Työntekijän profiili: Muistiinpanot

Opi luomaan ja hallitsemaan sisäisiä muistiinpanoja työntekijän profiilissa.

Mikä tämä on?

Muistiinpanot-välilehti työntekijän profiilissa on paikka, johon tallennetaan kyseistä työntekijää koskevat sisäiset muistiinpanot. Muistiinpanoja voidaan käyttää HR-tietueisiin, suoritusten havainnointiin, perehdytyslistoihin tai muihin tietoihin, joita haluat säilyttää. Jokaisessa muistiinpanossa on päivämääräväli, näkyvyysasetukset sen hallitsemiseksi, kuka voi nähdä sen, ja vapaan tekstin sisältö.

Muistiinpanot näkyvät vain niille henkilöille, jotka määrität, mikä tekee niistä turvallisen tavan dokumentoida tärkeitä tietoja.

Edellytykset

Ennen muistiinpanojen luomista varmista:

Työntekijä on lisätty Shiftoniin
Sinulla on Administrator-käyttöoikeus

Vaiheittaiset ohjeet

Vaihe 1: Avaa Muistiinpanot-välilehti

Siirry Työntekijät-sivulle, klikkaa työntekijän nimeä, ja valitse Muistiinpanot-välilehti.

Vaihe 2: Luo uusi muistiinpano

Klikkaa + Luo muistiinpano -painiketta lisätäksesi uuden muistiinpanon.

Vaihe 3: Täytä muistiinpanon tiedot

Täytä muistiinpanolomake seuraavilla kentillä:

Kenttä	Kuvaus
Alkaen	Muistiinpanon relevanssijakson alkupäivämäärä
Päättyen	Muistiinpanon relevanssijakson loppupäivämäärä
Kuka voi nähdä muistiinpanot?	Hallitsee, kenellä on käyttöoikeus tähän muistiinpanoon (esim. vain ylläpitäjät, työntekijä itse jne.)
Sisältö	Muistiinpanon teksti. Syötä haluamasi tallennettava tieto

Vaihe 4: Tallenna muistiinpano

Täytettyäsi kentät tallenna muistiinpano. Se näkyy muistiinpanotaulukossa työntekijän profiilissa.

Vaihe 5: Tarkastele olemassa olevia muistiinpanoja

Muistiinpanot-välilehti näyttää kaikki muistiinpanot taulukkomuodossa:

Sarake	Kuvaus
Alkaen	Muistiinpanon relevanssijakson alkupäivämäärä
Päättyen	Muistiinpanon relevanssijakson loppupäivämäärä
Kuka voi nähdä muistiinpanot?	Tämän muistiinpanon näkyvyysasetus
Sisältö	Muistiinpanon tekstisisältö
Toiminnot	Muokkaa tai poista muistiinpano -vaihtoehdot

Vaihe 6: Muokkaa tai poista muistiinpano

Käytä Toiminnot-saraketta olemassa olevan muistiinpanon muokkaamiseen tai poistamiseen tarpeen mukaan.

Käyttöoikeudet

Rooli	Voiko tarkastella muistiinpanoja?	Voiko luoda/muokata muistiinpanoja?
Administrator	Kyllä (kaikki muistiinpanot)	Kyllä
Manager	Vain jos näkyvyys on myönnetty	Ei
Employee	Vain jos näkyvyys on myönnetty	Ei

UKK

K: Voiko työntekijä nähdä omassa profiilissaan olevat muistiinpanot?
V: Vain jos “Kuka voi nähdä muistiinpanot?” -asetus sisältää heidät. Hallitset näkyvyyttä jokaista muistiinpanoa luodessasi.

K: Ovatko muistiinpanot pysyviä?
V: Muistiinpanot pysyvät profiilissa, kunnes ne poistetaan. Voit muokata tai poistaa niitä milloin tahansa Toiminnot-sarakkeesta.

K: Voinko käyttää muistiinpanoja suoritusarviointeihin?
V: Kyllä. Muistiinpanot ovat kätevä tapa tallentaa suoritusten havainnointeja, palautetta ja arviointiyhteenvetoja suoraan työntekijän profiiliin.

K: Onko rajoitusta sille, kuinka Mata muistiinpanoa voin luoda?
V: Käytännöllistä rajaa ei ole. Voit luoda niin monta muistiinpanoa kuin tarvitaan jokaiselle työntekijälle.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Syy	Ratkaisu
+ Luo muistiinpano -painike ei näy	Sinulla ei ole Administrator-käyttöoikeutta	Pyydä Administratoria luomaan muistiinpano tai myöntämään sinulle tarvittavat käyttöoikeudet
Muistiinpano ei näy henkilölle, jonka pitäisi nähdä se	“Kuka voi nähdä muistiinpanot?” -asetus ei sisällä heitä	Muokkaa muistiinpanoa ja säädä näkyvyysasetusta sisällyttämään tarkoitetut katselijat
Muistiinpanoa ei voi poistaa	Sinulla ei ole Administrator-käyttöoikeutta	Pyydä Administratoria poistamaan muistiinpano
Muistiinpanon sisältö näyttää katkaistusti taulukossa	Sisältö on liian pitkä näytettäväksi kokonaan taulukkonäkymässä	Klikkaa muistiinpanoa tai käytä muokkaustoimintoa nähdäksesi koko sisällön