Việc ghi nhận thời điểm bắt đầu và kết thúc ca là lý do khiến nhân viên mở ứng dụng thường xuyên nhất. Kể từ phiên bản 2.1.0, cả hai thao tác đều đi qua màn hình Điểm danh (Attendance) có bản đồ, và trên đường đi điện thoại sẽ xin một vài quyền.
Có hai mô-đun khác nhau theo dõi vị trí. Điểm danh (Attendance) kiểm tra xem bạn có đúng chỗ vào đầu và cuối ca hay không — chính vì vậy cả hai thao tác đều đi qua bản đồ. Kiểm soát địa điểm làm việc (Work location control) theo dõi bạn đã ở đâu trong ca làm việc.
Hãy cấp tất cả các quyền trên điện thoại ngay một lần, bao gồm cả quyền truy cập vị trí ở chế độ “luôn luôn”. Không cần phải tính xem mô-đun nào dùng gì: chủ công ty có thể bật và tắt các mô-đun bất cứ lúc nào, và nếu các quyền chỉ được cấp một nửa thì ứng dụng sẽ bắt đầu hoạt động sai — mà lại âm thầm, không hề cảnh báo. Cấp hết mọi quyền một lần vẫn rẻ hơn là sau đó phải đi tìm nguyên nhân vì sao ca không được ghi nhận.
Hướng dẫn từng bước
Bắt đầu ca: từng bước một
Việc khởi động ca là một chuỗi gồm nhiều màn hình. Không thể bỏ qua: mỗi bước đều bật một thứ gì đó.
1. Nhấn nút xanh “Bắt đầu ca làm việc” trên bảng điều khiển.
2. Điện thoại sẽ xin quyền truy cập vị trí. Hãy cấp quyền đó.
3. Sau đó — quyền truy cập hoạt động thể chất. Quyền này cần để phân biệt việc di chuyển với việc đứng yên.
4. Tiếp theo ứng dụng tự giải thích: cần chế độ “Luôn cho phép”, và ứng dụng đề nghị bạn chuyển sang chế độ đó trong cài đặt điện thoại. Hãy đồng ý và chuyển.
5. Màn hình Điểm danh (Attendance) có bản đồ sẽ mở ra. Ở đây bạn thấy mình đang ở đâu, và có dòng cảnh báo: Khi bắt đầu ca, việc theo dõi vị trí ở chế độ nền sẽ được bật. Ca được bắt đầu bằng nút Bắt đầu ca làm việc thứ hai ngay trên màn hình này.
Nếu bạn không ở chỗ làm
Khi ca đã được gán một vị trí, chức năng điểm danh sẽ đối chiếu vị trí của bạn với nó. Nếu bạn ở xa — màn hình sẽ nói thẳng điều đó.
Phía trên xuất hiện một dải màu đỏ Lỗi — Bạn đang ở ngoài vị trí (Error — You are outside the location). Trên bản đồ vạch ra lộ trình từ điểm của bạn đến chỗ làm, còn trong bảng phía dưới là ba giá trị: khoảng cách, thời gian di chuyển và tên vị trí. Ví dụ: 3.34 km · 8 min · call center.
Nhờ vậy nhân viên thấy ngay không chỉ việc mình không ở nơi cần đến, mà còn cả khoảng cách bao xa và phải đi đâu.
Nút Bắt đầu ca làm việc khi đó vẫn hoạt động và bạn có thể nhấn nó — nhưng ca sẽ không bắt đầu: phía trên lại hiện lỗi. Việc ghi nhận chỉ thành công khi bạn ở trong bán kính do người quản lý đặt trong cài đặt vị trí.
Nếu ca không được gán vị trí thì không có kiểm tra — trên màn hình sẽ ghi rằng vị trí chưa được chỉ định, và ca sẽ bắt đầu từ bất cứ đâu. Điều tương tự cũng đúng với các ca ngoài kế hoạch: chúng không có vị trí, nên việc kiểm tra không được thực hiện.
Trong khi ca đang diễn ra
Dải thông báo chuyển thành Đang làm việc theo ca (On shift) kèm bộ đếm thời gian đã làm, còn nút chuyển thành Kết thúc ca làm việc (End shift). Bên dưới xuất hiện khối nghỉ: thời điểm bắt đầu nghỉ, thời gian nghỉ và nút Bắt đầu nghỉ (Start break).
Kết thúc ca: từng bước một
1. Nhấn “Kết thúc ca làm việc”. Ứng dụng sẽ hỏi xác nhận: Bạn có thực sự muốn kết thúc không? (Do you really want to finish?)
2. Vẫn màn hình “Điểm danh” có bản đồ sẽ mở ra cùng nút kết thúc — vị trí cũng được ghi nhận khi ra khỏi ca.
3. Lần xác nhận cuối cùng — Bạn có chắc chắn muốn hoàn thành ca? (Are you sure you want to complete the shift?)
Hai lần xác nhận liên tiếp là có chủ ý: không thể đóng ca bằng một cái chạm vô tình. Sau khi kết thúc, thẻ ca trong danh sách của ngày được đánh dấu là Hoàn thành (Completed), và bên cạnh xuất hiện các sai lệch — đi muộn và về sớm.
