Lịch trình đã tạo có thể thay đổi ngay trong ứng dụng: tên, các quyền tự phục vụ, thành phần đội ngũ, giai đoạn, mức lương, dự báo tải. Có cả điều mà bản web không có — cấu hình lại lịch làm việc từ đầu theo các quy tắc đã cập nhật.
Chỉnh sửa lịch trình là quyền của người quản lý, quản trị viên và chủ sở hữu công ty.
Hướng dẫn từng bước
Cách mở
☰ → Lịch trình (Schedules) → Lịch trình → nhấn vào lịch trình cần thiết trong danh sách. Màn hình gồm sáu mục sẽ mở ra.
| Mục | Thay đổi những gì |
|---|---|
| Thông tin chính (Main information) | Tên, màu sắc, kiểm soát tuần và các quyền tự phục vụ |
| Nhân viên (Employees) | Thành phần: thêm ai vào lịch trình, bỏ ai ra |
| Giảm/mở rộng lịch trình (Reduce/extend schedule) | Giai đoạn: kéo dài hoặc rút ngắn |
| Nhu cầu tải (Load demand) | Dự báo tải — mỗi khung cần bao nhiêu ca |
| Thành viên đội ngũ đã được lên lịch (Scheduled team members) | Mức lương cơ bản cho tất cả những ai có trong lịch trình này |
| Cấu hình lại lịch làm việc (Rebuild schedule) | Tạo lại lịch trình theo các quy tắc đã cập nhật |
Thông tin chính: nhân viên tự làm được những gì
Ngoài tên, màu sắc và kiểu kiểm soát tuần, ở đây tập hợp tất cả các công tắc tự phục vụ — những gì nhân viên tự làm được với ca của mình. Có mười công tắc, chia thành năm nhóm.
Đây không phải cấp quyền trong công ty: việc biến một người thành nhân viên, quản trị viên hay chủ sở hữu được thực hiện trong thẻ của người đó và có hiệu lực ở mọi nơi. Các công tắc dưới đây chỉ có hiệu lực bên trong lịch trình này, vì vậy ở một lịch trình việc trao đổi ca có thể được phép, còn ở lịch trình bên cạnh thì không.
| Nhóm | Công tắc | Cho phép những gì |
|---|---|---|
| Hiển thị (Visibility) | Cho phép nhân viên xem tất cả các ca làm việc | Xem ca của cả đội ngũ, không chỉ ca của mình |
| Trao đổi ca (Shift exchange) | Cho phép đổi ca (Allow shift swapping) | Đổi ca với đồng nghiệp |
| Với sự xác nhận của quản lý (With manager confirmation) | Việc đổi ca chỉ diễn ra sau khi người quản lý phê duyệt | |
| Hoán đổi ca với cùng một vị trí (Swap shifts with the same position) | Chỉ đổi với người cùng vị trí | |
| Ca làm trống (Free shifts) | Cho phép nhân viên gửi ca vào danh sách ca trống (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Nhường ca của mình vào danh sách ca trống |
| Cho phép nhân viên nhận ca từ danh sách ca trống (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Nhận ca từ danh sách ca trống | |
| Yêu cầu của nhân viên (Employee requests) | Cho phép nhân viên tự tạo ca của mình (Allow employees to create their own shifts) | Tự tạo ca cho mình |
| Cho phép nhân viên tạo thời gian nghỉ (Allow employees to create breaks) | Tạo thời gian nghỉ | |
| Cho phép nhân viên nhường ca (Allow employees to drop shifts) | Từ chối ca của mình | |
| Khác | Cho phép nhân viên đổi thời gian nghỉ giữa các mẫu ca khác nhau (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Đổi thời gian nghỉ giữa các mẫu ca khác nhau |
| Cho phép nhân viên chia tách ca làm việc (Allow employees to split shifts) | Chia ca thành nhiều phần |
Các thay đổi có hiệu lực sau khi nhấn nút Lưu (Save).
