Ca làm việc trong ứng dụng không phải là một bản án. Nếu bạn không thể đi làm, bạn có thể đưa ca vào danh sách chung, đổi ca với đồng nghiệp, chuyển cho một người cụ thể, xin một giờ khác hoặc chỉ làm một phần ca. Tất cả những việc này đều được thực hiện từ điện thoại, phía sau một dấu ba chấm duy nhất.
Quyền thực hiện các hành động này do người quản lý cấp trong cài đặt lịch trình, vì vậy tập hợp các mục ở mỗi nhân viên là khác nhau. Nếu bạn có ít mục hơn — hãy xem phần “Vì sao không có hành động nào” ở cuối bài viết.
Hướng dẫn từng bước
Tìm các hành động ở đâu
Mở Lịch trình (biểu tượng thứ hai ở thanh dưới) và nhấn vào ca của bạn — Chi tiết ca làm việc (Shift details) sẽ mở ra. Ở góc trên bên phải có dấu ba chấm: nó mở bảng Chọn một hành động (Select action).
| Hành động | Khi nào cần dùng |
|---|---|
| Di chuyển đến Ca trống (Move to Open Shifts) | Bạn không thể đi làm và ai thay bạn cũng không quan trọng |
| Yêu cầu hoán đổi ca làm việc (Shift Swap Request) | Bạn muốn đổi ca với đồng nghiệp |
| Yêu cầu chỉnh sửa ca làm việc (Shift edit request) | Bạn sẽ đi làm nhưng vào giờ khác |
| Yêu cầu hủy ca làm việc (Shift drop request) | Bạn biết chính xác ai sẽ thay bạn |
| Yêu cầu tách một ca làm việc (Request to split a shift) | Bạn sẽ làm một phần ca, phần còn lại nhường cho người khác |
Bốn mục đầu tiên là các Yêu cầu, và đường đi của chúng khác nhau.
Hoán đổi và chuyển ca đi qua đồng nghiệp: trước tiên là sự đồng ý của người bạn đề nghị nhận ca, và chỉ sau đó, nếu trong lịch trình đã bật xác nhận của người quản lý, mới đến quyết định của người quản lý. Chừng nào đồng nghiệp chưa đồng ý, yêu cầu không đi xa hơn và không có gì thay đổi.
Thay đổi thời gian và tách ca chỉ được gửi cho người quản lý. Việc chuyển vào ca trống khi tắt xác nhận sẽ có hiệu lực ngay lập tức.
Di chuyển đến Ca trống
Ca làm việc được đưa vào danh sách chung, và bất kỳ ai được cài đặt cho phép đều có thể nhận nó.
1. Dấu ba chấm → Di chuyển đến Ca trống.
2. Ứng dụng hỏi Bạn có chắc chắn không? (Are you sure?) — hãy xác nhận.
3. Ca biến mất khỏi danh sách của bạn và xuất hiện ở chế độ Mở ca làm việc (Open Shifts) trên màn hình lịch trình.
Chừng nào chưa ai nhận ca, ca vẫn chưa có chủ: trong bộ đếm của ngày nó được tính là một ca, nhưng không có nhân viên nào đứng sau nó.
Hoán đổi ca làm việc
1. Dấu ba chấm → Yêu cầu hoán đổi ca làm việc.
2. Màn hình Hoán đổi ca (Swap shift) mở ra cùng danh sách ca của các đồng nghiệp: ngày, giờ, tên và tên mẫu.
3. Chọn ca bạn muốn đổi sang và gửi yêu cầu.
4. Chờ câu trả lời của đồng nghiệp: yêu cầu được gửi đến anh ấy, và không có sự đồng ý của người đó thì việc hoán đổi không diễn ra.
5. Nếu trong lịch trình đã bật xác nhận của người quản lý, sau khi đồng nghiệp đồng ý, yêu cầu sẽ chuyển đến người quản lý.
Trong danh sách chỉ có những ca mà việc hoán đổi thực sự khả thi: ca của các nhân viên khác trong cùng lịch trình này. Nếu người quản lý chỉ bật hoán đổi trong phạm vi một vị trí công việc, danh sách sẽ chỉ còn các đồng nghiệp cùng vị trí với bạn.
Thay đổi thời gian ca làm việc
1. Dấu ba chấm → Yêu cầu chỉnh sửa ca làm việc.
2. Thay đổi thời gian (Change of time) mở ra: ngày, giờ bắt đầu, giờ kết thúc.
3. Trong trường Tin nhắn (Message) hãy giải thích lý do — người quản lý sẽ thấy nó cùng với yêu cầu.
4. Gửi đi.
Ca vẫn là của bạn: chỉ có giờ thay đổi, và chỉ sau khi được phê duyệt.
