Nhân viên nhìn thấy trong ứng dụng không giống những gì người quản lý thấy. Họ không cần cài đặt công ty và việc quản lý nhóm — họ cần xem các ca của mình, bắt đầu làm việc, xin nghỉ phép và đổi ca với đồng nghiệp. Bài viết này nói về những gì dành riêng cho họ.
Hướng dẫn từng bước
Menu
☰ ở thanh dưới mở Không gian làm việc (Workspace). Ở nhân viên, phần này ngắn:
| Nhóm | Mục |
|---|---|
| Thẻ ở trên | Hồ sơ (Profile) và Công ty (Company) |
| Lập lịch (SCHEDULING) | Hoạt động (Activity) |
| Cá nhân (PERSONAL) | Khi tôi có sẵn (When I am available), Lương của tôi (My salary), Các tập tin của tôi (My files) |
| Hỗ trợ (SUPPORT) | Trung tâm trợ giúp (Help center) |
Nhân viên không có các phần Lịch trình, Bản đồ địa lý, Báo cáo, Dự án, Nhân viên công ty và Cơ cấu công ty — đây là các phần quản lý. Bù lại, có Lương của tôi, thứ mà chủ sở hữu không có: nhân viên xem các khoản lương của mình ở đây.
Lương của tôi
Lương của tôi (My salary) — phần mà chủ sở hữu không có: đây là các khoản lương cá nhân của nhân viên. Phía trên là kỳ, bên dưới là bản tổng hợp:
| Nội dung hiển thị | Giải thích |
|---|---|
| Tổng thu nhập (Total earned) | Tổng số đã kiếm được trong kỳ |
| Thưởng (Bonus) | Các khoản thưởng đã tính |
| Giữ lại (Retention) | Các khoản trừ |
| Tổng thời gian đã làm việc (Total worked) | Số giờ đã làm việc |
| Bao gồm các ca làm việc ban ngày (Includes day shifts) / Bao gồm ca đêm (Includes night shifts) | Phân tách giờ ban ngày và ban đêm kèm số tiền |
Bảng điều khiển
Màn hình đầu tiên sau khi đăng nhập: ca hiện tại hoặc ca gần nhất, nút bắt đầu ca và danh sách các ca sắp tới theo ngày. Được sắp xếp giống như ở người quản lý, nhưng chỉ hiển thị các ca của bạn.
Cách bắt đầu và kết thúc ca — trong bài viết “Bắt đầu và kết thúc ca làm việc trong ứng dụng di động”.
Lịch trình
Biểu tượng thứ hai của thanh dưới. Ba chế độ hiển thị:
| Chế độ | Hiển thị gì |
|---|---|
| Các ca trực của tôi (My shifts) | Chỉ các ca của bạn |
| Mở ca làm việc (Open Shifts) | Những ca đã được đưa vào danh sách chung — có thể nhận |
| Tất cả các ca làm việc (All shifts) | Các ca của toàn bộ nhóm |
Ở đây không có các nút Xuất khẩu (Export) và thêm (More) như ở người quản lý.
Bạn có thể làm gì với ca của mình
Nhấn vào ca — Chi tiết ca làm việc (Shift details) sẽ mở ra. Ở ca sắp tới của mình, bạn có thể chọn địa điểm và nhãn rồi nhấn Lưu. Ở ca đã qua thì không có điều này.
Tab thứ hai của thẻ — Tiền thưởng/Hình phạt/Tạm ứng (Bonuses/Penalties/Advances): những gì được tính thêm và bị trừ đúng theo ca này. Nếu không có gì, ở đó sẽ ghi như vậy.
Điều quan trọng nhất ẩn sau dấu ba chấm ở góc trên bên phải — nó mở Chọn một hành động (Select action):
| Hành động | Làm gì |
|---|---|
| Di chuyển đến Ca trống (Move to Open Shifts) | Đưa ca vào danh sách chung để người khác nhận |
| Yêu cầu hoán đổi ca làm việc (Shift Swap Request) | Đổi ca với đồng nghiệp |
| Yêu cầu chỉnh sửa ca làm việc (Shift edit request) | Xin dịch giờ ca của mình |
| Yêu cầu hủy ca làm việc (Shift drop request) | Chuyển ca cho một người cụ thể |
| Yêu cầu tách một ca làm việc (Request to split a shift) | Làm một phần ca, phần còn lại giao đi |
Di chuyển đến Ca trống sẽ hỏi xác nhận — Bạn có chắc chắn không? (Are you sure?), và ca chuyển vào danh sách chung.
Yêu cầu hoán đổi ca làm việc mở màn hình Hoán đổi ca (Swap shift) với danh sách các ca của người khác: ngày, giờ, tên đồng nghiệp và tên mẫu. Bạn chọn người để đổi ca.