Nhân viên: thêm ai và bỏ ai
Mục này gồm ba trường.
| Trường | Làm gì |
|---|---|
| Thêm nhân viên vào lịch trình (Add employees to schedule) | Chọn những người cần đưa vào lịch trình này |
| Thêm nhân viên bắt đầu từ (Add employee starting from) | Ngày mà người đó vào lịch trình. Không phải từ đầu giai đoạn mà từ ngày đã chọn |
| Xóa nhân viên (Remove employees) | Đưa người đó ra khỏi lịch trình mà không xóa khỏi công ty |
Trường ngày tháng chính là thứ mà người ta hay vào đây nhất vì nó: người mới đi làm từ giữa tháng, và ca của họ không cần tính từ ngày đầu tiên.
Rút ngắn hoặc kéo dài giai đoạn
Màn hình có tên Thay đổi kích thước lịch trình (Schedule resizing), phía trên hiển thị giai đoạn hiện tại.
| Trường | Các lựa chọn |
|---|---|
| Hành động (Action) | Kéo dài lịch trình (Extend schedule) hoặc Rút ngắn lịch trình (Shorten schedule) |
| Thay đổi loại (Change type) | Ví dụ Mở rộng mà không có các ca làm việc (Extend without shifts) — giai đoạn sẽ dài hơn nhưng trong đó không xuất hiện ca nào |
| Mở rộng lịch trình để (Extend schedule to) | Ngày mà bạn kéo giai đoạn đến |
| Làm gì với các ca làm việc hiện có trong giai đoạn mới? (What to do with existing shifts in the new period?) | Bỏ qua (Ignore) hoặc Xóa (Delete) |
Câu hỏi cuối quan trọng hơn ta tưởng: nếu trong giai đoạn mới đã có ca — ví dụ từ một lịch trình khác — ứng dụng sẽ hỏi bạn muốn giữ lại hay dẹp đi.
Kéo dài mà không có ca phù hợp khi bạn cần nới giai đoạn ra, còn các ca thì bạn sẽ đặt sau bằng tay hoặc sẽ cấu hình lại lịch trình.
Nhu cầu tải
Dự báo: mỗi khung cần bao nhiêu ca. Theo dữ liệu này, hệ thống sắp xếp ca khi phân bổ tự động.
Khi dự báo chưa được đặt, trên màn hình hiện Không có dữ liệu (No data) — với một lịch trình mới thì sẽ như vậy.
Thành viên đội ngũ đã được lên lịch: mức lương
Màn hình Chỉnh sửa mức lương cơ bản trong lịch trình (Basic pay rate editing in the schedule). Phía trên là đơn vị tiền tệ và đơn vị tính — ví dụ USD · Mỗi giờ (USD · Per hour) — cùng chính giá trị mức lương.
Hai gợi ý trên màn hình giải thích khác biệt giữa mức lương chung và mức lương riêng:
- Hãy đặt mức lương cơ bản cho nhân viên trong lịch trình — tức là mức lương chung cho toàn bộ người tham gia;
- Hãy đặt mức lương cơ bản riêng cho một nhân viên. Nó sẽ có hiệu lực từ ngày đã chọn cho đến hết lịch trình — tức là có thể chỉ định cho một người mức lương riêng, và chỉ bên trong lịch trình này.
Bên dưới là nút Nhân viên (Employees) — chuyển sang danh sách nơi mức lương được đặt cho từng người.
Cấu hình lại lịch làm việc: xây lại từ đầu
Mục này mở đúng trình hướng dẫn như khi tạo mới, nhưng đã được điền sẵn dữ liệu của lịch trình này — tên, màu sắc, dự án, giai đoạn, mức lương. Bạn sửa những gì cần thay đổi rồi khởi chạy lại việc tạo lịch.
Điều này cần khi các quy tắc nhiều lên hoặc đã thay đổi: đã thêm một mẫu ca, đã đổi các ngày trong tuần, đã chỉnh lại tải. Thay vì xóa lịch trình và dựng lại từ số không, bạn cấu hình lại lịch trình đang có.
