Työntekijän profiili: Tiedostot

Opi lataamaan, hallitsemaan ja jakamaan tiedostoja työntekijän profiilissa.

Mikä tämä on?

Tiedostot-välilehti työntekijän profiilissa tarjoaa yksinkertaisen dokumenttivarastointialueen, johon voit ladata kyseistä työntekijää koskevia tiedostoja. Tämä on hyödyllistä sopimusten, todistusten, henkilötodistuskopioidien, koulutusmateriaalien tai muiden asiakirjojen tallentamiseen.

Tiedostoja voidaan ladata vetämällä ja pudottamalla ne latausalueelle. Voit hallita, onko kukin tiedosto nähtävissä työntekijälle vai vain ylläpitäjille.

Edellytykset

Ennen tiedostojen hallitsemista varmista:

Työntekijä on lisätty Shiftoniin
Sinulla on Administrator-käyttöoikeus
Tiedostosi ovat valmiita ladattavaksi (enintään 100 Mt per tiedosto)

Vaiheittaiset ohjeet

Vaihe 1: Avaa Tiedostot-välilehti

Siirry Työntekijät-sivulle, klikkaa työntekijän nimeä, ja valitse Tiedostot-välilehti.

Vaihe 2: Lataa tiedosto

Vedä ja pudota yksi tai useampi tiedosto latausalueelle, tai klikkaa latausaluetta selataksesi tietokoneesi tiedostoja. Tiedoston enimmäiskoko on 100 Mt.

Vaihe 3: Tarkastele ladattuja tiedostoja

Ladatut tiedostot näkyvät taulukossa seuraavilla sarakkeilla:

Sarake	Kuvaus
Tiedostonimi	Ladatun tiedoston nimi, näytetään tiedostotyypin kuvakkeen kanssa
Latauksen päivämäärä	Päivämäärä, jolloin tiedosto ladattiin järjestelmään
Koko (kt)	Tiedoston koko kilotavuina
Näytä työntekijälle	Vaihtokytkin, joka hallitsee, voiko työntekijä nähdä tämän tiedoston omassa profiilissaan
Toiminnot	Tiedoston tarkastelu-, lataus- tai poistovaihtoehdot

Vaihe 4: Hallitse tiedoston näkyvyyttä

Käytä kunkin tiedoston Näytä työntekijälle -vaihtokytintä päättääksesi, voiko työntekijä nähdä sen:

Kytkimen tila	Merkitys
Päällä	Työntekijä voi nähdä ja ladata tämän tiedoston omasta profiilissaan
Pois	Vain ylläpitäjät voivat nähdä tämän tiedoston. Se on piilotettu työntekijältä

Vaihe 5: Tarkastele, lataa tai poista tiedosto

Käytä Toiminnot-sarakkeen painikkeita jokaisen tiedoston hallintaan:

Toiminto	Kuvaus
Tarkastele	Avaa tiedoston esikatselua varten selaimessa (jos tuettu)
Lataa	Lataa tiedoston tietokoneellesi
Poista	Poistaa tiedoston pysyvästi työntekijän profiilista

Käyttöoikeudet

Rooli	Voiko tarkastella tiedostoja?	Voiko ladata/poistaa tiedostoja?
Administrator	Kyllä (kaikki tiedostot)	Kyllä
Manager	Rajoitettu (projektiasetusten perusteella)	Ei
Employee	Vain tiedostot, joissa “Näytä työntekijälle” on käytössä	Ei

UKK

K: Mitä tiedostotyyppejä voin laTiedot?
V: Voit ladata useimpia yleisiä tiedostotyyppejä, kuten PDF:iä, Word-asiakirjoja, Excel-taulukoita, kuvia ja muuta. Tiedostotyypille ei ole rajoitusta, mutta enimmäiskoko per tiedosto on 100 Mt.

K: Voivatko työntekijät laTiedot tiedostoja omaan profiiliinsa?
V: Ei. Vain ylläpitäjät voivat ladata tiedostoja työntekijän profiiliin. Työntekijät voivat vain tarkastella ja ladata tiedostoja, jotka on jaettu heidän kanssaan.

K: Onko rajoitusta sille, kuinka Mata tiedostoa voin laTiedot?
V: Tiedostojen lukumäärää per työntekijäprofiili ei ole tiukasti rajoitettu. Muista kuitenkin 100 Mt:n tiedostokokoraja.

K: Mitä tapahtuu, jos poistan tiedoston?
V: Tiedosto poistetaan pysyvästi työntekijän profiilista, eikä sitä voida palauttaa. Varmista, että sinulla on varmuuskopio, jos saatat tarvita tiedostoa uudelleen.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Syy	Ratkaisu
Tiedoston lataus epäonnistuu	Tiedosto ylittää 100 Mt:n kokorajoituksen	Pakkaa tiedosto tai jaa se pienempiin osiin ennen lataamista
Työntekijä sanoo, ettei hän näe tiedostoa	Näytä työntekijälle -vaihtokytkintä ei ole aktivoitu	Avaa Tiedostot-välilehti ja vaihda “Näytä työntekijälle” -kytkin Päällä-tilaan kyseisen tiedoston kohdalla
Tiedostoa ei voi poistaa	Sinulla ei ole Administrator-käyttöoikeutta	Pyydä Administratoria poistamaan tiedosto
Tiedoston esikatselu ei toimi	Tiedostotyyppiä ei tueta selaimessa esikatseluun	Lataa tiedosto sen sijaan ja avaa se sopivalla sovelluksella tietokoneellasi
Latausalue ei vastaa vetämiseen ja pudottamiseen	Selaimen yhteensopivuusongelma	Kokeile klikata latausaluetta käyttääksesi tiedostoselainta, tai vaihda toiseen selaimeen