Dynamische Berichte

Der gewöhnliche Bereich Berichte liefert fertige Formulare. Dynamische Berichte sind ein Baukasten: Sie legen selbst Zeitraum, Filter und Gruppierung fest, erhalten den benötigten Schnitt über die Aufgaben und speichern ihn, um ihn nicht erneut zusammenstellen zu müssen.

Die Seite wird über das linke Menü geöffnet: Berichte (new).

Aufgabenanalyse

Im Modus des Außendienstes gibt es auf der Seite einen Baukasten — Aufgabenanalyse. Er rechnet alles zu den Aufgaben: wie viele erstellt und ausgeführt wurden, wie viele abgebrochen und überfällig sind, wie viel Zeit für die Ausführung draufgeht.

*(Im Modus der Dienstpläne gibt es auf derselben Seite andere Baukästen — zu Schichten und Aktivitäten. Der Satz hängt vom Arbeitsmodus des Unternehmens ab.)*

So bauen Sie einen Bericht

• Datumsbereich — der Zeitraum der Berechnung. Eine Pflichtbedingung.
• Filter hinzufügen — zusätzliche Bedingungen, um die Auswahl einzuengen.
• Anwenden — neu berechnen. Solange Sie nicht klicken, wird die Tabelle nicht aktualisiert.
• Periodengruppierung — nach welchen Abschnitten die Zeilen aufgeteilt werden: Monat, Woche, Tag.
• Gruppieren nach — die zweite Ebene der Aufteilung, zum Beispiel nach Ausführungsstatus.
• Suche — eine Zeile in der fertigen Tabelle finden.
• Dezimalstunden — Zeitformat 1.5 anstelle von 1:30.

Fertige Zeiträume

Das Feld Datumsbereich muss nicht von Hand gefüllt werden: beim Klick öffnet sich ein Kalender mit einer Liste fertiger Varianten — Heute, Gestern, Morgen, Diese Woche, Letzte Woche, Nächste Woche, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Dieser Monat, Letzter Monat, Nächster Monat und weitere. Normalerweise genügt das; von Hand legt man den Zeitraum fest, wenn ein außergewöhnliches Intervall gebraucht wird.

Am Ende jeder Gruppe wird eine Zwischensumme ausgegeben und darunter die Gesamtsumme.

So sieht das an Daten aus

Unten — der Bericht über die Aufgaben für das Jahr 2026, gruppiert nach Monaten und nach Ausführungsstatus. Es ist zu sehen, wie viele Aufgaben in jedem Monat ausgeführt wurden, wie viele aktiv sind und wie viele in der Warteschlange liegen:

Zu lesen ist das so: die Zeile „2026-02 / Active — 21 Aufgaben, 5 Ausführende, 4 Kunden“ bedeutet, dass im Februar 21 Aufgaben in Arbeit geblieben sind. Daneben die Zeile „2026-02 / Backlog — 1“ — eine Aufgabe wurde gar nicht übernommen.

Was berechnet werden kann

Verfügbar sind dreißig Kennzahlen zu den Aufgaben:

• Anzahl: Aufgaben insgesamt, eindeutige Ausführende, eindeutige Kunden.
• Nach Zustand: ausgeführt, abgebrochen, in Arbeit, in der Warteschlange (Backlog), Anteil der Ausführung und Anteil der Abbrüche.
• Problematisch: überfällige Aufgaben.
• Eigenschaften der Aufgaben: wiederkehrende, mit Checkliste, mit Markierungen, Unteraufgaben.
• Vorlaufzeit: gesamt, minimal, maximal und durchschnittlich.
• Verspätungen: gesamt und durchschnittlich.
• Voller Zyklus: gesamte und durchschnittliche Lebensdauer einer Aufgabe — von der Erstellung bis zum Abschluss.
• Aufgewendete Zeit: gesamte und durchschnittliche Zeit, die von den Ausführenden erfasst wurde.
• Geplante Positionen: Anzahl, wie viele davon ausgeführt sind, ihre Kosten und der Anteil der Ausführung.

Überflüssige Spalten werden über die Schaltfläche mit den Einstellungen entfernt — das Zahnradsymbol über der Tabelle öffnet das Panel Manage columns. Beachten Sie: die Liste der Spalten erscheint darin erst nachdem der Bericht gebaut ist — bei einem leeren Bericht gibt es nichts einzustellen.

Warum das in der Praxis nützlich ist. Der Anteil der Ausführung und der Anteil der Abbrüche nach Monaten zeigen, ob der Dienst stabil arbeitet. Überfällige Aufgaben und die durchschnittliche Verspätung zeigen, wo die Planung bricht. Der Unterschied zwischen Vorlaufzeit und Zeit des vollen Zyklus zeigt, wie lange eine Aufgabe gewartet hat, bevor sie übernommen wurde.