Yêu cầu chỉnh sửa ca làm việc mở Thay đổi thời gian (Change of time): ngày, giờ bắt đầu và giờ kết thúc, trường Tin nhắn (Message) — ở đó bạn giải thích lý do.
Yêu cầu hủy ca làm việc mở Chuyển ca (Transfer shift): Chọn nhân viên (Select employees) và Gửi yêu cầu (Send request). Khác với ca trống ở chỗ ở đây bạn nêu tên những người cụ thể, chứ không giao ca cho tất cả.
Yêu cầu tách một ca làm việc mở Chia tách ca làm việc (Split shift). Trên màn hình có gợi ý: hãy chia ca để chọn thời gian làm việc, còn phần dư thì gửi vào danh sách ca trống. Bằng thanh trượt, bạn đặt điểm chia và chọn phần nào trong hai phần để giao đi.
Đơn yêu cầu
Biểu tượng thứ ba của thanh dưới. Hai tab: Mới (New) và Lưu trữ (Archive). Ở dưới bên phải có nút tạo.
Biểu mẫu Tạo yêu cầu (Create request) của nhân viên ngắn hơn của người quản lý:
| Khối | Trường |
|---|---|
| Loại yêu cầu (Request type) | Loại vắng mặt và có được trả lương hay không |
| Thời gian nghỉ phép (Time off duration) — cả ngày hoặc một phần | |
| Ngày và giờ | |
| Đính kèm tệp (Attach file) — giấy chứng nhận hoặc tài liệu |
Kết thúc bằng nút Gửi (Submit).
Nhân viên không có khối Tùy chọn (Options), nơi người quản lý chọn lập yêu cầu cho ai và có chuyển các ca vào danh sách ca trống hay không: nhân viên chỉ lập yêu cầu cho chính mình.
Thông báo
Biểu tượng thứ tư. Ở nhân viên, màn hình có tên Sự kiện (Events) và được chia thành các tab: tất cả, thông báo và yêu cầu. Vòng tròn đỏ hiển thị số lượng chưa đọc.
Nghỉ giải lao
Khoảng nghỉ theo kế hoạch được bắt đầu từ bảng điều khiển: trong ca, bên dưới nút kết thúc sẽ xuất hiện khối có thời gian nghỉ và nút Bắt đầu nghỉ. Tiếp theo mọi thứ giống như với ca — màn hình có bản đồ, xác nhận, và khi kết thúc là nút Kết thúc nghỉ cùng hai lần xác nhận.
Khoảng nghỉ ngoài kế hoạch được thêm trên thẻ ca, trong phần Nghỉ giải lao (Breaks) bằng nút dấu cộng. Nó bị giới hạn bởi cài đặt của mô-đun: có thể nghỉ ngoài kế hoạch bao nhiêu lần trong một ca và trong khoảng thời gian nào trước khi bắt đầu nghỉ thì nút mới hoạt động. Nếu đã dùng hết hạn mức hoặc còn quá lâu mới đến giờ nghỉ, nút sẽ không xuất hiện hoặc sẽ không hoạt động.
Các khoảng nghỉ đã dùng được thấy ngay tại đó, trong danh sách dưới tiêu đề Nghỉ giải lao.
Trung tâm trợ giúp
☰ → Hỗ trợ (SUPPORT) → Trung tâm trợ giúp (Help center). Bên trong: liên hệ với bộ phận hỗ trợ, công tắc Bật Truy cập Hỗ trợ (Enable Support Access), các bài viết, video hướng dẫn và liên kết đến mạng xã hội của Shifton.
Vì sao nhân viên có thể không có những nút này
Đây là khiếu nại thường gặp nhất, và nguyên nhân gần như luôn là một trong hai.
Thứ nhất: các hành động bị tắt trong cài đặt. Mọi thứ nhân viên làm với ca đều do người quản lý bật trong lịch trình — phần Thông tin cơ bản, mười công tắc tự phục vụ. Nếu chúng bị tắt, sau dấu ba chấm chỉ còn một mục thay vì năm.
| Điều nhân viên bị mất | Cần bật công tắc nào |
|---|---|
| Đổi ca | Cho phép đổi ca |
| Chuyển ca | Cho phép nhân viên bỏ ca làm việc |
| Gửi vào ca trống | Cho phép nhân viên gửi ca làm việc vào danh sách Ca mở |
| Nhận ca trống | Cho phép nhân viên đảm nhận các ca từ danh sách Ca mở |
| Chia ca | Cho phép nhân viên chia ca làm việc |
| Yêu cầu nghỉ | Cho phép nhân viên tạo khoảng nghỉ |
| Ca của riêng mình | Cho phép nhân viên tạo ca làm việc của riêng mình |
| Ca của người khác trong lịch trình | Cho phép nhân viên xem tất cả các ca làm việc |
Một phần cài đặt được lặp lại ở cấp dự án — Cài đặt ca trong thẻ dự án. Chúng tác động đến tất cả lịch trình của dự án cùng lúc.
