Hoạt động là công việc bên trong ca làm: gọi điện, xử lý thư, đào tạo. Ca làm trả lời câu hỏi “người đó làm việc khi nào”, còn hoạt động trả lời “trong những giờ đó họ làm gì cụ thể”.
Trong ứng dụng, mục này gồm hai tab: lịch các hoạt động và các mẫu của chúng.
Hướng dẫn từng bước
Cách mở
☰ → nhóm Lập lịch (SCHEDULING) → Hoạt động (Activity).
Phía trên có hai tab: Lịch (Calendar) và Mẫu hoạt động (Activity Templates).
Lịch
Ở tab lịch, bạn thấy những hoạt động nào được giao cho nhân viên và vào khung giờ nào. Đây chính là lịch giống như trong phiên bản web.
Mẫu hoạt động
Mẫu là bản dựng sẵn giúp tạo các hoạt động nhanh chóng và đồng nhất. Trên thẻ mẫu hiển thị tên và thời gian, ví dụ “Emails 08:00 – 12:00” hoặc “Calls 08:00 – 16:00” kèm phần giải thích.
Mẫu mới được tạo bằng nút Tạo mẫu (Create template) ở dưới bên phải. Biểu mẫu được chia thành bốn khối:
| Khối | Đặt gì |
|---|---|
| Chung (General) | Tên và màu mà hoạt động hiển thị trong lịch |
| Thời gian (Time) | Thời gian bắt đầu và kết thúc mặc định |
| Phạm vi áp dụng (Scope of application) | Giới hạn mẫu theo dự án, lịch trình, địa điểm hoặc chức danh |
| Thẻ và kỹ năng (Tags and skills) | Nhãn để nhóm và các kỹ năng |
Gợi ý ngay trên màn hình giải thích ý nghĩa của khối cuối cùng: nhãn giúp nhóm các hoạt động, còn kỹ năng là bắt buộc đối với người thực hiện. Đó chính là điều quan trọng nhất ở các mẫu — hệ thống chọn cho hoạt động những người có kỹ năng cần thiết, chứ không phải bất kỳ ai đang rảnh.
Nhân viên làm gì với hoạt động của mình
Trong ứng dụng, nhân viên chỉ có thể bắt đầu và kết thúc hoạt động. Bên trong hoạt động không có danh sách kiểm tra, ảnh chụp hay bình luận — đây không phải là nhiệm vụ của chế độ hiện trường.
Các vấn đề có thể gặp và cách giải quyết
| Vấn đề | Nguyên nhân | Cách giải quyết |
|---|---|---|
| Không có mục Hoạt động | Mô-đun hoạt động chưa được kết nối | Hãy kết nối nó trong Công ty → Mô-đun. Mô-đun này yêu cầu bật chấm công |
| Hoạt động không được giao cho nhân viên | Người đó không có kỹ năng ghi trong mẫu | Thêm kỹ năng cho nhân viên hoặc bỏ yêu cầu đó khỏi mẫu |
| Cần tạo ngay nhiều hoạt động giống nhau | Tạo từng cái thì lâu | Khi tạo có ô số lượng — hãy ghi rõ cần bao nhiêu |
| Không đổi được trạng thái của nhiều hoạt động cùng lúc | Không có thao tác như vậy | Hàng loạt chỉ có thể xóa |
| Không thấy hoạt động trong lịch trình | Đã tắt hiển thị hoạt động | Bật hiển thị hoạt động trong cài đặt chế độ xem của lịch trình |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi: Hoạt động khác ca làm ở điểm nào? Trả lời: Ca làm là toàn bộ thời gian làm việc. Hoạt động là công việc bên trong khoảng thời gian đó.
Câu hỏi: Có cần mô-đun riêng không? Trả lời: Có, đó là mô-đun hoạt động, và nó làm việc cùng với chấm công.
Câu hỏi: Kỹ năng trong mẫu để làm gì? Trả lời: Để hệ thống chọn cho hoạt động những nhân viên có kỹ năng cần thiết, chứ không phải bất kỳ ai.
Câu hỏi: Nhân viên có thể tự tạo hoạt động cho mình không? Trả lời: Trong ứng dụng, họ bắt đầu và kết thúc hoạt động đã được giao. Người tạo hoạt động là người quản lý, người quản trị và chủ sở hữu.
Câu hỏi: Có thể đổi trạng thái của nhiều hoạt động cùng một lúc không? Trả lời: Không. Trong các thao tác hàng loạt chỉ có xóa.
Câu hỏi: Bên trong hoạt động có danh sách kiểm tra hay báo cáo ảnh không? Trả lời: Không. Danh sách kiểm tra và ảnh chụp thuộc về nhiệm vụ của chế độ hiện trường, chứ không thuộc hoạt động của lịch trình.