Báo cáo động - Shifton Help

Trang Báo cáo cổ điển đưa ra mười một báo cáo có sẵn với bộ dữ liệu được định trước. Báo cáo động là một công cụ dựng: bạn tự chọn khoảng thời gian, bộ lọc và cách nhóm, nhận được đúng lát cắt dữ liệu cần thiết và lưu nó lại để không phải dựng lại từ đầu.

Trang được mở từ menu bên trái: Báo cáo (new).

Hai công cụ dựng

Công cụ dựng	Theo dữ liệu nào
Phân tích ca làm	Ca làm: số lượng, thời lượng, xác nhận, đi muộn, vắng mặt, chi phí và chi trả
Phân tích hoạt động	Các hoạt động bên trong ca làm. Chỉ khả dụng khi mô-đun Hoạt động được bật

Bộ công cụ dựng phụ thuộc vào chế độ làm việc của công ty: ở chế độ dịch vụ hiện trường, thay cho hai công cụ này sẽ là Phân tích tác vụ.

Cách dựng báo cáo

Hãy nhấn vào công cụ dựng cần thiết — vùng làm việc sẽ mở ra với các bộ lọc ở trên và bảng ở dưới.

Khoảng ngày — khoảng thời gian để tính toán. Đây là điều kiện bắt buộc duy nhất.
Thêm bộ lọc — các điều kiện bổ sung để thu hẹp tập dữ liệu (theo dự án, lịch làm việc, nhân viên, v.v.).
Áp dụng — tính lại báo cáo. Chừng nào bạn chưa nhấn, bảng sẽ không được cập nhật.
Nhóm theo kỳ — chia các dòng theo những đoạn nào: tháng, tuần, ngày.
Nhóm theo — cấp chia thứ hai: ví dụ, theo dự án hoặc theo nhân viên.
Tìm kiếm — tìm một dòng trong bảng đã dựng.
Giờ thập phân — công tắc định dạng thời gian: 1.5 thay cho 1:30. Tiện khi dữ liệu sẽ được đưa vào bảng tính hoặc vào việc tính lương.

Các khoảng thời gian có sẵn

Trường Khoảng ngày có thể không cần điền thủ công: khi nhấn vào, lịch sẽ mở ra kèm danh sách các phương án có sẵn — Hôm nay, Hôm qua, Ngày mai, Tuần này, Tuần trước, Tuần tới, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tháng này, Tháng trước, Tháng tới và những phương án khác. Thông thường như vậy là đủ; khoảng thời gian được đặt thủ công khi cần một khoảng không theo tiêu chuẩn.

Ở dòng cuối của mỗi nhóm sẽ hiển thị tổng của nhóm đó, còn phía dưới là tổng chung.

Trên dữ liệu thực thì nó trông thế nào

Dưới đây là phân tích ca làm cho năm 2026, nhóm theo tháng và theo dự án:

Qua bảng như vậy có thể thấy ngay cả khối lượng (số ca làm và tổng số giờ), cả chất lượng (tỷ lệ xác nhận, đi muộn, vắng mặt), cả tiền (chi phí, tiền thưởng, tiền phạt) — trong một lát cắt, không cần chuyển qua lại giữa các báo cáo.

Có thể tính được những gì

Đây là điểm khác biệt chính so với các báo cáo cổ điển: trong phân tích ca làm có hơn năm mươi chỉ số khả dụng, và bạn tự quyết định xem chỉ số nào. Chúng được chia thành các nhóm:

Ca làm: số lượng ca làm, nhân viên duy nhất, dự án duy nhất, số ca làm trên mỗi nhân viên.
Thời lượng: tổng, trung bình, nhỏ nhất và lớn nhất, theo kế hoạch và độ lệch so với kế hoạch, giờ đêm và giờ ngày lễ.
Nghỉ giải lao: số lượng, tổng thời gian, trung bình trên mỗi ca làm, các lần nghỉ bị bỏ qua.
Xác nhận: các ca làm đã được xác nhận và tỷ lệ xác nhận.
Đi muộn: số lượng, tỷ lệ, tổng và thời gian đi muộn trung bình, mức đi muộn lớn nhất.
Về sớm: số lượng, tổng và thời gian trung bình.
Vắng mặt: số lượng và tỷ lệ.
Chi phí: tổng chi phí, chi phí trung bình, nhỏ nhất và lớn nhất của một ca làm, chi phí trung bình mỗi giờ, giờ đêm, ngày lễ, cuối tuần, ngoài giờ.
Tiền thưởng và tiền phạt: các khoản tiền, số lượng, giá trị trung bình và lớn nhất.
Chi trả: các khoản tạm ứng và tổng số tiền phải chi trả, trong đó có mức trung bình trên mỗi ca làm.

Các cột không cần thiết được bỏ đi bằng nút cài đặt — biểu tượng bánh răng phía trên bảng sẽ mở bảng Manage columns. Danh sách các cột trong đó chỉ xuất hiện sau khi báo cáo đã được dựng: với một báo cáo trống thì không có gì để thiết lập.

Biểu đồ

Nút có hình biểu đồ phía trên bảng sẽ mở đồ thị theo cùng dữ liệu đó — đây không chỉ là “một dạng xem khác”, mà là một bảng riêng có các thiết lập:

Chart type — loại biểu đồ, ví dụ biểu đồ cột.
X axis — đặt gì theo trục ngang. Phương án Combined (all) gộp các cách nhóm vào một nhãn, ví dụ “2026-02 / active”.
Y axis (metrics) — vẽ những chỉ số nào. Có thể chọn nhiều chỉ số cùng lúc.
Max items — giới hạn số phần tử, để đồ thị không biến thành một hàng rào cọc. 0 — không giới hạn.
Các công tắc: Stacked (xếp các cột lên nhau), Legend (chú giải), Value labels (nhãn giá trị), Category labels (nhãn danh mục), Grid (lưới).

Đồ thị đã dựng được tải xuống bằng các nút Download PNG và Download SVG — định dạng thứ hai không mất chất lượng khi phóng to, rất tiện để chèn vào bài trình bày.

Lưu và xuất dữ liệu

Phía trên bảng có bốn nút:

Nút	Làm gì
Lưu	Lưu báo cáo với các bộ lọc và cách nhóm hiện tại
Xuất dữ liệu	Tải dữ liệu xuống thành tệp
Cài đặt	Chọn các cột và tham số hiển thị
Biểu đồ	Chuyển qua lại giữa bảng và đồ thị

Khi lưu, một cửa sổ sẽ mở ra, nơi cần đặt ba thứ:

Tiêu đề — tên mà báo cáo sẽ xuất hiện trong danh sách.
Mô tả — mô tả: báo cáo này để làm gì và cần xem gì trong đó. Điều này giúp đồng nghiệp rất nhiều.
Ai thấy được báo cáo — “Chỉ mình tôi” hoặc “Mọi người trong công ty này”.

Báo cáo đã lưu sẽ xuất hiện trong danh sách trên trang chính của phần này với các cột Tiêu đề, Mô tả, Hiển thị và các hành động. Báo cáo riêng được ghi dấu là cá nhân.

Trong dòng của báo cáo có hai hành động: mở (biểu tượng con mắt) và xóa (thùng rác). Việc xóa sẽ hỏi xác nhận: “Báo cáo sẽ bị xóa”.

