Trước đây lịch trình chỉ được tạo trong trình duyệt, từ điện thoại chỉ có thể xem. Ở phiên bản 2.1.0, ứng dụng đã có trình hướng dẫn đầy đủ — vẫn bốn bước đó và vẫn năm loại lịch trình đó như ở bản web.
Tạo lịch trình là quyền của người quản lý, quản trị viên và chủ sở hữu công ty.
Hướng dẫn từng bước
Cách mở
Nhấn ☰ ở thanh dưới → Lịch trình (Schedules) → Lịch trình. Danh sách lịch trình của công ty sẽ mở ra: mỗi lịch trình hiển thị tên, dự án, giai đoạn và số ca. Ở dưới bên phải là nút Tạo lịch trình (Create schedule).
Bước 1. Thông tin chính (Main information)
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Nhập tên lịch trình (Enter schedule name) | Tên của lịch trình |
| Chọn một màu (Choose a color) | Màu dùng để đánh dấu lịch trình trong danh sách và trong bảng |
| Chọn một dự án (Select a project) | Dự án mà lịch trình thuộc về |
| Chọn ngày (Select dates) | Ngày bắt đầu và ngày kết thúc giai đoạn |
| Mức lương cơ bản của nhân viên trong lịch trình (Basic employee pay rate) | Mức lương cơ bản cho lịch trình này, không bắt buộc |
| Chọn loại điều khiển tuần (Select week control type) | Cách hệ thống xử lý giờ làm thêm: Cho phép, Cho phép với xác nhận, Chặn |
Giai đoạn bị giới hạn: lịch trình được tạo tối đa cho ba tháng. Điều này được ghi rõ ngay dưới phần ngày.
Bước 2. Loại lịch trình (Schedule type)
Năm loại, giống như ở bản web:
| Loại | Cách điền |
|---|---|
| Cơ bản (phân bổ tự động) (Basic (automatic distribution)) | Số giờ làm việc cố định, hệ thống tự xếp ca |
| Theo tình trạng sẵn sàng (phân bổ tự động) (By availability (automatic distribution)) | Theo tình trạng sẵn sàng mà nhân viên đã khai báo về mình |
| Nâng cao (phân bổ tự động) (Advanced (automatic distribution)) | Số chỗ làm việc khác nhau cho các ca khác nhau |
| Cài sẵn (phân bổ tự động) (Preset (automatic distribution)) | Theo luân phiên: 2/2, 5/2 và tương tự |
| Trống (phân bổ thủ công) (Empty (manual distribution)) | Lịch trình trống, bạn tự xếp ca bằng tay |
Bước 3. Dữ liệu cho các ca (Shift data)
Trước tiên bạn đánh dấu Các ngày trong tuần mà nói chung có thể xếp ca. Theo mặc định, Mo–Fr được đánh dấu.
Bên dưới là các mẫu ca. Với mỗi mẫu cần đặt:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Tiêu đề (Name) | Tên của mẫu. Bắt buộc — không có nó trình hướng dẫn sẽ không cho đi tiếp và sẽ hiển thị “Tên is required” |
| màu sắc | Màu của ca trong bảng |
| Thời gian từ (Time from) / Thời gian để (Time to) | Thời điểm bắt đầu và kết thúc ca |
| Vị trí (Location) | Vị trí làm việc, không bắt buộc |
| Đánh dấu (Marks) | Nhãn của ca, không bắt buộc |
| Gián đoạn (Break) | Giờ nghỉ trong ca |
Có thể thêm nhiều mẫu — ví dụ mẫu ban ngày và mẫu ban đêm.
Bước 4. Nhân viên (Employees)
Bước cuối cùng là chọn ai được đưa vào lịch trình. Phía trên là bộ đếm số người đã chọn trên tổng số nhân viên và nút Chọn tất cả (Select all). Có bộ lọc theo chức vụ và tìm kiếm theo tên.
Nút ở dưới bên phải tên là Thêm (Add) — đó chính là thao tác tạo lịch trình.
Bản tóm tắt trước khi tạo
Ở bất kỳ bước nào cũng có thể nhấn Tổng quan (Overview) ở góc trên bên phải và xem tất cả những gì đã đặt: tên, dự án, giai đoạn, loại điều khiển tuần, loại lịch trình, các ngày đã đánh dấu, số mẫu và số chỗ làm việc. Cũng từ đây có thể nhân bản lịch trình (Sao chép (Duplicate)) hoặc chia sẻ nó (Chia sẻ (Share)).
Các vấn đề có thể gặp và cách xử lý
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Nút Tiếp theo (Next) không hoạt động ở bước thứ ba | Mẫu ca chưa được điền tên | Hãy điền Tiêu đề — dưới trường sẽ xuất hiện gợi ý “Tên is required” |
| Không đặt được giai đoạn dài hơn ba tháng | Giới hạn của hệ thống | Hãy tạo lịch trình tiếp theo riêng hoặc kéo dài lịch trình này qua Giảm/mở rộng lịch trình (Reduce/extend schedule) |
| Không có nhân viên trong danh sách ở bước thứ tư | Người đó chưa được thêm vào dự án đã chọn | Trước tiên hãy thêm nhân viên vào dự án, sau đó quay lại lịch trình |
| Không thấy nút Tạo lịch trình | Bạn đã đăng nhập với tư cách nhân viên | Việc tạo lịch trình dành cho người quản lý, quản trị viên và chủ sở hữu |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Trình hướng dẫn trong ứng dụng có giống trong trình duyệt không? Trả lời: Có — vẫn bốn bước đó và vẫn năm loại lịch trình đó.
Câu hỏi: Có thể thêm nhiều mẫu ca cùng lúc không? Trả lời: Có, ở bước thứ ba bạn thêm bao nhiêu mẫu tùy nhu cầu.
Câu hỏi: Phải làm gì nếu cần lịch trình dài hơn ba tháng? Trả lời: Hãy tạo nó cho ba tháng, rồi kéo dài qua Giảm/mở rộng lịch trình trong phần chỉnh sửa lịch trình.
Câu hỏi: Có bắt buộc phải ghi mức lương không? Trả lời: Không, trường này không bắt buộc. Nếu để trống, các mức lương từ cài đặt công ty và chức vụ sẽ có hiệu lực.
Câu hỏi: “Chọn loại điều khiển tuần” nghĩa là gì? Trả lời: Là cách hệ thống hành xử khi có giờ làm thêm. Cho phép (Allow) — cho phép mà không báo gì, Cho phép với xác nhận (Allow with confirmation) — đánh dấu các ca cần xác nhận, Chặn (Block) — đánh dấu phần vượt mức là vấn đề, nhưng không cấm tạo ca.
Câu hỏi: Có thể chọn tất cả nhân viên cùng lúc không? Trả lời: Có, bằng nút Chọn tất cả ở bước thứ tư.
Câu hỏi: Lịch trình có được tạo ngay sau khi nhấn “Thêm” không? Trả lời: Có, đó là thao tác cuối cùng của trình hướng dẫn.