Tạo lịch trình theo khả dụng nhân viên (Theo khả

Tự động tạo ca dựa trên khả dụng do nhân viên chỉ định. Loại lịch trình này đảm bảo chỉ gán ca cho nhân viên khả dụng.

Đây là gì?

Loại lịch trình Theo khả dụng sử dụng phân phối tự động để tạo ca, kiểm tra cài đặt khả dụng của mỗi nhân viên. Thay vì gán giờ cố định cho tất cả, loại này tính đến ngày và giờ mà mỗi thành viên đánh dấu là khả dụng trong hồ sơ.

Đặc biệt hữu ích cho đội nhóm làm việc bán thời gian, cửa hàng bán lẻ và bất kỳ tổ chức nào mà nhân viên có lịch và sở thích khác nhau.

Quan trọng: Nhân viên bắt buộc phải cài đặt khả dụng trước. Nếu nhân viên không chỉ định khả dụng, họ sẽ không nhận được ca khi sử dụng loại lịch trình này.

Yêu cầu trước

#	Yêu cầu	Chi tiết
1	Tài khoản Shifton đang hoạt động	Bạn cần có tài khoản công ty đã đăng ký
2	Vai trò Administrator, Owner hoặc Manager	Bạn cần quyền để tạo lịch trình
3	Dự án có nhân viên được gán	Lịch trình phải gắn với dự án có nhân viên
4	Khả dụng nhân viên đã cài đặt	Mỗi nhân viên phải chỉ định khả dụng trong hồ sơ trước khi tạo lịch trình

Hướng dẫn từng bước

Trước khi bắt đầu: kiểm tra khả dụng nhân viên

Chuyển đến hồ sơ mỗi nhân viên.

Đảm bảo mục Khả dụng đã được điền — chỉ định ngày và giờ làm việc ưa thích.

Nếu khả dụng chưa cài đặt, yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ hoặc cài đặt cho họ (nếu bạn có quyền chỉnh sửa).

Bước 1: Thông tin cơ bản

Chuyển đến mục Lịch trình trong menu bên và nhấn + Thêm lịch trình.

Điền các trường thông tin cơ bản:

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Nhập tên lịch trình	Có	Tên mô tả (ví dụ: «Đội bán lẻ — Tháng 4, theo khả dụng»)
màu sắc	Không	Chọn màu để nhận dạng lịch trình
Chọn một dự án	Có	Chọn dự án mà lịch trình gắn liền
Chọn ngày	Có	Thiết lập ngày bắt đầu và kết thúc — tối đa 3 tháng
Cơ bản Nhân viên Tỷ lệ thanh toán	Không	Mức lương cơ bản theo giờ cho ca trong lịch trình này
Chọn loại điều khiển tuần	Có	Xử lý giờ làm thêm: Cho phép với xác nhận (mặc định) / Allow / Disallow

Bên dưới là phần quyền hành động nhân viên (checkbox). Chi tiết — trong bài viết Cài đặt và quyền lịch trình.

Nhấn Tiếp theo để tiếp tục.

Bước 2: Chọn loại lịch trình

Trên màn hình chọn loại lịch trình chọn Theo sự sẵn có (phân phối tự động).

«Tạo lịch trình, kiểm tra cài đặt khả dụng nhân viên. Ca được gán cho nhân viên theo giờ làm việc ưa thích, cho phép tạo lịch trình chính xác hơn và tránh thời gian chết.»

Lưu ý: nhân viên phải có khả dụng đã cài đặt.

Nhấn Tiếp theo. Lịch trình đã được tạo.

Sau khi tạo: thêm nhân viên

Nhấn vào tên lịch trình để mở.

Chuyển đến tab Thêm nhân viên.

Chọn nhân viên và nhấn Add. Hệ thống sẽ tính khả dụng của mỗi nhân viên khi tạo ca.

Sau khi tạo: thêm ca và xuất bản

Thêm ca qua Công ty Lịch trình bằng thêm hàng loạt hoặc nhập thủ công.

Nhấn Xuất bản & thông báo cho nhân viên để nhân viên có thể xem ca.

Quyền truy cập

Vai trò	Xem lịch trình	Tạo lịch trình	Chỉnh sửa ca	Cài đặt khả dụng nhân viên
Chủ sở hữu	Có	Có	Có	Có (tất cả nhân viên)
Quản trị viên	Có	Có	Có	Có (tất cả nhân viên)
Quản lý	Có (dự án được gán)	Có (dự án được gán)	Có (dự án được gán)	Có (nhân viên được gán)
Nhân viên	Có (chỉ ca của mình)	Không	Không	Có (chỉ khả dụng của mình)

Câu hỏi thường gặp

H: Điều gì xảy ra nếu nhân viên không chỉ định khả dụng?
Đ: Hệ thống sẽ không áp dụng ràng buộc khả dụng cho nhân viên đó — họ có thể được gán vào bất kỳ ca nào. Đảm bảo tất cả nhân viên đã cập nhật khả dụng trước khi tạo lịch trình.

H: Nhân viên có thể cập nhật khả dụng sau khi tạo lịch trình không?
Đ: Có, nhân viên có thể cập nhật khả dụng bất cứ lúc nào. Tuy nhiên thay đổi không tự động cập nhật lịch trình hiện có. Bạn cần điều chỉnh ca thủ công hoặc tạo lại lịch trình.

H: Hệ thống phân phối ca như thế nào khi nhiều nhân viên khả dụng cùng lúc?
Đ: Khi nhiều nhân viên khả dụng cho cùng khe thời gian, Shifton phân phối ca để cân bằng tải đồng đều giữa tất cả thành viên khả dụng.

H: Nếu không có nhân viên nào khả dụng vào ngày cụ thể?
Đ: Ngày đó sẽ không có ca được gán. Bạn cần thêm ca thủ công hoặc yêu cầu nhân viên cập nhật khả dụng để bao phủ ngày đó.

H: Ca không hiển thị cho nhân viên — tại sao?
Đ: Ca cần được xuất bản. Nhấn Xuất bản & thông báo cho nhân viên trên trang lịch trình. Trước khi xuất bản, ca chỉ hiển thị cho quản lý.

Vấn đề có thể xảy ra và giải pháp

Vấn đề	Nguyên nhân có thể	Giải pháp
Ca không tạo cho bất kỳ nhân viên nào	Không ai có khả dụng đã cài đặt	Đảm bảo nhân viên đã chỉ định khả dụng trong hồ sơ
Một số nhân viên không nhận được ca	Nhân viên chưa chỉ định khả dụng hoặc chỉ định quá ít giờ	Yêu cầu họ cập nhật cài đặt khả dụng
Quá nhiều ca gán cho một nhân viên	Nhân viên khác có khả dụng hạn chế, dẫn đến phân phối không đều	Kiểm tra và cân bằng khả dụng trong đội hoặc đặt giới hạn số ca
Lịch trình không phản ánh thay đổi khả dụng gần đây	Lịch trình được tạo trước khi cập nhật khả dụng	Tạo lại lịch trình hoặc thêm ca thiếu thủ công
Ca trùng với yêu cầu nghỉ phép nhân viên	Khả dụng và yêu cầu nghỉ phép được quản lý riêng	Kiểm tra yêu cầu nghỉ phép và điều chỉnh ca sau khi tạo lịch trình