lỗi khi nhập tệp.
A: Đảm bảo bạn đang sử dụng mẫu được cung cấp và các trường bắt buộc (tên, họ) đã được điền.

Q: Làm cách nào để gửi lại lời mời?
A: Trên trang Employees, tìm nhân viên → trong cột Trạng thái tài khoản, nhấp Gửi lại lời mời.

Q: Điều gì xảy ra nếu tôi đóng biểu mẫu thêm nhân viên bằng cách nhấp “Add” mà không nhấp “Thêm và đóng”?
A: Bảng điều khiển vẫn mở — bạn có thể ngay lập tức thêm nhân viên tiếp theo mà không cần tải lại biểu mẫu.

Q: Tôi có thể gán lịch cho nhân viên ngay khi thêm họ không?
A: Có. Biểu mẫu thêm có các trường Chọn một dự án và Chọn lịch trình — chọn các giá trị mong muốn trước khi lưu.

Q: Làm cách nào để thay đổi ngày bắt đầu của nhân viên?
A: Mở hồ sơ nhân viên → tab Chung → trường Thêm nhân viên bắt đầu từ. Hoặc chỉ định ngày mong muốn khi thêm ban đầu.

Q: Có thể nhập bao nhiêu nhân viên cùng một lúc?
A: Không có giới hạn số lượng hàng trong tệp. Sử dụng mẫu import_example.xlsx và điền đầy đủ tất cả các trường bắt buộc.

Q: Nhân viên có cần chấp nhận lời mời để xuất hiện trong lịch không?
A: Không. Bạn có thể thêm nhân viên vào dự án và lịch ngay sau khi tạo, bất kể tình trạng lời mời.

Q: Tôi có thể thêm nhân viên mà không có dự án và lịch không?
A: Có. Dự án và lịch không bắt buộc khi thêm — bạn có thể gán chúng sau thông qua hồ sơ nhân viên.

Q: Làm cách nào để mời nhân viên nếu họ không có email?
A: Nhập số điện thoại di động — lời mời sẽ được gửi qua SMS.

Q: Trường “Số Nhân Viên” có nghĩa là gì?
A: Số ID nhân viên nội bộ cho nhu cầu ghi chép của bạn. Nó không ảnh hưởng đến chức năng của hệ thống và được sử dụng trong báo cáo.

Q: Tôi có thể xóa nhân viên khỏi hệ thống không?
A: Có. Mở hồ sơ nhân viên và chọn hành động xóa. Nhân viên bị xóa sẽ được hiển thị trong lịch với nhãn “(deleted)”.

Q: Làm cách nào để gán hàng loạt nhân viên cho dự án?
A: Mở Projects → chọn dự án → trường Nhân viên → chọn nhiều nhân viên qua multi-select → lưu.

Q: Tôi có thể thay đổi vai trò của nhân viên sau khi thêm họ không?
A: Có. Mở hồ sơ nhân viên → thay đổi vai trò (Employee, Manager, Admin) → lưu.