Approbation et rejet des demandes de Congé

Apprenez comment les Manager et les Administrators examinent, approuvent ou rejettent les demandes de Congé des Employés depuis la page Demandes.

Qu’est-ce que c’est ?

Lorsqu’un employé soumet une demande de Congé, elle passe au statut En attente et attend qu’un Manager ou un Administrator l’examine. Depuis la page Demandes, les utilisateurs autorisés peuvent examiner les détails de la demande et soit l’approuver (accordant le Congé) soit la rejeter (refusant la demande). Cet article vous guide à travers le processus d’examen et explique le flux des statuts.

Prérequis

#	Prérequis	Détails
1	Des demandes En attente existent	Au moins un Employé doit avoir soumis une demande de Congé
2	Accès à la page Demandes	Accédez à Employés > Demandes dans la barre latérale gauche

Instructions étape par étape

Comprendre le flux des statuts

Statut	Signification	Que se passe-t-il ensuite
En attente	La demande a été soumise et attend d’être examinée	Un Manager ou Administrator l’approuve ou la rejette
Approuvée	La demande a été accordée	Le Congé est confirmé ; les règles de chevauchement des Postes prennent effet
Rejetée	La demande a été refusée	L’Employé est notifié ; aucun Congé n’est appliqué

Filtrer les demandes En attente

Étape	Action	Résultat attendu
1	Accédez à Employés > Demandes	La page Demandes s’ouvre
2	Ouvrez le menu déroulant Statut dans la barre de filtres	Les options de statut apparaissent : En attente, Approuvée, Rejetée
3	Sélectionnez En attente	La liste se met à jour pour afficher uniquement les demandes en attente d’examen
4	(Optionnel) Utilisez le menu déroulant Employés pour filtrer par un membre de l’équipe spécifique	La liste se restreint aux demandes de l’Employé sélectionné

Examiner une demande

Étape	Action	Résultat attendu
1	Cliquez sur la ligne de la demande pour voir ses détails	Un détail ou panneau latéral s’ouvre montrant les informations complètes de la demande : type, dates/heures, type de paiement, fichiers joints et toute note
2	Examinez les détails — vérifiez les dates, le type de congé et si cela est en conflit avec les Plannings de l’équipe	Vous avez suffisamment de contexte pour prendre une décision

Approuver une demande

Étape	Action	Résultat attendu
1	Ouvrez le détail de la demande	Les détails de la demande sont affichés
2	Cliquez sur le bouton Approuver	Une confirmation peut apparaître selon les paramètres de votre espace de travail
3	Confirmez l’approbation si demandé	Le statut de la demande passe à Approuvée. L’Employé est notifié. Si l’Employé a choisi « Supprimer les Postes » ou « Déplacer vers les Postes ouverts », ces modifications de Postes sont maintenant appliquées

Rejeter une demande

Étape	Action	Résultat attendu
1	Ouvrez le détail de la demande	Les détails de la demande sont affichés
2	Cliquez sur le bouton Rejeter	Un dialogue de confirmation ou de raison peut apparaître
3	(Optionnel) Entrez une raison de rejet si le dialogue le demande	La raison est enregistrée et visible par l’Employé
4	Confirmez le rejet	Le statut de la demande passe à Rejetée. L’Employé est notifié. Aucune modification n’est apportée aux Postes

Examiner plusieurs demandes

Étape	Action	Résultat attendu
1	Parcourez la liste en ouvrant chaque demande	Examinez les détails un par un
2	Approuvez ou rejetez chaque demande selon le cas	Le statut de chaque demande se met à jour immédiatement après votre action
3	Cliquez sur l’icône Actualiser si de nouvelles demandes arrivent pendant votre examen	La liste se recharge avec les dernières soumissions

Droits d’accès

Rôle	Voir les demandes En attente	Approuver les demandes	Rejeter les demandes	Recevoir des notifications
Employé	Les siennes uniquement	Non	Non	Oui (lors du changement de statut)
Manager	Les siennes + équipe	Oui (membres de l’équipe)	Oui (membres de l’équipe)	Oui
Administrator	Toutes	Oui (toutes)	Oui (toutes)	Oui

FAQ

Q1 : Puis-je annuler une approbation ou un rejet ?
En général, une fois qu’une demande est approuvée ou rejetée, le statut est définitif. Si vous devez revenir sur une décision, consultez votre administrateur — il peut être en mesure d’ajuster manuellement la demande ou de demander à l’Employé d’en soumettre une nouvelle.

Q2 : L’Employé est-il notifié lorsque j’approuve ou rejette sa demande ?
Oui. L’Employé reçoit une notification (dans l’application et/ou par e-mail, selon les paramètres de notification de l’espace de travail) chaque fois que le statut de sa demande change.

Q3 : Que se passe-t-il avec les Postes lorsque j’approuve une demande ?
Cela dépend de ce que l’Employé a sélectionné dans le champ « Que faire avec les Postes qui se chevauchent ». S’il a choisi Supprimer les Postes, les Postes qui se chevauchent sont supprimés. S’il a choisi Déplacer vers les Postes ouverts, ces Postes vont dans le pool des Postes ouverts. S’il a choisi Rien, les Postes restent inchangés.

Q4 : Puis-je approuver rétroActifment une demande (pour des dates déjà passées) ?
Oui. Le système vous permet d’approuver ou de rejeter des demandes indépendamment du fait que les dates soient passées ou non. Cela est utile pour enregistrer des absences non planifiées après le fait.

Q5 : Peut-on approuver une demande partiellement (seulement une partie des jours) ?
Non. Une demande est approuvée ou rejetée dans sa totalité. Pour une approbation partielle, demandez à l’Employé de retirer et de soumettre une nouvelle demande pour une période plus courte.

Q6 : Est-il nécessaire d’indiquer une raison lors du rejet d’une demande ?
Ce n’est pas obligatoire, mais c’est recommandé — l’Employé verra le commentaire dans sa notification.

Q7 : Que se passe-t-il avec le solde de Vacances lors de l’approbation d’une demande ?
Pour le type Vacances, les jours sont automatiquement déduits du solde de l’Employé (avec le module Gestion des Vacances actif).

Problèmes possibles et solutions

Problème	Cause possible	Solution
Impossible de voir les boutons Approuver/Rejeter	Votre rôle est Employé, pas Manager ou Administrator	Contactez votre administrateur pour mettre à niveau votre rôle si vous êtes responsable des approbations
Approbation d’une demande par erreur	L’action a été confirmée avant d’avoir examiné attentivement	Contactez votre administrateur pour discuter des options d’annulation ; l’Employé peut avoir besoin de resoumettre
L’Employé dit ne pas avoir été notifié	Les paramètres de notification peuvent être désactivés	Vérifiez les paramètres de notification de l’espace de travail dans la configuration de l’administrateur ; assurez-vous que les notifications par e-mail/dans l’application sont activées
Les Postes n’ont pas été mis à jour après l’approbation	L’Employé a sélectionné « Rien » pour les chevauchements de Postes	Ajustez manuellement le Planning, ou demandez à l’Employé de resoumettre avec « Supprimer les Postes » ou « Déplacer vers les Postes ouverts » sélectionné
Le filtre En attente ne montre aucun résultat mais les Employés disent avoir soumis des demandes	Le filtre de plage de dates peut exclure les demandes	Effacez les filtres de date ou élargissez la plage, puis cliquez sur l’icône Actualiser