Trước phiên bản 2.1.0, báo cáo chỉ có trong bản web: từ điện thoại, nhân viên xem được lịch trình của mình nhưng không xem được cả đội đã làm bao nhiêu giờ. Giờ đây cả mười một báo cáo đều mở trực tiếp trong ứng dụng — với đúng bộ dữ liệu như trên máy tính.
Báo cáo do người quản lý, quản trị viên và chủ sở hữu công ty xem được. Nhân viên không thấy mục này.
Hướng dẫn từng bước
Bước 1. Mở mục báo cáo
Nhấn ☰ ở góc phải của thanh dưới, sau đó trong khối Báo cáo (Reports) hãy chọn Báo cáo.
Bước 2. Chọn báo cáo
Danh sách gồm mười một báo cáo sẽ mở ra.
| Báo cáo | Hiển thị điều gì |
|---|---|
| Nhân viên công ty (Company employees) | Danh sách nhân viên công ty cùng dữ liệu của họ |
| Thời gian làm việc của nhân viên (Employee working hours) | Số giờ đã làm, các ca, giờ nghỉ và các lần vắng mặt |
| Báo cáo thời gian nghỉ (Time off reports) | Nghỉ phép bù, nghỉ bệnh và nghỉ dài trong kỳ |
| Báo cáo giờ làm việc tối thiểu (Minimum hours reports) | Ai chưa đạt số giờ tối thiểu bắt buộc |
| Báo cáo Thưởng/Phạt (Bonus/Penalty report) | Các khoản thưởng và khoản trừ đã tính |
| Báo cáo hoạt động (Activity report) | Các hoạt động bên trong ca làm việc |
| Báo cáo số dư kỳ nghỉ (Vacation balance report) | Số ngày nghỉ còn lại theo từng nhân viên |
| Xác nhận báo cáo ca làm việc (Confirmed shift report) | Nhân viên đã xác nhận những ca nào |
| Báo cáo về nhân viên đến muộn (Report on late employees) | Các lần đến muộn so với giờ bắt đầu ca |
| Báo cáo ngân sách (Budget reports) | Chi phí trả lương |
| Báo cáo mức lương (Pay rate reports) | Tính toán theo các mức lương |
Bước 3. Đọc báo cáo
Dưới tiêu đề báo cáo là khoảng thời gian và số nhân viên nằm trong kết quả chọn. Bên phải có ba nút:
| Nút | Chức năng |
|---|---|
| Kính lúp | Tìm theo nhân viên trong báo cáo |
| Thanh trượt | Bộ lọc. Con số trên biểu tượng cho biết hiện có bao nhiêu bộ lọc đang bật |
| Tài liệu có mũi tên | Xuất báo cáo ra tệp |
Con số cạnh khoảng thời gian cho biết bao nhiêu nhân viên nằm trong kết quả chọn.
Bộ lọc của báo cáo
| Bộ lọc | Lọc theo điều gì |
|---|---|
| Khoảng thời gian (Period) | Kỳ của báo cáo |
| Dự án | Một hoặc nhiều dự án |
| Đánh dấu (Marks) | Các đánh dấu của nhân viên |
| Vị trí (Position) | Lọc theo vị trí công việc |
| Hiển thị người dùng (Show users) | Hiển thị những ai: Tất cả (All) — tất cả mọi người, Hiện tại (Current) — những người đang làm việc, Từ chức (Resignation) — những người đã thôi việc, Chưa được mời (Not invited) — những người chưa nhận lời mời, Dự kiến (Planned) — những người sẽ bắt đầu làm việc sau này |
Phía dưới có hai nút: Đặt lại (Reset) xóa các lựa chọn lọc, Áp dụng bộ lọc (Apply filters) áp dụng chúng — trước khi nhấn thì không có gì thay đổi, và trong dấu ngoặc trên nút bạn thấy có bao nhiêu bộ lọc đang bật.
