Tạo lịch trình nâng cao (Advanced)

Tạo lịch trình với số lượng vị trí làm việc khác nhau cho mỗi ca. Loại lịch trình Advanced dành cho doanh nghiệp có nhiều ca trong ngày với nhu cầu nhân sự khác nhau.

Đây là gì?

Loại lịch trình Nâng cao sử dụng phân phối tự động để tạo ca trong đó mỗi khe thời gian có thể có số lượng nhân viên (vị trí làm việc) cần thiết khác nhau. Khác với loại Basic, nơi tất cả nhận cùng giờ, loại Advanced cho phép chỉ định bao nhiêu người cần trong mỗi khoảng thời gian ca.

Đây là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp sản xuất, bệnh viện, tổng đài và bất kỳ hoạt động nào làm nhiều ca trong ngày với yêu cầu bao phủ khác nhau.

Yêu cầu trước

#	Yêu cầu	Chi tiết
1	Tài khoản Shifton đang hoạt động	Bạn cần có tài khoản công ty đã đăng ký
2	Vai trò Administrator, Owner hoặc Manager	Bạn cần quyền để tạo lịch trình
3	Dự án có đủ nhân viên được gán	Bạn cần đủ nhân sự để bao phủ tất cả vị trí đã xác định

Hướng dẫn từng bước

Bước 1: Thông tin cơ bản

Chuyển đến mục Lịch trình trong menu bên và nhấn + Thêm lịch trình.

Điền các trường thông tin cơ bản:

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Tên lịch trình	Có	Tên mô tả (ví dụ: «Kho — xoay vòng 3 ca»)
màu sắc	Không	Chọn màu để nhận dạng lịch trình
Chọn một dự án	Có	Chọn dự án liên quan
Chọn ngày	Có	Thiết lập ngày bắt đầu và kết thúc — tối đa 3 tháng
Cơ bản Nhân viên Tỷ lệ thanh toán	Không	Mức lương cơ bản theo giờ cho ca
Chọn loại điều khiển tuần	Có	Xử lý giờ làm thêm: Cho phép với xác nhận (mặc định) / Allow / Disallow

Bên dưới là phần quyền hành động nhân viên (checkbox). Xem bài viết Cài đặt và quyền lịch trình.

Nhấn Tiếp theo để tiếp tục.

Bước 2: Chọn loại lịch trình

Chọn Nâng cao (phân phối tự động).

«Tạo lịch trình cho phép tạo nhiều ca làm việc với số lượng vị trí khác nhau cho mỗi ca. Giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp cần chia công việc hàng ngày thành ca.»

Nhấn Tiếp theo. Lịch trình đã được tạo.

Sau khi tạo: cài đặt mẫu ca

Loại Advanced hỗ trợ nhiều mẫu ca, mỗi mẫu có số vị trí cần thiết khác nhau. Sau khi tạo:

Nhấn vào tên lịch trình để mở.

Chuyển đến tab Mẫu ca làm việc để xác định từng loại ca (ví dụ: sáng, chiều, đêm) và số nhân sự cần cho mỗi ca.

Chuyển đến tab Thêm nhân viên để thêm nhân viên.

Sau khi tạo: thêm ca và xuất bản

Thêm ca qua Công ty Lịch trình bằng thêm hàng loạt hoặc nhập thủ công.

Nhấn Xuất bản & thông báo cho nhân viên để nhân viên có thể xem ca.

Quyền truy cập

Vai trò	Xem lịch trình	Tạo lịch trình Advanced	Chỉnh sửa ca	Xóa lịch trình
Chủ sở hữu	Có	Có	Có	Có
Quản trị viên	Có	Có	Có	Có
Quản lý	Có (dự án được gán)	Có (dự án được gán)	Có (dự án được gán)	Có (dự án được gán)
Nhân viên	Có (chỉ ca của mình)	Không	Không	Không

Câu hỏi thường gặp

H: Khi nào dùng Nâng cao thay vì Cơ bản?
Đ: Dùng Advanced khi hoạt động cần số nhân viên khác nhau vào các thời điểm khác nhau trong ngày. Ví dụ, nếu cần 5 người buổi sáng, 8 người buổi chiều và 3 người buổi đêm, Advanced là lựa chọn đúng. Nếu tất cả làm cùng giờ, Basic đơn giản hơn.

H: Có thể đặt số vị trí khác nhau cho các ngày trong tuần không?
Đ: Lịch trình Advanced áp dụng cùng cấu trúc ca cho tất cả ngày làm việc đã chọn. Nếu cần mức nhân sự khác nhau vào các ngày khác nhau, hãy tạo lịch trình riêng cho các nhóm ngày đó.

H: ca làm việcon quyết định nhân viên nào nhận ca nào như thế nào?
Đ: Hệ thống tự động phân phối nhân viên để cân bằng tải. Bạn có thể điều chỉnh thủ công sau khi tạo lịch trình.

H: Điều gì xảy ra nếu không đủ nhân viên để lấp đầy tất cả vị trí?
Đ: Shifton sẽ lấp đầy càng nhiều khe càng tốt với nhân viên có sẵn. Vị trí chưa được lấp sẽ hiển thị dưới dạng ca trống mà bạn có thể gán sau hoặc nhân viên có thể nhận.

H: Ca trong cùng lịch trình có thể có thời lượng khác nhau không?
Đ: Có. Mỗi khoảng ca có thể có giờ bắt đầu, kết thúc và cài đặt nghỉ riêng, nên ca không nhất thiết phải cùng thời lượng.

Vấn đề có thể xảy ra và giải pháp

Vấn đề	Nguyên nhân có thể	Giải pháp
Không đủ nhân viên gán cho ca	Dự án có ít nhân viên hơn số vị trí đã xác định	Thêm nhân viên vào dự án hoặc giảm số vị trí
Ca chồng chéo về thời gian	Phạm vi thời gian ca không được căn chỉnh đúng	Điều chỉnh giờ bắt đầu và kết thúc để ca không chồng chéo
Nhân viên được gán ca liên tiếp	Hệ thống có thể gán ca liên tiếp nếu khả dụng cho phép	Điều chỉnh gán thủ công để đảm bảo đủ nghỉ ngơi
Phân phối lịch trình không đều	Số nhân viên không đồng đều theo vị trí hoặc hạn chế khả dụng	Kiểm tra gán và khả dụng nhân viên, sau đó cân bằng thủ công