Chuyển ca làm việc
1. Dấu ba chấm → Yêu cầu hủy ca làm việc.
2. Chuyển ca (Transfer shift) mở ra.
3. Trong Chọn nhân viên (Select employees) hãy đánh dấu những người bạn đề nghị nhận ca — có thể chọn nhiều người.
4. Gửi yêu cầu (Send request).
5. Chờ đến khi một trong số họ đồng ý: không có sự đồng ý thì ca vẫn là của bạn.
Khác với ca trống: ở đây bạn nêu tên những người cụ thể chứ không nhường ca cho tất cả. Yêu cầu sẽ đến đúng những người đó, và chỉ sau khi có ai đó đồng ý thì mới đi tiếp — đến người quản lý, nếu người đó phải xác nhận.
Tách ca làm việc
Cần dùng khi bạn chỉ có thể làm một phần ca.
1. Dấu ba chấm → Yêu cầu tách một ca làm việc.
2. Chia tách ca làm việc (Split shift) mở ra kèm gợi ý: hãy tách ca để chọn thời gian làm việc và gửi phần còn lại vào ca trống.
3. Dùng thanh trượt để đặt điểm tách.
4. Chọn phần nào trong hai phần sẽ thuộc về bạn, phần nào sẽ chuyển vào ca trống.
5. Gửi yêu cầu.
Có thể thay đổi gì ngay trong thẻ ca
Ngoài dấu ba chấm, trên ca sắp tới của bạn còn có hai trường: Vị trí (Location) và Đánh dấu (Marks) trong khối Chi tiết (Details), bên dưới chúng là Lưu (Save). Trên ca đã qua thì không có các trường này.
Tab thứ hai của thẻ là Tiền thưởng/Hình phạt/Tạm ứng (Bonuses/Penalties/Advances): những gì được tính thêm và bị trừ đúng theo ca này.
Câu trả lời đến ở đâu
Câu trả lời đến trong Sự kiện (Events) — biểu tượng thứ tư ở thanh dưới — và trong Lưu trữ (Archive) trên màn hình yêu cầu. Với hoán đổi và chuyển ca sẽ có hai câu trả lời: đầu tiên từ đồng nghiệp, sau đó từ người quản lý, nếu người đó phải xác nhận. Bên trong chính yêu cầu có tab thảo luận: ở đó bạn có thể trao đổi với người quản lý mà không cần thoát khỏi yêu cầu.
Vì sao không có hành động nào
Đây là lời phàn nàn phổ biến nhất, và nguyên nhân hầu như luôn là một trong hai điều sau.
Thứ nhất: các hành động bị tắt trong cài đặt lịch trình. Mỗi hành động được bật bằng một công tắc riêng — người quản lý làm việc đó trong phần Thông tin cơ bản của lịch trình. Nếu chúng bị tắt, phía sau dấu ba chấm chỉ còn một mục thay vì năm.
| Thiếu điều gì | Cần công tắc nào |
|---|---|
| Hoán đổi ca làm việc | Cho phép đổi ca |
| Chuyển ca làm việc | Cho phép nhân viên bỏ ca làm việc |
| Chuyển vào ca trống | Cho phép nhân viên gửi ca làm việc vào danh sách Ca mở |
| Nhận một ca trống | Cho phép nhân viên đảm nhận các ca từ danh sách Ca mở |
| Tách ca làm việc | Cho phép nhân viên chia ca làm việc |
| Ca của riêng mình | Cho phép nhân viên tạo ca làm việc của riêng mình |
| Ca của người khác trong lịch trình | Cho phép nhân viên xem tất cả các ca làm việc |
Một phần các cài đặt tương tự nằm trong thẻ dự án, ở khối cài đặt ca làm việc: chúng có hiệu lực với tất cả lịch trình của dự án cùng một lúc.
Thứ hai: lịch trình đã kết thúc. Với các ca nằm ngoài thời hạn hiệu lực của lịch trình thì không có hành động nào cả — dấu ba chấm không mở ra. Người quản lý cần gia hạn lịch trình.
Còn có nguyên nhân thứ ba, ít gặp hơn: ca đã bắt đầu hoặc sắp bắt đầu. Ứng dụng không cho phép nhường ca nửa giờ trước khi vào làm.