Tiếp theo là các thẻ nhân viên. Trong báo cáo Thời gian làm việc của nhân viên, mỗi thẻ có:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Giờ làm việc (Hours worked) | Số giờ thực tế đã làm — chữ lớn, màu xanh |
| Số lượng ca làm việc (Number of shifts) | Có bao nhiêu ca trong kỳ |
| Thời gian ca làm việc giờ (Shift duration hrs) | Tổng thời lượng các ca theo lịch trình |
| Thời gian nghỉ giải lao (giờ) (Break duration hrs) | Bao nhiêu thời gian dành cho giờ nghỉ |
| Vắng mặt, giờ (Absence, hrs) | Số giờ vắng mặt — màu đỏ |
| Vắng mặt, giờ làm việc (Absence, work hrs) | Trong đó có bao nhiêu giờ làm việc — màu đỏ |
Chênh lệch giữa Thời gian ca làm việc (Shift duration) và Giờ làm việc chính là phần thiếu giờ: trong ví dụ dưới đây, theo lịch trình là 74 giờ, còn số giờ đã làm là 7:30.
Các sự cố có thể gặp và cách khắc phục
| Sự cố | Nguyên nhân | Giải pháp |
|---|---|---|
| Không có mục Báo cáo trong menu | Bạn đã đăng nhập với tư cách nhân viên | Báo cáo dành cho người quản lý, quản trị viên và chủ sở hữu công ty |
| Báo cáo trống | Trong kỳ đã chọn không có dữ liệu hoặc đang bật một bộ lọc | Hãy kiểm tra khoảng thời gian dưới tiêu đề và con số trên biểu tượng bộ lọc |
| Báo cáo không có đủ tất cả nhân viên | Báo cáo chỉ tính những người có trong dự án và trong lịch trình | Hãy thêm nhân viên vào dự án và vào lịch trình — thiếu một trong hai bước thì họ sẽ không vào báo cáo |
| Số giờ không khớp với bản web | Khoảng thời gian khác nhau | Khoảng thời gian được đặt riêng trong ứng dụng và riêng trong trình duyệt |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Ứng dụng có tất cả các báo cáo của bản web không? Trả lời: Có, đủ cả mười một báo cáo.
Câu hỏi: Nhân viên có xem được báo cáo giờ làm của mình không? Trả lời: Không. Mục báo cáo mở cho người quản lý, quản trị viên và chủ sở hữu. Số giờ đã làm của mình thì nhân viên xem trên bảng điều khiển và trong lịch trình.
Câu hỏi: Có thể xuất báo cáo từ ứng dụng không? Trả lời: Có, bằng nút hình tài liệu có mũi tên ở góc trên bên phải của báo cáo.
Câu hỏi: Vì sao “Giờ làm việc” của nhân viên bằng không dù vẫn có ca? Trả lời: Các ca có trong lịch trình nhưng nhân viên đã không bắt đầu chúng. Báo cáo tính dấu ghi thực tế về việc bắt đầu làm việc, không tính kế hoạch.
Câu hỏi: Con số cạnh khoảng thời gian nghĩa là gì? Trả lời: Đó là số nhân viên nằm trong kết quả chọn với các bộ lọc hiện tại.
Câu hỏi: Làm thế nào để xem báo cáo về những người đã thôi việc? Trả lời: Trong bộ lọc, mục Hiển thị người dùng → Từ chức.
Câu hỏi: “Vắng mặt, giờ” khác “Vắng mặt, giờ làm việc” ở điểm nào? Trả lời: Cái thứ nhất là toàn bộ số giờ vắng mặt trong kỳ, cái thứ hai chỉ là phần trong đó rơi vào thời gian làm việc.
Câu hỏi: Có cần một mô-đun riêng để xem báo cáo trên điện thoại không? Trả lời: Không. Nếu báo cáo mở được cho bạn trong bản web thì nó cũng mở trong ứng dụng.