Mẫu hoạt động - Shifton Help

Quản lý cấu hình hoạt động có thể tái sử dụng để tăng tốc tạo nhiệm vụ và đảm bảo tính đồng nhất trong toàn tổ chức.

Đây là gì?

Mẫu hoạt động — các cấu hình đặt sẵn có thể sử dụng lại khi tạo hoạt động mới. Thay vì mỗi lần phải điền cùng các trường — tên, thời lượng, dự án, ghi chú — bạn lưu chúng dưới dạng mẫu và áp dụng trong vài thao tác.

Mẫu được quản lý trên tab Mẫu hoạt động của trang Activity (bên cạnh tab Calendar). Sau khi tạo, mẫu có sẵn khi tạo hoạt động mới — cả đơn lẻ lẫn hàng loạt.

Yêu cầu tiên quyết

#	Yêu cầu	Chi tiết
1	Truy cập trang Activity	Cần quyền truy cập chức năng hoạt động.
2	Vai trò Manager, Administrator hoặc Owner	Cần quyền nâng cao để quản lý mẫu.
3	Dự án đã được cấu hình	Mẫu có thể tham chiếu đến dự án cụ thể.

Hướng dẫn từng bước

Chuyển đến mẫu hoạt động

Bước	Hành động	Kết quả mong đợi
1	Truy cập trang Hoạt động qua thanh bên trái.	Trang Activity mở ra với tab Calendar đang hoạt động.
2	Nhấn tab Mẫu hoạt động (bên cạnh tab Calendar).	Phần mẫu mở ra với danh sách mẫu hiện có (nếu có).

Tạo mẫu mới

Bước	Hành động	Kết quả mong đợi
1	Trên tab Mẫu hoạt động nhấn Tạo Mẫu (hoặc nút +).	Biểu mẫu tạo mẫu mở ra.
2	Nhập tên mẫu — mô tả rõ ràng về loại hoạt động.	Trường tên đã được điền.
3	Chỉ định thời lượng mặc định cho hoạt động được tạo từ mẫu này.	Thời lượng đã được đặt.
4	Chọn dự án liên kết với mẫu (nếu cần).	Dự án đã được liên kết.
5	Thêm ghi chú hoặc hướng dẫn mặc định sẽ hiển thị trong hoạt động được tạo từ mẫu.	Ghi chú đã được lưu trong mẫu.
6	Cấu hình các trường bổ sung nếu cần (địa điểm, yêu cầu chức vụ, v.v.).	Tất cả giá trị mặc định cần thiết đã được đặt.
7	Nhấn Lưu.	Mẫu đã được tạo và xuất hiện trong danh sách.

Chỉnh sửa mẫu

Bước	Hành động	Kết quả mong đợi
1	Trên tab Mẫu hoạt động tìm mẫu cần thiết.	Dòng mẫu hiển thị trong danh sách.
2	Nhấn nút Chỉnh sửa (biểu tượng bút chì) bên cạnh mẫu.	Biểu mẫu chỉnh sửa mở ra với giá trị hiện tại.
3	Thay đổi các trường cần thiết.	Trường đã được cập nhật.
4	Nhấn Lưu.	Mẫu đã được cập nhật. Hoạt động đã tạo trước đó từ mẫu này không bị ảnh hưởng.

Xóa mẫu

Bước	Hành động	Kết quả mong đợi
1	Trên tab Mẫu hoạt động tìm mẫu cần xóa.	Dòng mẫu hiển thị trong danh sách.
2	Nhấn nút Xóa (biểu tượng thùng rác) bên cạnh mẫu.	Hộp thoại xác nhận xuất hiện.
3	Xác nhận xóa.	Mẫu đã bị xóa khỏi danh sách. Hoạt động đã tạo trước đó từ mẫu này vẫn không thay đổi.

Sử dụng mẫu khi tạo hoạt động

Bước	Hành động	Kết quả mong đợi
1	Trong lịch hoạt động nhấn Tạo một hoạt động.	Biểu mẫu tạo hoạt động mở ra.
2	Chọn mẫu trong danh sách thả xuống.	Biểu mẫu tự động điền giá trị từ mẫu (tên, thời lượng, dự án, ghi chú).
3	Điều chỉnh các trường nếu cần (ví dụ: ngày hoặc nhân viên cụ thể).	Trường được cấu hình cho trường hợp cụ thể.
4	Nhấn Lưu.	Hoạt động mới được tạo dựa trên mẫu.

Tham chiếu trường mẫu

Trường	Bắt buộc	Mô tả
Tên mẫu	Có	Tên rõ ràng cho mẫu.
Thời lượng mặc định	Có	Thời lượng đặt sẵn cho hoạt động được tạo từ mẫu.
Dự án	Không	Dự án mặc định để liên kết với hoạt động.
Ghi chú / Hướng dẫn	Không	Văn bản mặc định xuất hiện trong trường ghi chú của hoạt động.
Địa điểm	Không	Địa điểm làm việc mặc định.
Chức vụ	Không	Chức vụ yêu cầu cho hoạt động (dùng khi phân phối).

Quyền truy cập

Vai trò	Xem mẫu	Tạo mẫu	Chỉnh sửa mẫu	Xóa mẫu
Employee	Không	Không	Không	Không
Manager	Có	Có	Có	Có
Administrator	Có	Có	Có	Có
Owner	Có	Có	Có	Có

Câu hỏi thường gặp

H1: Nếu cập nhật mẫu, hoạt động hiện có sẽ thay đổi không?
Không. Hoạt động đã tạo trước đó từ mẫu vẫn không thay đổi. Cập nhật mẫu chỉ ảnh hưởng đến hoạt động mới được tạo từ mẫu sau này.

H2: Có thể tạo nhiều mẫu cho một dự án không?
Có. Bạn có thể tạo bao nhiêu mẫu tùy cần, kể cả trong cùng một dự án. Ví dụ: mẫu riêng cho “Kiểm tra buổi sáng”, “Giao hàng buổi chiều” và “Báo cáo buổi tối” — tất cả trong một dự án.

H3: Có thể nhân bản mẫu không?
Nếu chức năng nhân bản khả dụng, bạn có thể sao chép mẫu hiện có và thay đổi. Nếu không, hãy tạo mẫu mới và điền các giá trị tương tự thủ công.

H4: Mẫu có sẵn cho tất cả dự án không?
Mẫu có sẵn ở cấp công ty. Nếu mẫu liên kết với dự án cụ thể, dự án đó sẽ được điền mặc định, nhưng khi tạo hoạt động có thể thay đổi dự án.

Vấn đề có thể gặp và giải pháp

Vấn đề	Nguyên nhân có thể	Giải pháp
Nút “Create template” không hiển thị	Không đủ quyền.	Chỉ Manager, Administrator hoặc Owner mới có thể tạo mẫu. Liên hệ Administrator.
Không đủ trường trong biểu mẫu mẫu	Một số trường có thể ẩn sau nút “Advanced”.	Tìm phần cài đặt nâng cao trong biểu mẫu mẫu.
Mẫu đã xóa vẫn hiển thị	Vấn đề bộ nhớ đệm trình duyệt.	Làm mới trang — mẫu sẽ biến mất.
Danh sách mẫu trống khi tạo hoạt động	Chưa tạo mẫu nào.	Truy cập tab Mẫu hoạt động và tạo ít nhất một mẫu.
Giá trị không chính xác từ mẫu	Mẫu có thể chứa dữ liệu lỗi thời.	Chỉnh sửa mẫu và cập nhật giá trị mặc định.