अवकाश अनुरोध स्वीकृत और अस्वीकार करना

Manager और Administrator Requests पेज से कर्मचारी अवकाश अनुरोधों की समीक्षा, स्वीकृति या अस्वीकृति कैसे करें।

यह क्या है?

जब कोई कर्मचारी अवकाश अनुरोध सबमिट करता है, तो वह लंबित स्थिति में आता है और Manager या Administrator द्वारा समीक्षा के लिए प्रतीक्षा करता है। Requests पेज से, अधिकृत उपयोगकर्ता अनुरोध विवरण की जाँच कर सकते हैं और या तो स्वीकृति दें कर सकते हैं (अवकाश देना) या अस्वीकार करें कर सकते हैं (अनुरोध अस्वीकार करना)। यह लेख समीक्षा प्रक्रिया के माध्यम से आपका मार्गदर्शन करता है और स्थिति प्रवाह समझाता है।

पूर्व आवश्यकताएँ

#	पूर्व आवश्यकता	विवरण
1	Manager या Admin भूमिका	केवल Manager और Admin ही अनुरोध approve या reject कर सकते हैं
2	Pending अनुरोध मौजूद हैं	कम से कम एक कर्मचारी ने अवकाश अनुरोध सबमिट किया होना चाहिए
3	Requests पेज तक पहुँच	बाएं sidebar में अनुरोध पर जाएं

चरण-दर-चरण निर्देश

स्थिति प्रवाह समझना

स्थिति	अर्थ	आगे क्या होता है
लंबित	अनुरोध सबमिट किया गया है और समीक्षा की प्रतीक्षा कर रहा है	Manager या Admin इसे approve या reject करता है
स्वीकृत	अनुरोध स्वीकृत कर दिया गया है	अवकाश की पुष्टि होती है; shift overlap नियम प्रभावी होते हैं
अस्वीकृत	अनुरोध अस्वीकार कर दिया गया है	कर्मचारी को सूचित किया जाता है; कोई अवकाश लागू नहीं होता

Pending अनुरोधों के लिए फ़िल्टर करना

चरण	क्रिया	अपेक्षित परिणाम
1	अनुरोध पर जाएं	Requests पेज खुलता है
2	Filter bar में स्थिति dropdown खोलें	स्थिति विकल्प दिखाई देते हैं: Pending, Approved, Rejected
3	लंबित चुनें	सूची केवल समीक्षा की प्रतीक्षा कर रहे अनुरोध दिखाने के लिए अपडेट होती है
4	(वैकल्पिक) किसी विशिष्ट टीम सदस्य द्वारा फ़िल्टर करने के लिए कर्मचारी dropdown का उपयोग करें	सूची चयनित कर्मचारी के अनुरोधों तक सीमित हो जाती है

अनुरोध की समीक्षा करना

चरण	क्रिया	अपेक्षित परिणाम
1	उस अनुरोध को खोजें जिसकी आप समीक्षा करना चाहते हैं	अनुरोध पंक्ति कर्मचारी का नाम, अवकाश प्रकार, तारीखें और वर्तमान स्थिति दिखाती है
2	विवरण देखने के लिए अनुरोध पंक्ति पर क्लिक करें	एक detail view या side panel खुलता है जो पूरी अनुरोध जानकारी दिखाता है: प्रकार, तारीखें/समय, payment प्रकार, संलग्न फ़ाइलें और कोई भी notes
3	विवरण की समीक्षा करें — तारीखें, अवकाश का प्रकार जाँचें और देखें कि क्या यह टीम शेड्यूल से conflict करता है	आपके पास निर्णय लेने के लिए पर्याप्त context है

अनुरोध स्वीकृत करना

चरण	क्रिया	अपेक्षित परिणाम
1	अनुरोध detail view खोलें	अनुरोध विवरण प्रदर्शित होते हैं
2	स्वीकृति दें बटन पर क्लिक करें	आपकी workspace settings के आधार पर एक पुष्टि दिखाई दे सकती है
3	Prompt होने पर approval की पुष्टि करें	अनुरोध की स्थिति स्वीकृत में बदल जाती है। कर्मचारी को सूचित किया जाता है। यदि कर्मचारी ने “शिफ्ट हटाएं” या “ओपन शिफ्ट्स में ले जाएं” चुना, तो वे shift परिवर्तन अब लागू होते हैं

अनुरोध अस्वीकार करना

चरण	क्रिया	अपेक्षित परिणाम
1	अनुरोध detail view खोलें	अनुरोध विवरण प्रदर्शित होते हैं
2	अस्वीकार करें बटन पर क्लिक करें	एक पुष्टि या reason dialog दिखाई दे सकती है
3	(वैकल्पिक) यदि dialog prompt करे तो rejection का कारण दर्ज करें	कारण संग्रहीत होता है और कर्मचारी को दृश्यमान होता है
4	Rejection की पुष्टि करें	अनुरोध की स्थिति अस्वीकृत में बदल जाती है। कर्मचारी को सूचित किया जाता है। Shifts में कोई परिवर्तन नहीं होता

