Việc điểm dấu bắt đầu và kết thúc ca làm việc là lý do khiến nhân viên mở ứng dụng thường xuyên nhất. Từ phiên bản 2.1.0, cả hai thao tác đều đi qua màn hình Chuyên cần (Attendance) có bản đồ, và trên đường đi điện thoại sẽ xin vài quyền.
Vị trí được hai mô-đun khác nhau theo dõi. Chuyên cần (Attendance) kiểm tra xem bạn có ở đúng chỗ vào lúc bắt đầu và lúc kết thúc ca làm việc hay không — chính vì thế cả hai thao tác đều đi qua bản đồ. Kiểm soát địa điểm làm việc (Work location control) theo dõi bạn đã ở đâu trong ca làm việc.
Hãy cấp tất cả các quyền trên điện thoại ngay một lần, bao gồm cả quyền truy cập vị trí ở chế độ «luôn luôn». Không cần tính xem mô-đun nào dùng gì: chủ sở hữu công ty bật và tắt các mô-đun bất cứ lúc nào, và nếu các quyền chỉ được cấp một nửa thì ứng dụng sẽ bắt đầu hoạt động sai — mà lại âm thầm, không có cảnh báo. Cho phép mọi thứ một lần vẫn rẻ hơn việc sau đó phải đi tìm nguyên nhân vì sao ca làm việc không được ghi nhận.
Hướng dẫn từng bước
Bắt đầu ca làm việc: từng bước một
Việc khởi động ca làm việc là một chuỗi gồm vài màn hình. Không thể bỏ qua: mỗi bước đều bật một thứ gì đó.
1. Hãy nhấn nút màu xanh «Bắt đầu ca làm việc» trên bảng điều khiển.
2. Điện thoại sẽ xin quyền truy cập vị trí. Hãy cấp quyền đó.
3. Sau đó — quyền truy cập hoạt động thể chất. Quyền này cần để phân biệt việc di chuyển với việc đứng yên.
4. Tiếp theo ứng dụng tự giải thích: cần chế độ «Luôn cho phép», và ứng dụng đề nghị chuyển sang chế độ đó trong cài đặt điện thoại. Hãy đồng ý và chuyển.
5. Màn hình Chuyên cần (Attendance) có bản đồ sẽ mở ra. Ở đây thấy được bạn đang ở đâu, và có một cảnh báo: Khi ca làm việc bắt đầu, tính năng theo dõi vị trí nền sẽ được kích hoạt. Ca làm việc bắt đầu bằng nút Bắt đầu ca làm việc thứ hai, ngay trên màn hình này.
Nếu bạn không ở nơi làm việc
Khi ca làm việc đã được gán địa điểm, chuyên cần sẽ đối chiếu vị trí của bạn với địa điểm đó. Nếu bạn ở xa — màn hình nói thẳng điều đó.
Phía trên xuất hiện dải màu đỏ Lỗi — Bạn đang ở ngoài vị trí (Error — You are outside the location). Trên bản đồ vẽ ra tuyến đường từ điểm của bạn đến nơi làm việc, còn ở khay phía dưới là ba giá trị: khoảng cách, thời gian di chuyển và tên địa điểm. Ví dụ: 3.34 km · 8 min · call center.
Nhờ vậy nhân viên thấy ngay không chỉ việc mình không ở nơi cần đến, mà còn thấy còn xa bao nhiêu và phải đi hướng nào.
Nút Bắt đầu ca làm việc khi đó vẫn hoạt động và có thể nhấn được — nhưng ca làm việc sẽ không bắt đầu: lỗi lại hiện ra ở phía trên. Việc điểm dấu chỉ thành công khi bạn ở trong bán kính mà người quản lý đã đặt trong cài đặt địa điểm.
Nếu ca làm việc không được gán địa điểm thì không có việc kiểm tra — trên màn hình sẽ ghi rằng chưa chỉ định vị trí, và ca làm việc sẽ bắt đầu từ bất cứ đâu. Các ca chưa lên lịch cũng vậy: chúng không có địa điểm, nên việc kiểm tra không được thực hiện.
Trong khi ca làm việc đang diễn ra
Dải chuyển thành Trong ca làm việc (On shift) kèm bộ đếm thời gian đã làm, còn nút chuyển thành Kết thúc ca làm việc (End shift). Bên dưới xuất hiện khối giờ nghỉ: khi nào bắt đầu, thời gian nghỉ và nút Bắt đầu nghỉ (Start break).
Kết thúc ca làm việc: từng bước một
1. Hãy nhấn «Kết thúc ca làm việc». Ứng dụng sẽ hỏi xác nhận: Bạn có thực sự muốn kết thúc không? (Do you really want to finish?)
2. Sẽ mở ra chính màn hình «Chuyên cần» có bản đồ cùng nút kết thúc — vị trí cũng được điểm dấu khi ra.
3. Xác nhận cuối cùng — Bạn có chắc chắn muốn hoàn thành ca? (Are you sure you want to complete the shift?)
Hai lần xác nhận liên tiếp được làm có chủ ý: không thể đóng ca làm việc bằng một cái chạm vô tình. Sau khi kết thúc, thẻ ca làm việc trong danh sách của ngày được đánh dấu là Hoàn thành (Completed), và bên cạnh xuất hiện các sai lệch — đi muộn và về sớm.
