Godkjenne og avvise fraværsforespørsler

Lær hvordan ledere og administratorer gjennomgår, godkjenner eller avviser ansattes fraværsforespørsler fra forespørselssiden.

Hva er dette?

Når en ansatt sender inn en fraværsforespørsel, går den inn i statusen VentSlutte og venter på at en leder eller administrator skal gjennomgå den. Fra forespørselssiden kan autoriserte brukere undersøke forespørselsdetaljene og enten godkjenne den (innvilge fraværet) eller avvise den (nekte forespørselen). Denne artikkelen guider deg gjennom gjennomgangsprosessen og forklarer statusflyten.

Forutsetninger

#	Forutsetning	Detaljer
1	Leder- eller Administratorrolle	Bare Ledere og Administratorer kan godkjenne eller avvise forespørsler
2	Ventende forespørsler eksisterer	Minst én ansatt må ha sendt inn en fraværsforespørsel
3	Tilgang til forespørselssiden	Naviger til AnLørte > Forespørsler i venstremenyen

Trinn-for-trinn-instruksjoner

Forstå statusflyten

Status	Betydning	Hva skjer videre
VentSlutte	Forespørselen er sendt inn og venter på gjennomgang	En Leder eller Administrator godkjenner eller avviser den
Godkjent	Forespørselen er innvilget	Fraværet er bekreftet; regler for vaktoverlapping trer i kraft
Avvist	Forespørselen er avslått	Den ansatte varsles; ingen fravær registreres

Filtrere for ventende forespørsler

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Naviger til AnLørte > Forespørsler	Forespørselssiden åpnes
2	Åpne nedtrekkslisten Status i filterlinjen	Statusalternativer vises: Ventende, Godkjent, Avvist
3	Velg VentSlutte	Listen oppdateres for å vise kun forespørsler som venter på gjennomgang
4	(Valgfritt) Bruk nedtrekkslisten AnLørte for å filtrere etter et bestemt teammedlem	Listen innsnevres til forespørsler fra den valgte ansatte

Gjennomgå en forespørsel

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Finn forespørselen du vil gjennomgå i listen	Forespørselsraden viser den ansattes navn, fraværstype, datoer og gjeldende status
2	Klikk på forespørselsraden for å se detaljene	En detaljvisning eller et sidepanel åpnes som viser full forespørselsinformasjon: type, datoer/klokkeslett, betalingstype, vedlagte filer og eventuelle merknader
3	Gjennomgå detaljene — sjekk datoer, type permisjon og om det er konflikter med teamplaner	Du har nok kontekst til å ta en beslutning

Godkjenne en forespørsel

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Åpne forespørselens detaljvisning	Forespørselsdetaljene vises
2	Klikk på knappen Godkjenn	En bekreftelse kan vises avhengig av innstillingene for arbeidsplassen din
3	Bekreft godkjenningen hvis du blir bedt om det	Forespørselsstatusen endres til Godkjent. Den ansatte varsles. Hvis den ansatte valgte «Slett vakter» eller «Flytt til åpne vakter», brukes nå disse vaktendringene

Avvise en forespørsel

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Åpne forespørselens detaljvisning	Forespørselsdetaljene vises
2	Klikk på knappen Avvis	En bekreftelse eller begrunnelsesdialog kan vises
3	(Valgfritt) Skriv inn en begrunnelse for avvisningen hvis dialogen ber om det	Begrunnelsen lagres og er synlig for den ansatte
4	Bekreft avvisningen	Forespørselsstatusen endres til Avvist. Den ansatte varsles. Ingen endringer gjøres i vaktene

Gjennomgå flere forespørsler

Trinn	Handling	Forventet resultat
1	Filtrer listen for å vise VentSlutte forespørsler	Bare ikke-gjennomgåtte forespørsler vises
2	Gå gjennom listen og åpne hver forespørsel	Gjennomgå detaljer én etter én
3	Godkjenn eller avvis hver forespørsel etter behov	Hver forespørsels status oppdateres umiddelbart etter handlingen din
4	Klikk på ikonet OppDator hvis nye forespørsler ankommer mens du gjennomgår	Listen lastes inn på nytt med de siste innsendingene

Tilgangsrettigheter

Rolle	Se ventende forespørsler	Godkjenne forespørsler	Avvise forespørsler	Motta varsler
Ansatt	Kun egne	Nei	Nei	Ja (ved statusendring)
Leder	Egne + team	Ja (teammedlemmer)	Ja (teammedlemmer)	Ja
Administrator	Alle	Ja (alle)	Ja (alle)	Ja

Ofte stilte spørsmål

S: Kan jeg angre en godkjenning eller avvisning?
A: Vanligvis er statusen endelig når en forespørsel er godkjent eller avvist. Hvis du trenger å reversere en beslutning, kontakt administratoren din — de kan kanskje justere forespørselen manuelt eller be den ansatte sende inn en ny.

S: Varsles den anLørte når jeg godkjenner eller avviser forespørselen deres?
A: Ja. Den ansatte mottar et varsel (i appen og/eller via e-post, avhengig av varslingsinnstillingene for arbeidsplassen) hver gang forespørselsstatusen endres.

S: Hva skjer med vakter når jeg godkjenner en forespørsel?
A: Det avhenger av hva den ansatte valgte i feltet «Hva skal gjøres med vakter som overlapper». Hvis de valgte Slett vakter, fjernes overlappende vakter. Hvis de valgte Flytt til åpne vakter, går disse vaktene til bassenget for åpne vakter. Hvis de valgte Ingenting, forblir vaktene uendret.

S: Kan jeg godkjenne en forespørsel med tilbakevirkSlutte kraft (for datoer som allerede har passert)?
A: Ja. Systemet lar deg godkjenne eller avvise forespørsler uavhengig av om datoene har passert. Dette er nyttig for å registrere uplanlagte fravær i etterkant.

S: Hvem kan jeg kontakte hvis jeg ikke har tilFor sentlse til å godkjenne forespørsler?
A: Ta kontakt med bedriftsadministratoren din. De kan justere rollen din til Leder- eller Administratornivå hvis det er passende for ditt ansvarsområde.

Mulige problemer og løsninger

Problem	Mulig årsak	Løsning
Kan ikke se Godkjenn/Avvis-knappene	Rollen din er Ansatt, ikke Leder eller Administrator	Kontakt administratoren din for å oppgradere rollen din hvis du er ansvarlig for godkjenninger
Godkjente en forespørsel ved en feil	Handlingen ble bekreftet uten nøye gjennomgang	Kontakt administratoren din for å diskutere reverseringsmuligheter; den ansatte må kanskje sende inn på nytt
Ansatt sier de ikke ble varslet	Varslingsinnstillinger kan være deaktivert	Sjekk varslingsinnstillingene for arbeidsplassen under admininnstillingene; sørg for at e-post/i-app-varsler er aktivert
Vakter ble ikke oppdatert etter godkjenning	Den ansatte valgte «Ingenting» for vaktoverlappinger	Juster planen manuelt, eller be den ansatte sende inn på nytt med «Slett vakter» eller «Flytt til åpne vakter» valgt
Ventende-filter viser ingen resultater, men ansatte sier de sendte inn forespørsler	Datointervallfiltre kan utelukke forespørslene	Fjern datofiltrene eller utvid intervallet, klikk deretter på Oppdater-ikonet