Biểu tượng thứ hai ở thanh dưới là lịch các ca làm việc. Ở đây nhân viên thấy các ca của mình, các ca trống có thể nhận, và — nếu người quản lý cho phép — các ca của cả nhóm. Trên màn hình này nhân viên không có nút quản lý nào.
Hướng dẫn từng bước
Ba chế độ hiển thị
Ở phía trên có ba nút, và chúng thay đổi không chỉ danh sách mà cả các bộ đếm bên cạnh mỗi ngày:
| Chế độ | Hiển thị gì |
|---|---|
| Các ca trực của tôi (My shifts) | Chỉ các ca của bạn |
| Mở ca làm việc (Open Shifts) | Các ca đã được đưa vào danh sách chung: có thể nhận chúng |
| Tất cả các ca làm việc (All shifts) | Các ca của cả nhóm |
Chế độ Tất cả các ca làm việc có thể không có hoặc có thể trống: việc hiển thị ca của người khác do người quản lý bật trong lịch trình và trong dự án.
Trên thanh tiêu đề có gì
| Nút | Làm gì |
|---|---|
| Cập nhật (Update) | Tải dữ liệu mới nhất mà không cần chờ hệ thống tự tải |
| Bộ lọc (Filters) | Chọn lọc ca làm việc. Con số trên biểu tượng là số giá trị đã được chọn |
Các nút Xuất khẩu (Export) và thêm (More) mà người quản lý có thì nhân viên không có: việc xuất lịch trình và các hành động hàng loạt là khả năng dành cho quản lý.
Một ngày được tổ chức thế nào
Bên dưới dải tuần là các ngày. Bên phải mỗi ngày có ba biểu tượng kèm số: hai người — bao nhiêu nhân viên đi làm, lịch — bao nhiêu ca, cốc — bao nhiêu lần nghỉ. Chúng được tính theo chế độ đã chọn: ở Các ca trực của tôi thì chỉ tính riêng bạn.
Nếu ngày đó không có gì, thay cho các thẻ sẽ là Không có sự kiện nào được lên kế hoạch hôm nay (No Events Planned Today).
Trong thẻ ca có giờ, thời lượng nghỉ, tên mẫu và các dấu hiệu trạng thái: Đã bắt đầu (Started), Hoàn thành (Finished), Vắng mặt (Absence). Bên trái là một dải màu, đó là màu của lịch trình.
Dải tuần được mở rộng thành lịch tháng bằng nút Mở rộng lịch (Expand calendar) bên dưới nó.
Cách nhận một ca trống
1. Chuyển sang chế độ Mở ca làm việc.
2. Tìm ca vào ngày bạn cần.
3. Mở ca đó và xác nhận việc nhận ca.
Nếu trong lịch trình đã bật xác nhận của người quản lý, một yêu cầu sẽ được gửi đi và ca trở thành của bạn sau khi được phê duyệt. Nếu không — ngay lập tức.
Có thể không có nút này: việc nhận ca trống được bật bằng công tắc Cho phép nhân viên đảm nhận các ca từ danh sách Ca mở.
Cách tự thêm ca cho mình
Nếu người quản lý cho phép, nhân viên có thể tự đặt ca cho mình — bằng nút dấu cộng ở dưới bên phải.
1. Nhấn dấu cộng — Thêm Ca làm việc (Add Shift) sẽ mở ra.
2. Chọn Lịch trình (Schedule). Trong danh sách chỉ có những lịch trình có hiệu lực vào ngày đã chọn.
3. Chọn Mẫu (Template) — một mẫu ca có sẵn hoặc Ca làm việc tùy chỉnh (Custom shift).
4. Đặt ngày, giờ bắt đầu và giờ kết thúc, thời lượng nghỉ.
5. Nhấn Lưu (Save).
Trong biểu mẫu không có trường chọn nhân viên: ca được lập cho chính bạn. Tiếp theo phụ thuộc vào cài đặt lịch trình — hoặc ca xuất hiện ngay, hoặc được gửi đi dưới dạng yêu cầu, và ứng dụng trả lời: Yêu cầu của bạn để tạo một ca làm việc đã được chấp nhận và sẽ được người quản lý xử lý sớm. (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly).
Ứng dụng không cho phép chồng chéo. Nếu vào giờ đó bạn đã có ca, việc lưu sẽ bị hủy kèm dòng chữ Hành động đã bị hủy do chồng chéo với ca làm việc khác (The action was canceled due to an overlap with another shift).