Các vấn đề có thể gặp và cách khắc phục
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Không có nút Bắt đầu ca làm việc | Ca làm việc chưa đến hoặc đã kết thúc | Nút xuất hiện trong khoảng thời gian do cài đặt của mô-đun chuyên cần quy định |
| Không bắt đầu được ca làm việc, phía trên có lỗi Bạn đang ở ngoài vị trí | Chuyên cần kiểm tra địa điểm, mà bạn lại ở ngoài địa điểm làm việc | Hãy đến gần nơi làm việc: trên màn hình thấy được khoảng cách, thời gian di chuyển và tên địa điểm. Nút vẫn nhấn được, nhưng việc điểm dấu sẽ không thành công cho đến khi bạn ở trong bán kính |
| Vị trí ngừng được gửi đi | Quyền được cấp ở dạng «chỉ khi dùng ứng dụng» | Hãy chuyển sang «Luôn cho phép» trong cài đặt điện thoại |
| Ứng dụng hoạt động khác trước, dù không thay đổi gì | Công ty đã bật một mô-đun mới, mà các quyền trên điện thoại lại không đủ | Hãy kiểm tra các quyền của ứng dụng và cấp tất cả, bao gồm cả chế độ «Luôn cho phép» |
| Ca làm việc đã bắt đầu, nhưng việc điểm dấu không được tính | Yêu cầu vị trí nền đã bị hủy | Hãy cấp quyền và bắt đầu lại ca làm việc |
| Ca làm việc bị đánh dấu Chưa lên lịch | Được bắt đầu ngoài lịch trình | Điều đó là có chủ ý: ca chưa lên lịch không có mẫu, và việc kiểm tra địa điểm không được thực hiện cho ca đó |
| Ca làm việc tự đóng, dù tôi không nhấn | Khoảng thời gian còn có thể kết thúc ca bằng tay đã hết | Khoảng thời gian này do cài đặt «nhân viên có thể kết thúc ca muộn bao nhiêu» trong mô-đun chuyên cần quy định |
| Sai lệch hiển thị bằng một con số lạ | Lỗi hiển thị đã biết | Giá trị là đúng, nhưng được xuất ra mà không làm tròn. Hãy dựa vào dải phía trên — ở đó định dạng là «0h 2m» |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Vì sao khi khởi động ca làm việc điện thoại lại xin nhiều quyền như vậy? Trả lời: Có ba quyền: vị trí, hoạt động thể chất và quyền truy cập vị trí ở chế độ nền. Các mô-đun khác nhau dùng những quyền khác nhau: chuyên cần dùng việc điểm dấu địa điểm vào lúc bắt đầu và lúc kết thúc ca, kiểm soát địa điểm làm việc dùng các di chuyển trong ca. Không cần tìm hiểu quyền nào dành cho cái gì: hãy cấp cả ba.
Câu hỏi: Có bắt buộc phải cấp quyền truy cập «luôn luôn» không? Trả lời: Có. Chế độ «chỉ khi dùng ứng dụng» ngừng hoạt động ngay khi ứng dụng bị thu nhỏ, và một phần dữ liệu sẽ không được ghi.
Câu hỏi: Có thể vào giờ nghỉ từ ứng dụng không? Trả lời: Có, trong ca làm việc, phía dưới nút kết thúc sẽ xuất hiện khối giờ nghỉ với nút Bắt đầu nghỉ.
Câu hỏi: Vì sao việc kết thúc phải xác nhận hai lần? Trả lời: Câu hỏi thứ nhất là câu hỏi chung, câu thứ hai xuất hiện khi đã ở màn hình có bản đồ, sau khi điểm dấu vị trí. Nhờ vậy ca làm việc sẽ không bị đóng bởi một cái chạm vô tình.
Câu hỏi: Có thể bắt đầu ca làm việc không có trong lịch trình không? Trả lời: Có, nếu các ca chưa lên lịch được phép. Ca như vậy được đánh dấu là Chưa lên lịch.
Câu hỏi: Sẽ xảy ra chuyện gì nếu quên kết thúc ca làm việc? Trả lời: Ca làm việc sẽ tự đóng, nhưng khác nhau tùy theo loại. Với các ca chưa lên lịch, trong cài đặt có quy định thời lượng tối đa, sau đó ca tự động đóng. Với các ca đã lên lịch thì có một khoảng thời gian: cài đặt Nhân viên có thể "chấm công ra" muộn bao nhiêu? (phút) quy định sau khi ca kết thúc còn bao nhiêu phút nữa vẫn có thể đóng ca bằng tay. Nếu không kịp, hệ thống sẽ tự đóng ca.
Câu hỏi: Người quản lý có thấy tôi đã bắt đầu ca làm việc không? Trả lời: Có, trạng thái của ca thấy được ngay trong lịch trình và trong các báo cáo, còn khi bật thông báo thì sẽ có tin nhắn gửi đến.