कई अनुरोधों की समीक्षा करना

चरण	क्रिया	अपेक्षित परिणाम
1	लंबित अनुरोध दिखाने के लिए सूची फ़िल्टर करें	केवल अनुपरीक्षित अनुरोध प्रदर्शित होते हैं
2	प्रत्येक अनुरोध को खोलकर काम करें	एक-एक करके विवरण की समीक्षा करें
3	प्रत्येक अनुरोध को उचित रूप से approve या reject करें	आपकी क्रिया के बाद प्रत्येक अनुरोध की स्थिति तुरंत अपडेट होती है
4	यदि समीक्षा के दौरान नए अनुरोध आते हैं तो रीफ्रेश आइकन पर क्लिक करें	सूची नवीनतम submissions के साथ reload होती है

पहुँच अनुमतियाँ

भूमिका	Pending अनुरोध देखें	अनुरोध Approve करें	अनुरोध Reject करें	सूचनाएं प्राप्त करें
Employee	केवल अपने	नहीं	नहीं	हाँ (स्थिति परिवर्तन पर)
Manager	अपने + टीम	हाँ (टीम सदस्य)	हाँ (टीम सदस्य)	हाँ
Admin	सभी	हाँ (सभी)	हाँ (सभी)	हाँ

FAQ

प्र1: क्या मैं approval या अस्वीकार करेंion को undo कर सकता हूँ?
उ: आमतौर पर, एक बार अनुरोध approved या rejected होने पर, स्थिति अंतिम होती है। यदि आपको निर्णय उलटने की आवश्यकता है, तो अपने administrator से परामर्श करें — वे manually अनुरोध समायोजित कर सकते हैं या कर्मचारी से नया सबमिट करने के लिए कह सकते हैं।

प्र2: जब मैं स्वीकृति दें या अस्वीकार करें करता हूँ तो क्या कर्मचारी को सूचित किया जाता है?
उ: हाँ। कर्मचारी को उनके अनुरोध की स्थिति बदलने पर सूचना (in-app और/या email के माध्यम से, workspace अधिसूचना सेटिंग्स के आधार पर) मिलती है।

प्र3: जब मैं अनुरोध स्वीकृति दें करता हूँ तो शिफ्ट्स का क्या होता है?
उ: यह इस बात पर निर्भर करता है कि कर्मचारी ने “What करना है शिफ्ट के साथ that overlap” फ़ील्ड में क्या चुना था। यदि उन्होंने शिफ्ट हटाएं चुना, तो overlapping shifts हटा दी जाती हैं। यदि उन्होंने ओपन शिफ्ट्स में ले जाएं चुना, तो वे shifts खुली शिफ्ट्स pool में जाती हैं। यदि उन्होंने कुछ नहीं चुना, तो shifts अपरिवर्तित रहती हैं।

प्र4: क्या मैं पूर्वव्यापी रूप से (बीती हुई तारीखों के लिए) अनुरोध स्वीकृति दें कर सकता हूँ?
उ: हाँ। सिस्टम आपको अनुरोध approve या reject करने की अनुमति देता है चाहे तारीखें बीत गई हों या नहीं। यह अनियोजित अनुपस्थिति को बाद में record करने के लिए उपयोगी है।

प्र5: यदि मुझे अनुरोध स्वीकृति दें करने की अनुमति नहीं है तो मैं किससे संपर्क करूँ?
उ: अपने company administrator से संपर्क करें। यदि आपकी जिम्मेदारियों के लिए उचित हो तो वे आपकी भूमिका Manager या Admin स्तर पर समायोजित कर सकते हैं।

संभावित समस्याएं और समाधान

समस्या	संभावित कारण	समाधान
Approve/Reject बटन नहीं दिख रहे	आपकी भूमिका Employee है, Manager या Admin नहीं	यदि आप approvals के लिए जिम्मेदार हैं तो अपने administrator से आपकी भूमिका upgrade करने के लिए संपर्क करें
गलती से अनुरोध approve कर दिया	सावधानी से समीक्षा करने से पहले क्रिया पुष्टि हो गई	reversal विकल्पों पर चर्चा के लिए अपने administrator से संपर्क करें; कर्मचारी को फिर से सबमिट करने की आवश्यकता हो सकती है
कर्मचारी का कहना है कि उन्हें सूचित नहीं किया गया	अधिसूचना सेटिंग्स disabled हो सकती हैं	admin configuration में workspace अधिसूचना सेटिंग्स जाँचें; सुनिश्चित करें कि email/in-app notifications चालू हैं
Approval के बाद Shifts अपडेट नहीं हुईं	कर्मचारी ने shift overlaps के लिए “Nothing” चुना था	शेड्यूल manually समायोजित करें, या कर्मचारी से “शिफ्ट हटाएं” या “ओपन शिफ्ट्स में ले जाएं” चुनकर फिर से सबमिट करने के लिए कहें
Pending filter कोई परिणाम नहीं दिखाता लेकिन कर्मचारी कहते हैं उन्होंने अनुरोध सबमिट किए	तारीख सीमा filter अनुरोधों को बाहर कर रही हो सकती है	तारीख filters साफ करें या सीमा बढ़ाएं, फिर Refresh आइकन पर क्लिक करें