Các vấn đề có thể gặp và cách giải quyết
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách giải quyết |
|---|---|---|
| Không có nút Bắt đầu ca làm việc | Ca chưa đến hoặc đã kết thúc | Nút xuất hiện trong khoảng thời gian do cài đặt của mô-đun điểm danh quy định |
| Không thể bắt đầu ca, phía trên có lỗi Bạn đang ở ngoài vị trí | Chức năng điểm danh kiểm tra địa điểm, còn bạn đang ở ngoài vị trí làm việc | Hãy đến gần chỗ làm: trên màn hình thấy khoảng cách, thời gian di chuyển và tên vị trí. Nút vẫn nhấn được, nhưng việc ghi nhận sẽ không thành công cho đến khi bạn ở trong bán kính |
| Vị trí ngừng được truyền đi | Quyền được cấp ở dạng “khi đang dùng ứng dụng” | Hãy chuyển sang “Luôn cho phép” trong cài đặt điện thoại |
| Ứng dụng hoạt động khác trước dù không thay đổi gì | Công ty đã bật một mô-đun mới, còn các quyền trên điện thoại lại không đủ | Hãy kiểm tra các quyền của ứng dụng và cấp tất cả, bao gồm cả chế độ “Luôn cho phép” |
| Ca đã bắt đầu nhưng việc ghi nhận không được tính | Yêu cầu vị trí ở chế độ nền đã bị hủy | Hãy cấp quyền và bắt đầu ca lại từ đầu |
| Ca bị đánh dấu Chưa lên lịch | Được bắt đầu ngoài lịch trình | Đúng như thiết kế: ca ngoài kế hoạch không có mẫu, và việc kiểm tra vị trí không được thực hiện cho nó |
| Ca tự đóng mặc dù tôi không nhấn gì | Đã hết khoảng thời gian còn có thể kết thúc ca thủ công | Khoảng thời gian này do cài đặt “Nhân viên có thể kết thúc ca muộn hơn bao nhiêu” trong mô-đun điểm danh quy định |
| Sai lệch được hiển thị bằng một con số lạ | Lỗi hiển thị đã biết | Giá trị là đúng, nhưng được xuất ra mà không làm tròn. Hãy dựa vào dải thông báo phía trên — ở đó dùng định dạng “0h 2m” |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Vì sao khi khởi động ca điện thoại lại xin nhiều quyền như vậy? Trả lời: Có ba quyền: vị trí, hoạt động thể chất và truy cập vị trí ở chế độ nền. Các mô-đun khác nhau dùng các quyền khác nhau: điểm danh — ghi nhận địa điểm vào đầu và cuối ca, kiểm soát địa điểm làm việc — các di chuyển trong ca. Không cần tìm hiểu xem quyền nào dành cho mô-đun nào: hãy cấp cả ba.
Câu hỏi: Có bắt buộc phải cấp quyền truy cập “luôn luôn” không? Trả lời: Có. Chế độ “khi đang dùng ứng dụng” sẽ ngừng hoạt động ngay khi ứng dụng bị thu nhỏ, và một phần dữ liệu sẽ không được ghi lại.
Câu hỏi: Có thể đi nghỉ từ trong ứng dụng không? Trả lời: Có, trong ca làm việc, bên dưới nút kết thúc sẽ xuất hiện khối nghỉ với nút Bắt đầu nghỉ.
Câu hỏi: Vì sao việc kết thúc phải xác nhận hai lần? Trả lời: Câu hỏi thứ nhất là câu hỏi chung, câu thứ hai xuất hiện ngay trên màn hình có bản đồ, sau khi ghi nhận vị trí. Như vậy ca sẽ không bị đóng bởi một cái chạm vô tình.
Câu hỏi: Có thể bắt đầu một ca không có trong lịch trình không? Trả lời: Có, nếu các ca ngoài kế hoạch được cho phép. Ca như vậy được đánh dấu là Chưa lên lịch.
Câu hỏi: Sẽ thế nào nếu quên kết thúc ca? Trả lời: Ca sẽ tự đóng, nhưng theo cách khác nhau tùy loại ca. Với ca ngoài kế hoạch, trong cài đặt có quy định thời lượng tối đa, sau đó ca tự động đóng. Với ca theo kế hoạch thì có một khoảng thời gian: cài đặt Nhân viên có thể “kết thúc” ca/giờ nghỉ muộn hơn bao nhiêu? (phút) quy định bao nhiêu phút sau khi hết ca vẫn còn có thể đóng ca thủ công. Nếu không kịp — hệ thống sẽ tự đóng ca.
Câu hỏi: Người quản lý có thấy tôi đã bắt đầu ca không? Trả lời: Có, trạng thái ca hiển thị ngay trong lịch trình và trong báo cáo, còn khi bật thông báo thì sẽ có tin nhắn gửi đến.