Godkendelse og afvisning af fraværsanmodninger

Lær, hvordan managere og administratorer gennemgår, godkender eller afviser medarbejdernes fraværsanmodninger fra siden Anmodninger.

Hvad er dette?

Når en medarbejder indsender en fraværsanmodning, går den i statussen Afventer og venter på, at en manager eller administrator gennemgår den. Fra siden Anmodninger kan autoriserede brugere undersøge anmodningens detaljer og enten godkAfslute den (bevilge fraværet) eller afvise den (nægte anmodningen). Denne artikel guider dig gennem gennemgangsprocessen og forklarer statusforløbet.

Forudsætninger

#	Forudsætning	Detaljer
1	Manager- eller Administratorrolle	Kun Managere og Administratorer kan godkende eller afvise anmodninger
2	Afventende anmodninger eksisterer	Mindst én medarbejder skal have indsendt en fraværsanmodning
3	Adgang til siden Anmodninger	Gå til Medarbejdere > Anmodninger i den venstre sidebjælke

Trin-for-trin vejledning

Forståelse af statusforløbet

Status	Betydning	Hvad sker der dernæst
Afventer	Anmodningen er indsendt og afventer gennemgang	En Manager eller Administrator godkender eller afviser den
GodkAfslutt	Anmodningen er bevilget	Fraværet er bekræftet; regler for vagtoverlap træder i kraft
Afvist	Anmodningen er afslået	Medarbejderen underrettes; ingen ændringer foretages i vagter

Filtrering efter afventende anmodninger

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Gå til Medarbejdere > Anmodninger	Siden Anmodninger åbnes
2	Åbn rullemenuen Status i filterlinjen	Statusmuligheder vises: Afventer, Godkendt, Afvist
3	Vælg Afventer	Listen opdateres til kun at vise anmodninger, der afventer gennemgang
4	(Valgfrit) Brug rullemenuen Medarbejdere til at filtrere efter et bestemt holdmedlem	Listen indsnævres til anmodninger fra den valgte medarbejder

Gennemgang af en anmodning

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Find den anmodning, du vil gennemgå, i listen	Anmodningsrækken viser medarbejderens navn, fraværstype, datoer og aktuel status
2	Klik på anmodningsrækken for at se dens detaljer	En detaljeret visning eller et sidebjælkepanel åbnes med alle anmodningsoplysninger: type, datoer/klokkeslæt, betalingstype, vedhæftede filer og eventuelle noter
3	Gennemgå detaljerne — kontroller datoer, orlovstype og om det konflikter med holdvagtplaner	Du har tilstrækkelig kontekst til at træffe en beslutning

Godkendelse af en anmodning

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Åbn anmodningens detaljerede visning	Anmodningsdetaljerne vises
2	Klik på knappen GodkAfslut	En bekræftelse vises muligvis afhængigt af dine arbejdsområdeindstillinger
3	Bekræft godkendelsen, hvis du bliver bedt om det	Anmodningens status ændres til GodkAfslutt. Medarbejderen underrettes. Hvis medarbejderen valgte “Slet vagter” eller “Flyt til ledige vagter”, anvendes disse vagtændringer nu

Afvisning af en anmodning

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Åbn anmodningens detaljerede visning	Anmodningsdetaljerne vises
2	Klik på knappen Afvis	En bekræftelse eller begrundelsesdialog kan vises
3	(Valgfrit) Angiv en årsag til afvisningen, hvis dialogen beder om det	Årsagen gemmes og er synlig for medarbejderen
4	Bekræft afvisningen	Anmodningens status ændres til Afvist. Medarbejderen underrettes. Ingen ændringer foretages i vagter

Gennemgang af flere anmodninger

Trin	Handling	Forventet resultat
1	Filtrer listen for at vise anmodninger med statussen Afventer	Kun ugennemgåede anmodninger vises
2	Arbejd dig igennem listen, og åbn hver anmodning	Gennemgå detaljer én ad gangen
3	Godkend eller afvis hver anmodning efter behov	Hver anmodnings status opdateres øjeblikkeligt efter din handling
4	Klik på ikonet OpDator, hvis nye anmodninger ankommer, mens du gennemgår	Listen genindlæses med de seneste indsendelser

Adgangstilladelser

Rolle	Se afventende anmodninger	Godkend anmodninger	Afvis anmodninger	Modtag underretninger
Medarbejder	Kun egne	Nej	Nej	Ja (ved statusændring)
Manager	Egne + hold	Ja (holdmedlemmer)	Ja (holdmedlemmer)	Ja
Administrator	Alle	Ja (alle)	Ja (alle)	Ja

FAQ

Sp.: Kan jeg fortryde en godkAfslutelse eller afvisning?
Sv.: Typisk er statussen endelig, når en anmodning er godkendt eller afvist. Hvis du har brug for at omgøre en beslutning, bør du kontakte din administrator — vedkommende kan muligvis manuelt justere anmodningen eller bede medarbejderen om at indsende en ny.

Sp.: Får medarbejderen besked, når jeg godkAfsluter eller afviser vedkommAfslutes anmodning?
Sv.: Ja. Medarbejderen modtager en underretning (i appen og/eller via e-mail, afhængigt af arbejdsområdets underretningsindstillinger), hver gang vedkommendes anmodningsstatus ændres.

Sp.: Hvad sker der med vagter, når jeg godkAfsluter en anmodning?
Sv.: Det afhænger af, hvad medarbejderen valgte i feltet “Hvad skal der ske med overlappende vagter”. Hvis de valgte Slet vagter, fjernes overlappende vagter. Hvis de valgte Flyt til ledige vagter, går disse vagter til puljen af ledige vagter. Hvis de valgte Intet, forbliver vagter uændrede.

Sp.: Kan jeg godkAfslute en anmodning med tilbagevirkAfslute kraft (for datoer, der allerede er passeret)?
Sv.: Ja. Systemet giver dig mulighed for at godkende eller afvise anmodninger uanset om datoerne er passeret. Dette er nyttigt til at registrere uplanlagte fravær efterfølgende.

Sp.: Hvem kan jeg kontakte, hvis jeg ikke har tilladelse til at godkAfslute anmodninger?
Sv.: Kontakt din virksomhedsadministrator. Vedkommende kan justere din rolle til Manager eller Administrator, hvis det er passende for dine ansvarsområder.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsag	Løsning
Kan ikke se knapperne Godkend/Afvis	Din rolle er Medarbejder, ikke Manager eller Administrator	Kontakt din administrator for at opgradere din rolle, hvis du er ansvarlig for godkendelser
Godkendte en anmodning ved en fejl	Handlingen blev bekræftet, inden der blev gennemgået omhyggeligt	Kontakt din administrator for at drøfte fortrydelsesvalgmuligheder; medarbejderen skal muligvis indsende på ny
Medarbejder siger, at de ikke blev underrettet	Underretningsindstillinger kan være deaktiveret	Kontroller arbejdsområdets underretningsindstillinger under administratorkonfiguration; sørg for, at e-mail/app-underretninger er slået til
Vagter blev ikke opdateret efter godkendelse	Medarbejderen valgte “Intet” for vagtoverlap	Juster vagtplanen manuelt, eller bed medarbejderen om at indsende igen med “Slet vagter” eller “Flyt til ledige vagter” valgt
Afventer-filteret viser ingen resultater, men medarbejdere siger, at de har indsendt anmodninger	Datointervalfilteret kan muligvis udelukke anmodningerne	Ryd datofiltrene eller udvid intervallet, og klik derefter på ikonet Opdater