Có thể làm gì với ca đã có
Nhấn vào thẻ sẽ mở Chi tiết ca làm việc (Shift details): công ty, dự án, lịch trình. Trên ca sắp tới của mình, bạn có thể thay đổi Vị trí (Location) và Đánh dấu (Marks) rồi nhấn Lưu. Dấu ba chấm ở góc trên bên phải mở ra các hành động — hoán đổi, chuyển ca, chuyển vào ca trống, thay đổi thời gian và tách ca.
Chi tiết về chúng — trong bài viết “Các hành động với ca làm việc: hoán đổi, chuyển ca, ca trống và tách ca”.
Các vấn đề có thể gặp và cách giải quyết
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách giải quyết |
|---|---|---|
| Tôi chỉ thấy các ca của mình | Đang chọn chế độ Các ca trực của tôi | Chuyển sang Tất cả các ca làm việc. Nếu nút chuyển không hoạt động, việc hiển thị ca của người khác đang bị tắt trong lịch trình |
| Tất cả các ca làm việc trống | Bị cấm ở cấp lịch trình hoặc dự án | Người quản lý bật Cho phép nhân viên xem tất cả các ca làm việc |
| Không có ca trống nào | Không ai nhường ca hoặc việc nhận ca bị cấm | Cần công tắc Cho phép nhân viên đảm nhận các ca từ danh sách Ca mở |
| Không có nút dấu cộng | Việc tự tạo ca đang bị tắt | Cần công tắc Cho phép nhân viên tạo ca làm việc của riêng mình |
| Lưới trống mặc dù có ca | Đang bật bộ lọc | Hãy xem con số trên biểu tượng bộ lọc và xóa các lựa chọn |
| Bộ chọn lịch trình trống | Không có lịch trình nào có hiệu lực vào ngày đã chọn | Hãy chọn ngày khác hoặc nhờ người quản lý gia hạn lịch trình |
| Ca không được lưu | Trùng thời gian với một ca khác | Hãy đổi giờ hoặc ngày |
| Ca không xuất hiện sau khi lưu | Đã được gửi đi dưới dạng yêu cầu phê duyệt | Hãy chờ quyết định: nó sẽ đến trong Sự kiện và trong Lưu trữ yêu cầu |
| Không thấy các thay đổi do người quản lý thực hiện | Dữ liệu được tải trước đó | Hãy nhấn Cập nhật |
| Không có nút Xuất khẩu và thêm | Đúng như thiết kế | Đó là các nút dành cho quản lý, nhân viên không có chúng |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Màn hình này khác gì lịch trình của người quản lý? Trả lời: Khác ở tập hợp các nút. Nhân viên không có chức năng xuất và các hành động hàng loạt, còn dữ liệu chỉ là của riêng mình và, nếu được cho phép, của cả nhóm.
Câu hỏi: Ca trống là gì? Trả lời: Là các ca đã được đưa vào danh sách chung. Bất kỳ ai được cài đặt cho phép đều có thể nhận chúng.
Câu hỏi: Tôi có thể tự đặt ca cho mình không? Trả lời: Có, nếu người quản lý đã bật khả năng đó. Ca được lập cho chính bạn và có thể được gửi đi phê duyệt.
Câu hỏi: Vì sao tôi không thấy ca của các đồng nghiệp? Trả lời: Việc hiển thị ca của người khác được bật riêng — trong cài đặt lịch trình và dự án.
Câu hỏi: Ba con số bên cạnh ngày có nghĩa là gì? Trả lời: Bao nhiêu nhân viên đi làm trong ngày đó, bao nhiêu ca và bao nhiêu lần nghỉ. Chúng được tính theo chế độ đã chọn.
Câu hỏi: Có thể xem cả tháng không? Trả lời: Có, bằng nút Mở rộng lịch bên dưới dải tuần.
Câu hỏi: Vì sao không thể đặt ca vào ngày tôi cần? Trả lời: Vào ngày đó không có lịch trình nào có hiệu lực. Người quản lý sẽ gia hạn lịch trình.
Câu hỏi: Tôi đã nhận một ca trống — nó là của tôi ngay chưa? Trả lời: Nếu trong lịch trình đã bật xác nhận của người quản lý, trước tiên một yêu cầu sẽ được gửi đi. Nếu không, ca trở thành của bạn ngay lập tức.