Thêm một người vào công ty, cấp quyền, gửi lời mời, thay đổi vị trí và định mức giờ — tất cả đều làm được từ điện thoại. Trước đây việc quản lý đội ngũ chỉ có trong trình duyệt.
Mục này mở cho người quản lý, quản trị viên và chủ sở hữu.
Hướng dẫn từng bước
Cách mở
☰ → nhóm Đội ngũ (TEAM) → Nhân viên công ty (Company employees).
Trong thẻ của mỗi nhân viên có: ảnh hoặc chữ cái đầu, tên, cấp quyền, điện thoại, email và trạng thái lời mời — Lời mời đang chờ xử lý (Invite pending) màu cam hoặc Lời mời đã được chấp nhận (Invite accepted) màu xanh. Với những người chưa xác nhận, bên cạnh có nút Gửi lại lời mời (Resend invite).
Ở phần trên có ba nút: tìm theo tên, Lọc theo dự án (Filter by project) và Nhập khẩu nhân viên (Import Employees). Dưới bên phải là nút xanh có dấu cộng — thêm mới.
Thêm nhân viên
Nhấn +. Biểu mẫu Thêm nhân viên (Add employee) gồm ba khối sẽ mở ra.
Thông tin cá nhân (Personal information)
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Tên đầu tiên (First name) | Tên của nhân viên |
| Họ (Last name) | Họ |
| Số điện thoại (Phone number) | Điện thoại kèm mã quốc gia |
| thư điện tử (E-mail) | Địa chỉ email |
Dưới biểu mẫu có gợi ý Cần có số điện thoại hoặc email (Phone or email required) — chỉ cần một trong hai, nhưng nếu không có lời mời qua email thì nhân viên sẽ không tự tạo được mật khẩu.
Cài đặt công việc (Work settings)
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Số Nhân Viên (Personnel Number) | Số nội bộ của nhân viên, tiện cho việc sắp xếp và xuất dữ liệu sang hệ thống khác |
| Tỷ lệ giờ hàng tháng, % (Monthly rate of hours, %) | Phần trong định mức đầy đủ. Mặc định là 100 |
| Chọn một vị trí (Select a position) | Vị trí lấy từ cơ cấu công ty. Mức lương được lấy theo vị trí này, nếu mức lương được đặt theo vị trí |
Lập lịch (Scheduling)
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Dự án (Project) | Thêm vào dự án nào |
| Lịch trình (Schedule) | Đưa vào lịch trình nào |
| Thêm nhân viên bắt đầu từ (Add employee starting from) | Từ ngày nào thì người đó được coi là đang làm việc |
Công tắc Gửi lời mời (Send invite) quyết định email có được gửi ngay hay không. Tất cả kết thúc bằng nút Lưu (Save).
Điều quan trọng ở đây: biểu mẫu hoàn tất cả ba bước bắt buộc trong một lần — tạo người, thêm vào dự án và đưa vào lịch trình. Nếu bỏ qua dự án hoặc lịch trình, nhân viên vẫn được tạo nhưng sẽ không xuất hiện trong bảng.
Thay đổi cấp quyền
Cấp quyền được đổi ngay trong danh sách nhân viên: bên cạnh nó có mũi tên xuống, hãy nhấn vào đó và chọn cấp khác. Không cần mở thẻ nhân viên để làm việc này.
| Cấp | Cho phép những gì |
|---|---|
| Nhân viên (Employee) | Lịch trình của mình, yêu cầu của mình, tình trạng sẵn sàng của mình |
| Người quản trị (Administrator) | Quản lý nhân viên, các mô-đun và lịch trình của toàn công ty |
Đây là cấp quyền trong công ty, và nó được đặt ở đây, trong danh sách nhân viên. Tách biệt với nó, mỗi người còn có vai trò trong dự án: Nhân viên (Employees), Người quản lý (Managers) hoặc Người xem (Viewers) — vai trò này được chỉ định trong cài đặt của chính dự án, không phải ở đây. Người quản lý là một vai trò trong dự án, không phải một cấp quyền; trong dự án không chỉ định người quản trị.
Quyền truy cập đầy đủ, kể cả cài đặt công ty và tài chính, chỉ chủ sở hữu mới có.
Thẻ nhân viên: sáu tab
Nhấn vào thẻ sẽ mở Chỉnh sửa nhân viên (Edit employee), và đây không phải một biểu mẫu mà là sáu tab. Dải tab cuộn ngang, nên những tab cuối không thấy được ngay.
| Tab | Bên trong có gì |
|---|---|
| Thông tin chung (General info) | Dữ liệu cá nhân, cài đặt công việc, kỹ năng, màu sắc, ngày làm việc riêng và các quyền |
| Khả dụng (Availability) | Khi nào nhân viên sẵn sàng làm việc, theo từng ngày |
| Dự án (Projects) | Tham gia những dự án nào và với vai trò nào |
| Ghi chú (Notes) | Các ghi chép về nhân viên kèm thời hạn và mức hiển thị |
| Tệp tin (Files) | Tài liệu gắn với người đó |
| Kỳ nghỉ (Vacations) | Giới hạn ngày nghỉ theo từng giai đoạn và biến động số dư |
Thông tin chung là tab dài nhất, cần phải cuộn. Theo thứ tự: Thông tin cá nhân (Personal information) với tên, họ, điện thoại và email; Cài đặt công việc (Work settings) với số nhân viên, vị trí và tỷ lệ giờ hàng tháng; Kỹ năng (Skills); Màu sắc của nhân viên (Employee color) — người đó được đánh dấu bằng màu này trên bản đồ định vị và trong lịch trình; Cài đặt cá nhân về ngày làm việc của nhân viên với các ô tích T2–CN và công tắc Xem xét cài đặt cá nhân; và dưới cùng là Quyền truy cập (Permissions) — Quyền của nhân viên (Employee rights) và Truy cập vào nhật ký hoạt động (Access to activity logs).
