Otvorene smjene - Shifton Help

Otvorene smjene su smjene bez dodijeljenog zaposlenika. Prikazuju se u posebnom retku Otvorene smjene na stranici Raspored i dio su modula OsStuna funkcionalnost — ne mogu se onemogućiti.

Kako se kreiraju otvorene smjene

Otvorene smjene mogu se kreirati na nekoliko načina:

Ručno

mdash; kliknite na bilo koji dan u retku Otvorene smjene ili na ikonu + u tom retku.

Automatski tijekom generiranja rasporeda

mdash; ako nema dovoljno zaposlenika pri automatskom generiranju rasporeda, sustav kreira preostale slotove kao otvorene smjene.

Premještanjem smjena od zaposlenika

mdash; povucite smjenu iz retka zaposlenika u redak Otvorene smjene, ili koristite Skupne radnje za premještanje više smjena odjednom.

Putem zahtjeva zaposlenika

mdash; ako je dozvola “Pošalji u otvorene smjene” omogućena, zaposlenici mogu vlastite smjene vratiti u zajednički skup.

Radnje s otvorenim smjenama

Dodjela zaposleniku

Kliknite na otvorenu smjenu i odaberite zaposlenika s popisa.
Ili povucite i ispustite smjenu iz retka Otvorene smjene u redak zaposlenika (i obrnuto).

Automatska distribucija

Kliknite ikonu automatske distribucije (dva spojena kruga) u retku Otvorene smjene. Sustav će automatski dodijeliti otvorene smjene dostupnim zaposlenicima na temelju njihovih rasporeda.

Kada kliknete na otvorenu smjenu

Radnja	Opis
Dodijeli zaposleniku	Odaberite zaposlenika koji će preuzeti smjenu
Izbriši	Ukloni smjenu
Pregledaj zapisnik smjene	Pogledaj cijelu povijest promjena ove smjene
Uredi	Promijeni datum, početak/kraj, pauzu, osnovnu stopu, oznaku, lokaciju ili napomenu

Brisanje otvorenih smjena

Kliknite na smjenu → Izbriši

Kliknite ikonu ⛔ u retku Otvorene smjene

Koristite Skupne radnje za brisanje više otvorenih smjena odjednom

Kopiranje otvorenih smjena

Otvorene smjene mogu se kopirati pomoću funkcije Kopiraj smjene, kao i regularne smjene.

Obavještavanje zaposlenika o otvorenim smjenama

Ako je modul Hitne smjene i obavijesti omogućen, možete slati obavijesti zaposlenicima koji u to vrijeme ne rade.

Obavijesti se šalju putem svih spojenih kanala: E-mail, Guraj, Telegram.

Možete postaviti vlastiti tekst obavijesti, na primjer:

“Dostupne su nove smjene s bonusom — zgrabite ih prvi!”

Povezane dozvole rasporeda

Dozvola	Opis
Preuzmi iz otvorenih smjena	Omogućuje zaposlenicima preuzimanje otvorenih smjena. Može zahtijevati potvrdu menadžera.
Pošalji u otvorene smjene	Omogućuje zaposlenicima vraćanje dodijeljenih smjena u zajednički skup. Može zahtijevati potvrdu menadžera.
Odbaci smjene	Omogućuje zaposlenicima uklanjanje sebe iz smjene.

Zašto koristiti otvorene smjene

Brzo rasporedite radno opterećenje između zaposlenika
Popunite raspored čak i kad nema dovoljno osoblja
Brzo pokrijte hitne smjene
Smanjite zastoje i automatizirajte popunjavanje rasporeda

