Profil de l'Employé : Notes

Apprenez à créer et gérer des notes internes dans le profil d’un Employé.

Qu’est-ce que c’est ?

L’onglet Notes dans le profil d’un Employé est un endroit pour stocker des notes internes relatives à cet Employé. Les notes peuvent être utilisées pour les dossiers RH, les observations de performance, les listes de contrôle d’intégration ou toute autre information que vous souhaitez conserver. Chaque note inclut une plage de dates, des paramètres de visibilité pour contrôler qui peut la voir, et un contenu en texte libre.

Les notes ne sont visibles que pour les personnes que vous spécifiez, ce qui en fait un moyen sécurisé de documenter des informations importantes.

Prérequis

Avant de créer des notes, assurez-vous que :

L’Employé a été ajouté à Shifton
Vous avez un accès Administrator

Instructions étape par étape

Étape 1 : Ouvrir l’onglet Notes

Accédez à la page Employés, cliquez sur le nom de l’Employé, et sélectionnez l’onglet Remarques.

Étape 2 : Créer une nouvelle note

Cliquez sur le bouton + Créer une Remarque pour ajouter une nouvelle note.

Étape 3 : Remplir les détails de la note

Remplissez le formulaire de note avec les champs suivants :

Champ	Description
From	La date de début de la période de pertinence de la note
To	La date de fin de la période de pertinence de la note
Qui peut voir les notes ?	Contrôle qui a la permission de voir cette note (ex. : Administrators uniquement, l’Employé, etc.)
Content	Le texte de la note lui-même. Entrez toute information que vous souhaitez enregistrer

Étape 4 : Enregistrer la note

Après avoir rempli les champs, enregistrez la note. Elle apparaîtra dans le tableau des notes du profil de l’Employé.

Étape 5 : Examiner les notes existantes

L’onglet Notes affiche toutes les notes au format tableau :

Colonne	Description
From	Date de début de la période de pertinence de la note
To	Date de fin de la période de pertinence de la note
Qui peut voir les notes ?	Le paramètre de visibilité de cette note
Content	Le contenu textuel de la note
Actions	Options pour modifier ou supprimer la note

Étape 6 : Modifier ou supprimer une note

Utilisez la colonne Actions pour modifier ou supprimer une note existante selon les besoins.

Droits d’accès

Rôle	Peut consulter les notes ?	Peut créer/modifier des notes ?
Administrator	Oui (toutes les notes)	Oui
Manager	Uniquement si la visibilité lui est accordée	Non
Employé	Uniquement si la visibilité lui est accordée	Non

FAQ

L’Employé peut-il voir les Remarques sur son propre profil ?
Seulement si le paramètre « Qui peut voir les notes ? » les inclut. Vous contrôlez la visibilité lors de la création de chaque note.

Les Remarques sont-elles permanentes ?
Les notes restent dans le profil jusqu’à leur suppression. Vous pouvez les modifier ou les supprimer à tout moment depuis la colonne Actions.

Puis-je utiliser les Remarques pour des évaluations de Interprèteance ?
Oui. Les notes sont un moyen pratique d’enregistrer des observations de performance, des retours et des résumés d’évaluation directement dans le profil de l’Employé.

Y a-t-il une Limiteee au nombre de Remarques que je peux créer ?
Il n’y a pas de limite pratique. Vous pouvez créer autant de notes que nécessaire pour chaque Employé.

Problèmes possibles et solutions

Problème	Cause	Solution
Le bouton + Créer une Remarque n’est pas visible	Vous n’avez pas les droits Administrator	Demandez à un Administrator de créer la note ou de vous accorder les permissions appropriées
Une note n’est pas visible pour quelqu’un qui devrait la voir	Le paramètre « Qui peut voir les notes ? » ne les inclut pas	Modifiez la note et ajustez le paramètre de visibilité pour inclure les destinataires prévus
Impossible de supprimer une note	Vous n’avez pas les droits Administrator	Demandez à un Administrator de supprimer la note
Le contenu de la note apparaît tronqué dans le tableau	Le contenu est trop long pour être affiché entièrement dans la vue tableau	Cliquez sur la note ou utilisez l’action de modification pour voir le contenu complet

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