Khả dụng cho thấy đúng bức tranh mà chính nhân viên nhìn thấy trong mục “Khi tôi có sẵn”: tuần theo từng ngày, chuyển giữa các tuần và Mở rộng lịch. Ở những chỗ người đó chưa khai báo gì thì hiện Tình trạng sẵn sàng chưa được chỉ định (Availability not specified).
Dự án — danh sách các dự án của nhân viên kèm vai trò trong từng dự án, nút Thêm vào dự án (Add to project) và Thêm vào lịch trình (Add to schedule). Từ đây người đó được đưa vào công việc mà không cần rời khỏi thẻ.
Ghi chú — nút Tạo ghi chú (Create a note) và danh sách các ghi chép. Ghi chú có thời hạn hiệu lực và mức hiển thị: Chỉ quản lý và quản trị viên (Only managers and administrators). Đây là nơi dành cho những ghi chú nội bộ mà chính nhân viên không được thấy.
Tệp tin — tài liệu của người này, nút Tải tệp lên (Upload). Khi chưa có tài liệu nào thì hiện Không có dữ liệu (No data).
Kỳ nghỉ — tab mà vì nó người ta hay mở thẻ nhất. Tab này gồm ba phần:
| Phần | Đặt những gì |
|---|---|
| Quá mức thời gian nghỉ phép cho phép (Permissible vacation overrun) | Nhân viên được phép âm bao nhiêu ngày. Lưu bằng nút Lưu |
| Thiết lập kỳ nghỉ (Vacation settings) | Các giai đoạn có giới hạn: ngày bắt đầu, ngày kết thúc và Giới hạn ngày nghỉ mỗi năm. Thêm bằng nút Thêm thiết lập kỳ nghỉ |
| Thay đổi trong số dư kỳ nghỉ (Change in vacation balance) | Cộng và trừ thủ công: ngày, giá trị kèm dấu và bình luận. Nút Thêm thao tác với kỳ nghỉ |
Có thể có nhiều giai đoạn liên tiếp — ví dụ giới hạn 0, rồi 24, rồi 50 ngày mỗi năm: nhờ vậy thấy được điều kiện của người đó đã thay đổi thế nào. Trong biến động số dư, dấu trừ nghĩa là trừ đi.
Nhập theo danh sách
Nút Nhập khẩu nhân viên ở phần trên tải lên nhiều người cùng lúc bằng một tệp. Có thể nhập mà không có địa chỉ email, nhưng lời mời sẽ không đến với những nhân viên đó — địa chỉ phải được thêm sau.
Các sự cố có thể gặp và cách khắc phục
| Sự cố | Nguyên nhân | Giải pháp |
|---|---|---|
| Nhân viên đã được tạo nhưng không có trong lịch trình | Bỏ qua dự án hoặc lịch trình trong biểu mẫu thêm mới | Mở thẻ và điền khối Lập lịch |
| Lời mời không đến | Email nằm trong thư rác hoặc số điện thoại của công ty chưa được xác nhận | Kiểm tra thư rác, nhấn Gửi lại lời mời, xác nhận số điện thoại trong hồ sơ |
| Nhân viên gặp màn hình trắng khi kích hoạt | Địa chỉ email này đã thuộc một tài khoản khác | Xóa tài khoản cũ dùng địa chỉ này |
| Đã tạo mà không có email và điện thoại | Biểu mẫu yêu cầu ít nhất một trong hai | Điền điện thoại hoặc email — nếu không thì nút lưu sẽ không hoạt động |
| Nhân viên đã nghỉ việc vẫn còn trong lịch trình | Đó là chủ ý thiết kế | Các ca và bản ghi thanh toán trước đây vẫn được giữ, bên cạnh tên có dấu hiệu đã xóa |
| Không chỉ định được người quản trị trong dự án | Trong dự án không có vai trò như vậy | Người quản trị là cấp quyền trong công ty; trong dự án chỉ định nhân viên, người quản lý và người xem |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Có thể tạo nhân viên và đưa ngay vào lịch trình không? Trả lời: Có, biểu mẫu thêm mới làm việc đó trong một lần: khối Lập lịch đặt dự án, lịch trình và ngày bắt đầu.
Câu hỏi: Số nhân viên là gì? Trả lời: Đó là số nội bộ của nhân viên. Nó tiện cho việc sắp xếp danh sách và xuất dữ liệu sang hệ thống khác.
Câu hỏi: Vì sao tỷ lệ giờ hàng tháng lại tính theo phần trăm? Trả lời: Đó là cách đặt chế độ làm việc bán thời gian: 50 % nghĩa là một nửa định mức tháng.
Câu hỏi: Có thể thêm nhân viên mà không có địa chỉ email không? Trả lời: Có thể tạo, nếu đã nhập số điện thoại. Nhưng lời mời chỉ gửi qua email.
Câu hỏi: Làm sao đổi quyền cho nhân viên nhanh nhất? Trả lời: Bằng mũi tên bên cạnh cấp quyền ngay trong danh sách, không cần vào thẻ.
Câu hỏi: Người quản lý khác người quản trị ở điểm nào? Trả lời: Người quản lý là vai trò bên trong dự án: lịch trình và yêu cầu của dự án đó. Người quản trị là cấp quyền trên toàn công ty.
Câu hỏi: Dữ liệu của người đã nghỉ việc thì sao? Trả lời: Các ca và bản ghi thanh toán vẫn còn trong báo cáo, còn bản thân nhân viên thì được đánh dấu là đã xóa.