Các sự cố có thể gặp và cách khắc phục
| Sự cố | Nguyên nhân | Giải pháp |
|---|---|---|
| Nhân viên không thấy ca của người khác | Đã tắt Cho phép nhân viên xem tất cả các ca làm việc (Allow employees to see all shifts) | Bật công tắc trong Thông tin chính và lưu lại |
| Nhân viên đổi ca cho nhau mà không hỏi ai | Đã tắt Với sự xác nhận của quản lý (With manager confirmation) | Hãy bật — việc đổi ca sẽ đi qua phê duyệt của bạn |
| Các thay đổi không được lưu | Chưa nhấn nút Lưu | Trở lại mục đó và lưu lại |
| Cần lịch trình dài hơn lúc đã tạo | Giai đoạn được đặt khi tạo | Giảm/mở rộng lịch trình — kéo dài mà không cần tạo lại |
| Sau khi sửa quy tắc, các ca vẫn như cũ | Quy tắc thay đổi, còn các ca đã tạo thì không | Hãy khởi chạy Cấu hình lại lịch làm việc |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: “Cấu hình lại lịch làm việc” khác gì việc tạo một lịch trình mới? Trả lời: Trình hướng dẫn vẫn thế, nhưng các trường đã được điền dữ liệu của lịch trình hiện có, và kết quả sẽ thay thế nó chứ không thêm lịch trình thứ hai.
Câu hỏi: Có thể kéo dài lịch trình mà không tạo lại không? Trả lời: Có, mục Giảm/mở rộng lịch trình — cũng chính mục đó rút ngắn giai đoạn.
Câu hỏi: Đổi mức lương cho tất cả mọi người trong lịch trình ở đâu? Trả lời: Trong mục Thành viên đội ngũ đã được lên lịch — ở đó là mức lương cơ bản cho toàn bộ người tham gia lịch trình này.
Câu hỏi: Những quyền nào được đặt ở đây, còn những quyền nào đặt trong thẻ nhân viên? Trả lời: Ở đây chỉ có mười công tắc tự phục vụ này: người đó tự làm được gì với ca của mình (đổi ca, nhường vào danh sách ca trống, nhận từ đó, tạo ca và thời gian nghỉ, chia tách ca). Chúng có hiệu lực bên trong một lịch trình, và ở các lịch trình khác nhau có thể khác nhau. Còn cấp quyền trong công ty — nhân viên, quản trị viên, chủ sở hữu — được đặt trong thẻ nhân viên và có hiệu lực trên toàn công ty, lịch trình không ảnh hưởng đến nó.
Câu hỏi: Nhân viên nhường được ca nhưng không nhận được ca — vì sao? Trả lời: Đó là hai công tắc khác nhau trong nhóm Ca làm trống: nhường vào danh sách ca trống và nhận từ đó được cho phép riêng biệt.
Câu hỏi: “Nhu cầu tải” là gì? Trả lời: Là dự báo tải: mỗi khung cần bao nhiêu ca. Theo dữ liệu này, hệ thống sắp xếp ca khi phân bổ tự động.
Câu hỏi: Có thể bỏ nhân viên khỏi lịch trình mà không xóa khỏi công ty không? Trả lời: Có, trong mục Nhân viên của lịch trình này.
Câu hỏi: Nhân viên mới đi làm từ giữa tháng — làm sao đưa họ vào không phải từ đầu tháng? Trả lời: Trong mục Nhân viên có trường Thêm nhân viên bắt đầu từ: hãy ghi ngày đi làm.
Câu hỏi: Khi kéo dài, các ca đã có trong giai đoạn mới sẽ thế nào? Trả lời: Ứng dụng sẽ hỏi: Bỏ qua — giữ nguyên như đang có, Xóa — dẹp đi và dựng lại.
Câu hỏi: Vậy mức lương của nhân viên được đặt ở đâu? Trả lời: Trong hồ sơ nhân viên không có mức lương. Mức lương được đặt ở bốn cấp: trong cài đặt công ty, trong dự án, ở vị trí và ở đây, trong lịch trình. Hệ thống tìm nó theo chuỗi công ty → lịch trình → vị trí → địa điểm. Mức lương từ lịch trình chỉ có hiệu lực bên trong lịch trình đó và chỉ từ ngày đã chọn đến hết giai đoạn, vì vậy cùng một người có thể được trả khác nhau ở các lịch trình khác nhau.