Khả dụng là khoảng thời gian nhân viên sẵn sàng đi làm. Lịch trình loại “theo tình trạng sẵn sàng” được xây dựng đúng theo dữ liệu này: hệ thống chỉ xếp ca vào những giờ mà người đó đã đánh dấu.
Ở phiên bản 2.1.0 màn hình đã thay đổi: trước đây ở đây chỉ có tình trạng sẵn sàng của chính bạn, nay người quản lý còn xem được của người khác.
Hướng dẫn từng bước
Cách mở
☰ → nhóm Cá nhân (PERSONAL) → Khi tôi có sẵn (When I am available).
Màn hình được bố trí thế nào
Phía trên là tháng và dải tuần kèm các ngày. Có thể lật qua các tuần bằng nút Tuần trước (Previous week) và Tuần tới (Next week).
Bên dưới là các ngày nối tiếp nhau, mỗi ngày có trạng thái riêng:
| Trong ngày ghi gì | Ý nghĩa |
|---|---|
Các khoảng thời gian, ví dụ 08:00 - 17:00 | Những giờ nhân viên sẵn sàng làm việc |
| Cả ngày (All day) | Sẵn sàng làm việc vào bất kỳ lúc nào trong ngày đó |
| Tình trạng sẵn sàng chưa được chỉ định (Availability not specified) | Ngày chưa được điền. Với lịch trình theo tình trạng sẵn sàng, điều này có nghĩa là hệ thống sẽ không xếp ca vào đây |
Một ngày có thể có nhiều khoảng — ví dụ buổi sáng và buổi tối, với quãng nghỉ ở giữa.
Tình trạng sẵn sàng của người khác
Nút Chọn nhân viên (Select employee) ở phía trên màn hình chuyển chế độ xem sang người khác. Người quản lý cần điều này trước khi xây dựng lịch trình: thấy được ai có thể đi làm và vào lúc nào, còn ai chưa điền tình trạng sẵn sàng.
Nhân viên chỉ thấy chính mình và không có nút chọn.
Các vấn đề có thể gặp và cách xử lý
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Nhân viên không được xếp ca trong lịch trình theo tình trạng sẵn sàng | Các ngày được đánh dấu là Tình trạng sẵn sàng chưa được chỉ định | Hãy đề nghị điền tình trạng sẵn sàng — không có nó, hệ thống không biết người đó có thể làm việc khi nào |
| Không có nút Chọn nhân viên | Bạn đã đăng nhập với tư cách nhân viên | Tình trạng sẵn sàng của người khác chỉ người quản lý, quản trị viên và chủ sở hữu mới thấy |
| Đã điền tình trạng sẵn sàng nhưng vẫn không có ca | Nhân viên chưa được thêm vào dự án hoặc vào lịch trình | Hãy kiểm tra cả hai bước: nhân viên → dự án → lịch trình |
| Thay đổi tình trạng sẵn sàng không ảnh hưởng đến lịch trình đã tạo | Lịch trình được xây dựng một lần, khi tạo | Hãy xây dựng lại lịch trình qua Cấu hình lại lịch làm việc (Rebuild schedule) |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Tình trạng sẵn sàng khác gì với đơn xin nghỉ? Trả lời: Tình trạng sẵn sàng là khuôn khổ được đặt trước, cho biết về nguyên tắc người đó sẵn sàng làm việc khi nào. Còn đơn xin nghỉ là yêu cầu một lần để không xếp ca vào một ngày cụ thể.
Câu hỏi: Có bắt buộc phải điền tình trạng sẵn sàng không? Trả lời: Chỉ khi lịch trình được xây dựng theo tình trạng sẵn sàng. Với các loại lịch trình khác thì không cần.
Câu hỏi: Có thể chỉ định nhiều khoảng trong một ngày không? Trả lời: Có, một ngày có thể có nhiều hơn một khoảng.
Câu hỏi: Ai có thể xem tình trạng sẵn sàng của đồng nghiệp? Trả lời: Người quản lý, quản trị viên và chủ sở hữu — bằng nút Chọn nhân viên.
Câu hỏi: “Cả ngày” nghĩa là gì? Trả lời: Nhân viên sẵn sàng làm việc vào bất kỳ lúc nào trong ngày đó, không giới hạn giờ cụ thể.
Câu hỏi: Tình trạng sẵn sàng có ảnh hưởng đến các ca đã tạo không? Trả lời: Không. Nó được tính đến khi xây dựng lịch trình. Để dữ liệu mới có hiệu lực, cần xây dựng lại lịch trình.