Mogući problemi i rješenja

Problem	Mogući uzrok	Rješenje
Redak Otvorene smjene nije vidljiv	Prekrivač je skriven	Provjerite Prikaži/Sakrij prekrivače na stranici rasporeda
Zaposlenici ne mogu preuzeti otvorene smjene	Dozvola “Preuzmi iz otvorenih smjena” je onemogućena	Omogućite dozvolu u postavkama rasporeda
Zahtjev zaposlenika je na čekanju	Opcija “Uz potvrdu menadžera” je omogućena	Menadžer treba odobriti ili odbiti zahtjev
Smjena je nestala iz Otvorenih smjena	Zaposlenik ju je preuzeo	Provjerite retke zaposlenika kako biste pronašli gdje je smjena dodijeljena

Česta pitanja

P: Mogu li dodati bonus otvorenoj smjeni?
O: Da. Kliknite na otvorenu smjenu → Uredi → navedite iznos bonusa (zahtijeva modul Hitne smjene ili Bonusi/Zadržavanja).

P: Kako premjestiti smjenu u Otvorene smjene jednom radnjom?
O: Kliknite na smjenu zaposlenika → u ploči za uređivanje pronađite radnju Pošalji u otvorene smjene — smjena će se premjestiti u redak Otvorene smjene.

P: Što je automatska distribucija otvorenih smjena?
O: Kliknite ikonu automatske distribucije u retku Otvorene smjene — sustav automatski dodjeljuje smjene dostupnim zaposlenicima na temelju rasporeda.

P: Može li zaposlenik preuzeti otvorenu smjenu putem mobilne aplikacije?
O: Da. Zaposlenik vidi otvorene smjene u odjeljku Otvorene smjene mobilne aplikacije i može ih preuzeti ako je dozvola omogućena.

P: Uključuju li se otvorene smjene u izvješća?
O: Ne. Otvorene smjene (bez dodijeljenog zaposlenika) ne uključuju se u izvješća o platama i radnom vremenu.

P: Koliko zaposlenika može preuzeti istu otvorenu smjenu?
O: Samo jedan. Jednom kad zaposlenik preuzme smjenu, ona je zatvorena za ostale.

P: Kako spriječiti zaposlenike da vraćaju smjene u Otvorene smjene?
O: U postavkama rasporeda onemogućite dozvolu Pošalji u otvorene smjene.

P: Prikazuju li se otvorene smjene u osobnom rasporedu zaposlenika?
O: Ne. Otvorene smjene vidljive su samo u retku Otvorene smjene i dostupne su za preuzimanje — ne prikazuju se u osobnom rasporedu zaposlenika.

P: Kako izbriSubi sve otvorene smjene za određeno razdoblje?
O: Skupne radnje sa smjenama → Razdoblje → postavite razdoblje → Otvorene smjene: Samo → Izbriši → potvrdite.

P: Kako saznati tko je preuzeo otvorenu smjenu?
O: Kliknite na smjenu → Pregledaj zapisnik smjene — povijest će prikazati sve promjene, uključujući koji je zaposlenik preuzeo smjenu.

P: Mogu li obavijestiti zaposlenike o Stuim otvorenim smjenama?
O: Da. Aktivirajte modul Hitne smjene i obavijesti — on omogućuje slanje obavijesti putem emaila, pusha i Telegrama.

P: Mogu li ručno kreirati otvorenu smjenu?
O: Da. Kliknite na željeni dan u retku Otvorene smjene ili ikonu + u tom retku → ispunite obrazac → spremite.

P: Je li potrebna potvrda menadžera kada zaposlenik preuzme otvorenu smjenu?
O: Ovisi o postavkama. Ako je opcija Uz potvrdu menadžera omogućena — da, menadžer mora odobriti. Bez nje — smjena se preuzima odmah.

P: Mogu li se otvorene smjene automatski kreirati kada nema dovoljno zaposlenika?
O: Da. Tijekom generiranja rasporeda, ako nema dovoljno zaposlenika za popunjavanje svih slotova, sustav automatski kreira preostale kao otvorene smjene.

P: Može li zaposlenik zatražiti otvorenu smjenu retroaktivno (za prošli datum)?
O: Ne. Zaposlenici ne mogu zatražiti otvorene smjene za prošle datume.