Các vấn đề có thể gặp và cách giải quyết
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách giải quyết |
|---|---|---|
| Dấu ba chấm không mở ra | Lịch trình đã kết thúc hoặc ca đã bắt đầu | Hãy nhờ người quản lý gia hạn lịch trình; các hành động chỉ hoạt động với ca sắp tới |
| Trong danh sách chỉ có một mục thay vì năm | Các công tắc tự phục vụ đang tắt | Người quản lý bật những công tắc cần thiết trong Thông tin cơ bản của lịch trình |
| Không có ai để đổi ca | Trong danh sách không có ca phù hợp | Chỉ có thể hoán đổi với ca của đồng nghiệp trong lịch trình này, còn khi bật cài đặt “trong phạm vi vị trí công việc” thì chỉ với người cùng vị trí |
| Đã gửi yêu cầu hoán đổi hoặc chuyển ca nhưng không có gì xảy ra | Đang chờ câu trả lời của đồng nghiệp — không có sự đồng ý của người đó, yêu cầu không đi tiếp | Hãy nhắc đồng nghiệp: yêu cầu đang nằm trong phần yêu cầu của người đó |
| Đã gửi yêu cầu nhưng ca không thay đổi | Đã bật xác nhận của người quản lý | Hãy chờ quyết định: nó sẽ đến trong Sự kiện và trong Lưu trữ |
| Ca bị trả lại | Người quản lý đã từ chối yêu cầu | Lý do từ chối đến cùng với câu trả lời — hãy xem phần thảo luận bên trong yêu cầu |
| Ca trống rỗng không có gì | Không ai nhường ca hoặc việc nhận ca bị cấm | Hãy kiểm tra với người quản lý công tắc cho phép nhận ca trống |
| Không dùng được chức năng tách ca | Bị tắt trong lịch trình | Cần công tắc Cho phép nhân viên chia ca làm việc |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Việc chuyển vào ca trống khác gì so với chuyển ca cho người khác? Trả lời: Ở trường hợp thứ nhất, ca được đưa vào danh sách chung và bất kỳ ai muốn đều có thể nhận. Ở trường hợp thứ hai, bạn nêu tên những người cụ thể và yêu cầu đến đúng những người đó.
Câu hỏi: Tôi có thể làm nửa ca và nhường phần còn lại không? Trả lời: Có, đó là Yêu cầu tách một ca làm việc: bạn dùng thanh trượt chọn điểm tách và chỉ định phần nào được gửi vào ca trống.
Câu hỏi: Có bắt buộc phải chờ phê duyệt không? Trả lời: Với hoán đổi và chuyển ca thì luôn luôn: trước tiên cần sự đồng ý của đồng nghiệp mà bạn đề nghị nhận ca. Sau đó, nếu trong lịch trình đã bật xác nhận của người quản lý, người quản lý cũng sẽ quyết định. Việc chuyển vào ca trống khi tắt xác nhận có hiệu lực ngay lập tức.
Câu hỏi: Đồng nghiệp không trả lời yêu cầu hoán đổi của tôi — phải làm gì? Trả lời: Chừng nào người đó chưa đồng ý, yêu cầu không đi đâu cả và ca vẫn là của bạn. Hãy nhắc người đó: yêu cầu đang nằm trong phần yêu cầu của họ. Hoặc hủy yêu cầu và đề nghị ca cho người khác.
Câu hỏi: Vì sao tôi không có nút hoán đổi mà đồng nghiệp lại có? Trả lời: Cài đặt được đặt riêng cho từng lịch trình. Nếu bạn ở các lịch trình khác nhau, tập hợp hành động cũng khác nhau.
Câu hỏi: Tôi có thể hủy yêu cầu của mình không? Trả lời: Có, hãy mở yêu cầu trên màn hình yêu cầu — ở đó có Hủy yêu cầu (Cancel request).
Câu hỏi: Ai sẽ thấy tin nhắn của tôi trong yêu cầu thay đổi thời gian? Trả lời: Người quản lý sẽ quyết định về yêu cầu đó. Tin nhắn đến cùng với yêu cầu.
Câu hỏi: Ca sẽ thế nào nếu không ai nhận nó từ danh sách ca trống? Trả lời: Nó sẽ vẫn nằm trong danh sách ca trống. Người quản lý có thể chỉ định nó cho ai đó theo cách thủ công hoặc phân bổ tự động.
Câu hỏi: Tôi có thể thay đổi vị trí của ca mình không? Trả lời: Có, trên ca sắp tới, trong khối Chi tiết có các trường vị trí và đánh dấu, sau khi thay đổi hãy nhấn Lưu.