Diagramm

Die Schaltfläche mit dem Diagramm über der Tabelle öffnet ein Schaubild zu denselben Daten — das ist nicht bloß eine „andere Ansicht“, sondern ein eigenes Panel mit Einstellungen:

• Chart type — die Art des Diagramms, zum Beispiel ein Säulendiagramm.
• X axis — was waagerecht abgetragen wird. Die Variante Combined (all) fasst die Gruppierungen zu einer Bezeichnung zusammen, zum Beispiel „2026-02 / active“.
• Y axis (metrics) — welche Kennzahlen gezeichnet werden. Es können mehrere gleichzeitig ausgewählt werden.
• Max items — die Begrenzung der Zahl der Elemente, damit das Schaubild nicht zu einem Lattenzaun wird. 0 — ohne Begrenzung.
• Schalter: Stacked (Säulen aufeinander stapeln), Legend (Legende), Value labels (Wertebezeichnungen), Category labels (Kategoriebezeichnungen), Grid (Gitter).

Das fertige Schaubild wird mit den Schaltflächen Download PNG und Download SVG heruntergeladen — das zweite Format verliert beim Skalieren keine Qualität und lässt sich gut in Präsentationen einfügen.

Speichern und Export

Über der Tabelle gibt es vier Schaltflächen: speichern, als Datei exportieren, Einstellungen der Spalten und Umschalten auf das Diagramm.

Beim Speichern werden drei Dinge festgelegt:

• Titel — der Name in der Liste der Berichte.
• Beschreibung — die Beschreibung: was im Bericht anzusehen ist.
• Wer kann den Bericht sehen — „Nur ich“ oder „Alle in diesem Unternehmen“.

Der gespeicherte Bericht erscheint in der Liste auf der Hauptseite des Bereichs mit den Spalten Titel, Beschreibung, Sichtbarkeit und den Aktionen. Ein persönlicher Bericht ist als persönlich markiert. In der Zeile gibt es zwei Aktionen: öffnen (Auge) und löschen (Papierkorb) — das Löschen fragt nach einer Bestätigung.

Berechtigungen

Mögliche Probleme und Lösungen

Häufig gestellte Fragen

Frage: Wie unterscheiden sich dynamische Berichte von gewöhnlichen? Antwort: Gewöhnliche sind fertige Formulare mit einem festen Datensatz. Hier legen Sie selbst Zeitraum, Filter, Gruppierung und den Satz der Kennzahlen fest und speichern das Ergebnis zur erneuten Verwendung.

Frage: Muss der Zeitraum zwingend festgelegt werden? Antwort: Ja, ohne Datumsbereich wird der Bericht nicht gebaut.

Frage: Warum ändern sich die Zahlen nach dem Filterwechsel nicht? Antwort: Sie müssen auf Anwenden klicken.

Frage: Wie viele Kennzahlen sind zu den Aufgaben verfügbar? Antwort: Dreißig — von der Zahl der Aufgaben und dem Anteil der Ausführung bis zur Zeit des vollen Zyklus und den geplanten Positionen.

Frage: Was ist Backlog? Antwort: Aufgaben, die noch nicht in Arbeit genommen wurden.

Frage: Wie unterscheidet sich die Vorlaufzeit von der Zeit des vollen Zyklus? Antwort: Die Vorlaufzeit — wie lange die Arbeit selbst gedauert hat. Der volle Zyklus — wie viel Zeit von der Erstellung der Aufgabe bis zu ihrem Abschluss vergangen ist, das Warten eingeschlossen.

Frage: Können die Daten als Schaubild angesehen werden? Antwort: Ja, über die Schaltfläche mit dem Diagramm über der Tabelle.

Frage: Wie exportiert man einen Bericht? Antwort: Über die Schaltfläche zum Export über der Tabelle — die Daten werden als Datei heruntergeladen.

Frage: Wie teilt man einen Bericht mit Kollegen? Antwort: Beim Speichern die Sichtbarkeit „Alle in diesem Unternehmen“ auswählen.

Frage: Löscht das Löschen eines Berichts die Aufgaben? Antwort: Nein, gelöscht wird nur die gespeicherte Einstellung des Berichts. Die Daten der Aufgaben bleiben erhalten.

Frage: Kann ein Bericht zu einem Ausführenden oder Kunden gebaut werden? Antwort: Ja, über Filter hinzufügen — und dann das Ergebnis so gruppieren, wie es gebraucht wird.