Nghỉ phép, nghỉ bệnh, nghỉ dài ngày — nhân viên xin tất cả những điều đó từ điện thoại, còn người quản lý cũng trả lời ngay tại đó. Yêu cầu không bị thất lạc trong các cuộc trao đổi: nó có trạng thái, lịch sử và phần thảo luận.
Giờ nghỉ giữa ca thì không xin ở đây mà xin trên thẻ ca làm việc — về việc đó có bài “Giờ nghỉ và hoạt động trong ca làm việc”.
Hướng dẫn từng bước
Các yêu cầu nằm ở đâu
Biểu tượng thứ ba trên thanh dưới cùng — Yêu cầu (Requests). Màn hình được chia thành hai tab:
| Tab | Hiển thị điều gì |
|---|---|
| Mới (New) | Các yêu cầu vẫn đang chờ quyết định |
| Lưu trữ (Archive) | Các yêu cầu đã xử lý — đã duyệt và đã từ chối |
Trên thẻ yêu cầu có thể thấy loại yêu cầu, khoảng thời gian và ngày thay đổi cuối cùng. Ở góc dưới bên phải là nút tạo yêu cầu.
Cách xin nghỉ phép
1. Mở Yêu cầu và nhấn nút tạo ở góc dưới bên phải.
2. Tạo yêu cầu (Create request) sẽ mở ra.
3. Điền khối Loại yêu cầu (Request type).
4. Nếu cần, hãy đính kèm tài liệu.
5. Nhấn Gửi (Submit).
Những gì cần điền:
| Trường | Xác định điều gì |
|---|---|
| Loại (Type) | Nghỉ bệnh, nghỉ phép, ngày lễ hoặc loại khác đã được thiết lập trong công ty của bạn |
| Tính chất trả lương | Việc vắng mặt có được đánh dấu là có trả lương hay không — tùy thuộc vào loại |
| Thời gian nghỉ phép (Time off duration) | Cả ngày hoặc một phần của ngày |
| Ngày (Date) | Ngày vắng mặt |
| Thời gian (Time) | Xuất hiện nếu bạn chọn một phần của ngày |
| Đính kèm tệp (Attach file) | Giấy chứng nhận, bản scan, ảnh chụp tài liệu |
Biểu mẫu của nhân viên ngắn hơn của người quản lý: trong đó không có khối Tùy chọn (Options), nơi chọn lập yêu cầu cho ai và có chuyển các ca làm việc vào danh sách ca trống hay không. Nhân viên chỉ lập yêu cầu cho chính mình — trong biểu mẫu không có trường chọn nhân viên.
Điều gì xảy ra với các ca làm việc trong thời gian nghỉ phép
Bản thân kỳ nghỉ phép không xóa ca làm việc. Nếu vào những ngày đó bạn có ca làm việc, người quản lý khi duyệt sẽ quyết định phải làm gì với chúng: xóa hoặc gửi vào danh sách ca trống. Nếu muốn chắc chắn, hãy nhường ca của bạn từ trước — việc này được thực hiện trên thẻ ca làm việc, bằng dấu ba chấm.
Cách biết được quyết định
Câu trả lời đến theo hai đường: trong Sự kiện (Events) — biểu tượng thứ tư trên thanh dưới cùng — và trong Lưu trữ trên màn hình yêu cầu. Yêu cầu đổi trạng thái, và bạn có thể xem phần trao đổi về nó.
Bên trong yêu cầu có tab thảo luận: ở đó hiển thị lịch sử — Yêu cầu đã được tạo (Request created) kèm ngày — và trường nhập tin nhắn. Qua đó bạn có thể trả lời người quản lý nếu họ hỏi chi tiết, mà không cần rời khỏi yêu cầu.
Cách hủy yêu cầu của mình
Mở yêu cầu ở tab Mới và nhấn Hủy yêu cầu (Cancel request). Ứng dụng sẽ yêu cầu nêu Lý do từ chối (Reason of decline) và gửi đi — sau đó yêu cầu sẽ chuyển vào lưu trữ.
Các vấn đề có thể gặp và cách giải quyết
| Vấn đề | Nguyên nhân | Giải pháp |
|---|---|---|
| Trong biểu mẫu yêu cầu không có loại vắng mặt cần thiết | Loại đó chưa được thiết lập trong công ty | Các loại vắng mặt do người quản lý tạo trong phần cài đặt |
| Không lập được yêu cầu nghỉ phép cho đồng nghiệp | Điều đó là có chủ ý | Nhân viên chỉ lập yêu cầu cho chính mình |
| Yêu cầu đã gửi nhưng không có gì thay đổi | Đang chờ quyết định của người quản lý | Hãy xem trạng thái của yêu cầu và phần thảo luận bên trong nó |
| Không nhận được phản hồi cho các yêu cầu | Thông báo đã bị tắt | Hồ sơ của tôi → Thông báo, nhóm Giao tiếp |
| Tệp không đính kèm được | Tệp quá lớn | Hãy giảm dung lượng tệp hoặc chụp ảnh tài liệu ngay trong ứng dụng |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Nghỉ phép đã được duyệt — ca làm việc sẽ tự biến mất chứ? Trả lời: Không. Người quản lý quyết định phải làm gì với các ca làm việc trong những ngày đó: xóa hoặc gửi vào danh sách ca trống.
Câu hỏi: Có thể xin nghỉ vài giờ thay vì cả ngày không? Trả lời: Có, trong trường Thời gian nghỉ phép hãy chọn một phần của ngày và nêu rõ thời gian.
Câu hỏi: Đính kèm giấy chứng nhận nghỉ bệnh ở đâu? Trả lời: Trong biểu mẫu yêu cầu có Đính kèm tệp. Bạn có thể chọn tệp hoặc chụp ảnh tài liệu.
Câu hỏi: Có thể hủy yêu cầu đã gửi rồi không? Trả lời: Có, hãy mở nó và nhấn Hủy yêu cầu, kèm theo nêu rõ lý do.
Câu hỏi: Xem các yêu cầu bị từ chối ở đâu? Trả lời: Ở tab Lưu trữ. Lý do từ chối đến cùng với quyết định, còn chi tiết thì hiển thị trong phần thảo luận.
Câu hỏi: Người quản lý đã viết cho tôi trong yêu cầu — trả lời ở đâu? Trả lời: Bên trong yêu cầu, ở tab thảo luận, trong trường nhập tin nhắn.