把人加入公司、分配权限、发送邀请、更改职位和工时定额——这些全部都能在手机上完成。以前团队管理只能在浏览器里做。
本板块对主管、管理员和所有者开放。
分步说明
如何打开
☰ → 团队 (TEAM)分组 → 公司员工 (Company employees)。
每位员工的卡片上都有：照片或姓名首字母、姓名、权限级别、电话、邮箱以及邀请状态——橙色的邀请待处理 (Invite pending) 或绿色的邀请已被接受 (Invite accepted)。尚未确认的员工旁边有重新发送邀请 (Resend invite) 按钮。
顶部有三个按钮：按姓名搜索、按项目筛选 (Filter by project) 和导入员工 (Import Employees)。右下角是带加号的蓝色按钮——添加。
添加员工
点击 +，会打开由三个板块组成的添加员工 (Add employee) 表单。
个人信息 (Personal information)
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 名字 (First name) | 员工的名字 |
| 姓氏 (Last name) | 姓氏 |
| 电话号码 (Phone number) | 带国家代码的电话 |
| 电子邮件 (E-mail) | 邮箱地址 |
表单下方有提示需要提供电话号码或电子邮件 (Phone or email required)——两者填一个就够，但如果不通过邮件发送邀请，员工就无法为自己创建密码。
工作设置 (Work settings)
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 人员编号 (Personnel Number) | 员工的内部编号，便于排序以及导出到其他系统 |
| 每月小时率，% (Monthly rate of hours, %) | 占完整定额的比例。默认为 100 |
| 选择职位 (Select a position) | 来自公司结构的职位。如果费率是按职位设定的，就按它取费率 |
排班 (Scheduling)
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 项目 (Project) | 加入哪个项目 |
| 排班 (Schedule) | 放进哪个排班 |
| 从...开始添加员工 (Add employee starting from) | 从哪个日期起该人算作在职 |
发送邀请 (Send invite) 开关决定邮件是否立即发出。最后以保存 (Save) 按钮结束。
这里有个要点：这张表单一次性完成了三个必做步骤——创建人员、加入项目、放进排班。如果漏掉项目或排班，员工会被创建，但不会出现在排班表格里。
更改权限级别
权限级别直接在员工列表里更改：级别旁边有一个向下箭头，点击它并选择另一个级别即可。为此不需要打开员工卡片。
| 级别 | 能做什么 |
|---|---|
| 员工 (Employee) | 自己的排班、自己的申请、自己的可用性 |
| 管理员 (Administrator) | 管理全公司的员工、模块和排班 |
这是公司内的权限级别，就在这里、在员工列表中设定。与它分开的是每个人在项目内的角色：员工 (Employees)、经理 (Managers) 或查看者 (Viewers)——该角色在项目本身的设置里指定，而不是在这里。经理是项目内的角色，不是权限级别；项目里不指定管理员。
包括公司设置和财务在内的完整访问权限，只有所有者才有。
员工卡片：六个标签页
点击卡片会打开编辑员工 (Edit employee)，而它不是一张表单，而是六个标签页。标签页条可以横向滑动，因此最后几个不会立刻看到。
| 标签页 | 里面有什么 |
|---|---|
| 一般信息 (General info) | 个人资料、工作设置、技能、颜色、自己的工作日和权限 |
| 可用性 (Availability) | 员工在哪些天愿意工作 |
| 项目 (Projects) | 参与哪些项目、以什么角色参与 |
| 笔记 (Notes) | 关于员工的记录，带有效期和可见范围 |
| 文件 (Files) | 与该人绑定的文档 |
| 假期 (Vacations) | 按周期的休假限额以及余额变动 |
一般信息是最长的标签页，需要滚动。按顺序为：带姓名、电话和邮箱的个人信息 (Personal information)；带人员编号、职位和每月小时率的工作设置 (Work settings)；技能 (Skills)；员工颜色 (Employee color)——该人在定位地图和排班中用这个颜色标示；带周一至周日勾选框和考虑个人设置开关的员工工作日的个人设置；最下面是权限 (Permissions)——员工权益 (Employee rights) 和访问活动日志 (Access to activity logs)。
可用性显示的正是员工自己在“当我有空时”板块里看到的画面：按天排列的一周、周与周之间的切换以及展开日历。在该人什么都没填的地方会显示未指定可用性 (Availability not specified)。
项目——员工的项目列表以及他在每个项目中的角色，还有添加到项目 (Add to project) 和添加到日程表 (Add to schedule) 按钮。从这里就能把人投入工作，无需离开卡片。
笔记——创建笔记 (Create a note) 按钮和记录列表。笔记有有效期和可见范围：只有经理和管理员 (Only managers and administrators)。这里适合放员工本人不该看到的内部备注。
文件——该人的文档，以及上传文件 (Upload) 按钮。还没有文档时显示没有数据 (No data)。
假期——最常让人打开卡片的就是这个标签页。它由三部分组成：
| 部分 | 设定什么 |
|---|---|
| 允许的假期超限 (Permissible vacation overrun) | 员工最多可以透支多少天。用保存按钮保存 |
| 假期设置 (Vacation settings) | 带限额的周期：开始、结束以及每年休假限额。用添加假期设置按钮添加 |
| 假期余额变更 (Change in vacation balance) | 手动增减：日期、带符号的数值和备注。添加假期操作按钮 |
周期可以有好几个连续排列——例如每年限额先是 0，然后 24，然后 50 天：这样就能看出此人的条件是如何变化的。在余额变动中，减号表示扣减。
按列表导入
顶部的导入员工按钮可以用一个文件一次上传许多人。没有邮箱地址也可以导入，但这些员工收不到邀请——地址得稍后补上。
可能出现的问题及解决方法
| 问题 | 原因 | 解决方法 |
|---|---|---|
| 员工已创建，但排班里没有他 | 添加表单里漏掉了项目或排班 | 打开卡片并填写排班板块 |
| 邀请没有收到 | 邮件进了垃圾邮件，或者公司的电话号码未确认 | 检查垃圾邮件，点击重新发送邀请，在个人资料中确认号码 |
| 员工激活时出现白屏 | 该邮箱地址已被另一个账户占用 | 删除使用该地址的旧账户 |
| 创建时既没有邮箱也没有电话 | 表单要求两者中至少填一个 | 填写电话或邮箱——否则保存按钮不会生效 |
| 已离职的员工还留在排班里 | 这是有意设计的 | 过去的班次和薪酬记录都会保留，姓名旁边会有已删除的标记 |
| 无法在项目里指定管理员 | 项目里没有这种角色 | 管理员是公司内的权限级别；项目里指定的是员工、经理和查看者 |
常见问题解答（FAQ）
问题：可以创建员工并立即把他放进排班吗？ 回答： 可以，添加表单一次就能做到：排班板块设定项目、排班和开始日期。
问题：人员编号是什么？ 回答： 是员工的内部编号。用它排序列表以及把数据导出到其他系统都很方便。
问题：为什么每月小时率用百分比表示？ 回答： 非全职就是这样设定的：50 % 表示月定额的一半。
问题：可以在没有邮箱地址的情况下添加员工吗？ 回答： 只要填了电话就可以创建。但邀请只会发到邮箱。
问题：怎样最快地更改员工的权限？ 回答： 直接在列表中用权限级别旁边的箭头，不必进入卡片。
问题：经理和管理员有什么区别？ 回答： 经理是项目内部的角色：负责该项目的排班和申请。管理员是覆盖整个公司的权限级别。
问题：离职员工的数据会怎样？ 回答： 班次和薪酬记录仍留在报表中，而员工本人会被标记为已删除。