Quyền truy cập

Vai trò	Có thể làm gì
Nhân viên	Không có quyền truy cập vào báo cáo
Người quản lý	Dựng và xem báo cáo, xuất dữ liệu
Quản trị viên	Như trên và thêm việc lưu các báo cáo chung
Chủ sở hữu	Toàn quyền truy cập

Các vấn đề có thể gặp và cách giải quyết

Vấn đề	Nguyên nhân	Cách giải quyết
Trong menu không có mục Báo cáo (new)	Không đủ quyền	Cần vai trò người quản lý, quản trị viên hoặc chủ sở hữu
Sau khi nhấn Áp dụng bảng vẫn trống	Trong khoảng thời gian đã chọn không có ca làm nào, hoặc các bộ lọc quá hẹp	Hãy mở rộng khoảng ngày, bỏ các bộ lọc không cần thiết và nhấn Áp dụng lại
Đã đổi bộ lọc mà các con số vẫn như cũ	Báo cáo chưa được tính lại	Hãy nhấn Áp dụng — việc tính lại không diễn ra tự động
Phân tích hoạt động không hiển thị gì	Mô-đun Hoạt động đã bị tắt hoặc các hoạt động không được ghi lại	Hãy bật mô-đun và kiểm tra rằng trong kỳ đó có hoạt động
Đồng nghiệp không thấy báo cáo đã lưu	Báo cáo được lưu ở dạng cá nhân	Hãy lưu lại nó với mức hiển thị “Mọi người trong công ty này”
Thay cho các công cụ dựng thường thấy lại là Phân tích tác vụ	Công ty làm việc ở chế độ dịch vụ hiện trường	Điều này là bình thường: bộ công cụ dựng phụ thuộc vào chế độ làm việc

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi: Cái này khác báo cáo thông thường ở điểm nào? Trả lời: Báo cáo thông thường là mười một biểu mẫu có sẵn với bộ dữ liệu cố định. Còn ở đây bạn tự đặt khoảng thời gian, bộ lọc và cách nhóm, chọn các chỉ số và lưu kết quả để dùng lại.

Câu hỏi: Có bắt buộc phải đặt khoảng ngày không? Trả lời: Có, khoảng thời gian là điều kiện bắt buộc để tính toán.

Câu hỏi: Vì sao sau khi đổi bộ lọc các con số không thay đổi? Trả lời: Cần nhấn Áp dụng. Báo cáo không tự tính lại.

Câu hỏi: Công tắc “Giờ thập phân” làm gì? Trả lời: Nó đổi định dạng thời gian: 1.5 thay cho 1:30. Tiện cho việc xuất ra bảng tính và cho các phép tính.

Câu hỏi: Có thể bỏ các cột không cần thiết không? Trả lời: Có, bằng nút cài đặt phía trên bảng — ở đó chọn các chỉ số.

Câu hỏi: Có bao nhiêu chỉ số khả dụng? Trả lời: Trong phân tích ca làm có hơn năm mươi — từ số lượng ca làm và thời lượng đến đi muộn, tiền thưởng, tiền phạt và số tiền phải chi trả.

Câu hỏi: Có thể xem báo cáo dưới dạng đồ thị không? Trả lời: Có, nút có hình biểu đồ sẽ chuyển dạng xem.

Câu hỏi: Làm thế nào để chia sẻ báo cáo với đồng nghiệp? Trả lời: Khi lưu, hãy chọn mức hiển thị “Mọi người trong công ty này”. Báo cáo riêng chỉ tác giả thấy được và được ghi dấu là cá nhân.

Câu hỏi: Có thể đổi mức hiển thị của báo cáo đã lưu không? Trả lời: Không có thiết lập riêng trong danh sách — hãy mở báo cáo và lưu lại nó với mức hiển thị cần thiết.

Câu hỏi: Điều gì xảy ra khi xóa báo cáo? Trả lời: Chỉ thiết lập đã lưu của báo cáo bị xóa, bản thân các ca làm và dữ liệu không bị ảnh hưởng. Hệ thống sẽ hỏi xác nhận.

Câu hỏi: Vì sao tôi không có “Phân tích hoạt động”? Trả lời: Nó chỉ xuất hiện khi mô-đun Hoạt động được bật.

Câu hỏi: Lấy các báo cáo này ở dịch vụ hiện trường thế nào? Trả lời: Ở đó, trên cùng trang này có công cụ dựng riêng — Phân tích tác vụ, với các chỉ số riêng theo nhiệm vụ.