Thứ hai: lịch trình đã kết thúc. Với các ca ngoài thời hạn hiệu lực của lịch trình thì không có hành động nào cả — dấu ba chấm đơn giản là không mở. Hãy kiểm tra kỳ của lịch trình: nếu nó ở quá khứ, hãy gia hạn qua Giảm/mở rộng lịch trình.
Sự cố có thể gặp và cách xử lý
| Sự cố | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Dấu ba chấm trên ca không mở | Lịch trình đã kết thúc | Người quản lý gia hạn lịch trình qua Giảm/mở rộng lịch trình |
| Trong danh sách hành động chỉ có một mục | Các công tắc tự phục vụ bị tắt | Người quản lý bật những mục cần thiết trong Thông tin cơ bản của lịch trình |
| Không có ai để đổi ca | Trong danh sách không có ca phù hợp của đồng nghiệp | Chỉ có thể đổi với ca của những nhân viên khác trong lịch trình này. Nếu đã bật “chỉ đổi trong cùng chức danh” — thì còn phải cùng chức danh |
| Không có ca trống | Không ai giao ca hoặc việc nhận ca bị cấm | Hãy kiểm tra với người quản lý công tắc nhận ca trống |
| Có các hành động, nhưng yêu cầu không được gửi đi | Đã bật việc người quản lý xác nhận | Yêu cầu đã đến người quản lý và đang chờ phê duyệt — hãy xem tab Lưu trữ và các thông báo |
| Trong menu không có phần Lịch trình | Đó là chủ ý | Đây là phần quản lý. Nhân viên xem các ca của mình ở tab thứ hai của thanh dưới |
| Không có Lương của tôi | Chưa kết nối mô-đun tính lương | Mô-đun được bật trong cài đặt công ty |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: “Di chuyển đến Ca trống” khác “Yêu cầu hủy ca làm việc” như thế nào? Trả lời: Trường hợp thứ nhất, ca chuyển vào danh sách chung và bất kỳ ai được phép đều có thể nhận. Trường hợp thứ hai, bạn nêu tên những người cụ thể.
Câu hỏi: Có thể làm một nửa ca rồi giao phần còn lại không? Trả lời: Có, cho việc đó có Yêu cầu tách một ca làm việc: bằng thanh trượt bạn chọn điểm chia và chỉ định phần nào gửi vào ca trống.
Câu hỏi: Vì sao tôi không có nút đổi ca mà đồng nghiệp lại có? Trả lời: Cài đặt tự phục vụ được đặt riêng cho từng lịch trình. Nếu các bạn ở những lịch trình khác nhau, bộ hành động có thể khác nhau.
Câu hỏi: Phản hồi cho yêu cầu của tôi đến đâu? Trả lời: Vào Sự kiện và vào Lưu trữ ở màn hình đơn yêu cầu. Bên trong chính yêu cầu có tab thảo luận, nơi bạn có thể trao đổi với người quản lý.
Câu hỏi: Có thể đính kèm giấy chứng nhận vào đơn nghỉ bệnh không? Trả lời: Có, bằng nút Đính kèm tệp khi tạo yêu cầu.
Câu hỏi: Xem lương của mình ở đâu? Trả lời: Menu → Lương của tôi. Người quản lý không có mục này, đây là phần cá nhân của nhân viên.
Câu hỏi: Tôi có thể lập đơn nghỉ phép cho đồng nghiệp không? Trả lời: Không. Yêu cầu chỉ được lập cho chính mình — trong biểu mẫu không có lựa chọn nhân viên.
Câu hỏi: Xem đã tính cho tôi bao nhiêu ở đâu? Trả lời: Menu → Lương của tôi: đã kiếm được trong kỳ, các khoản thưởng, các khoản trừ và số giờ đã làm việc, tách theo ban ngày và ban đêm.
Câu hỏi: Vì sao không thêm được khoảng nghỉ ngoài kế hoạch? Trả lời: Hai nguyên nhân. Hoặc đã dùng hết hạn mức nghỉ ngoài kế hoạch trong một ca, hoặc còn quá lâu mới đến giờ nghỉ — nút chỉ hoạt động trong khoảng thời gian do cài đặt mô-đun quy định.
Câu hỏi: Vì sao khoảng nghỉ không bắt đầu được? Trả lời: Khoảng nghỉ, cũng như ca, được ghi nhận qua bản đồ — chuyên cần kiểm tra vị trí. Nếu định vị trên điện thoại bị tắt, nút sẽ không phản hồi.
Câu hỏi: Vì sao ở ca đã qua không thể thay đổi gì? Trả lời: Các hành động chỉ khả dụng ở các ca sắp tới của lịch trình đang có hiệu lực.