Finansiële dokumente

Shifton Take laat toe om met behulp van die module Finansiële dokumente finansiële dokumente te skep — skattings, werkopdragte, fakture, ontvangsbewyse en aktes van voltooide take — op grond van u uitgaande take, dit aan die kliënte te stuur, een dokument in ’n ander te omskep en die betalings na te spoor.

Belangrik: Finansiële dokumente is ’n betaalde module. Skakel dit aan in die afdeling Maatskappy-instellings → Modules . Ná die aanskakeling verskyn dit in die linkerkantse sypaneel (in die modus Take / Field Service) as “Finansiële dokumente”.

Wat dit is

Elke tipe dokument het sy eie oortjie. Binne die oortjie skep u dokumente, redigeer u hulle posisies, handel u hulle af (konsep → final), en daarna stuur u dit aan die kliënt, laai af in PDF of omskep in ’n dokument van ’n ander tipe. Die ontvange betalings word op die oortjie Betalings vasgelê.

Tipes dokumente (oortjies)

Elke tipe het sy eie oortjie met sy eie lys dokumente.

Skatting

Werkopdrag

Faktuur

Ontvangsbewys

Op hierdie oortjie staan in plaas van die knoppie “Skep” die knoppie “Skep betaling” — die ontvangsbewyse verskyn self by die registrasie van ’n betaling.

Akte van voltooide take

Hoe die dokumente met mekaar verbind is

Die tipes dokumente volg in ’n bepaalde orde — dit herhaal die gang van die werk met die kliënt. Elke volgende dokument word met die omskakelknoppie uit die vorige een geskep, daarom hoef die gegewens nie weer ingevoer te word nie.

• Skatting — ’n kommersiële aanbod. Word eerste aan die kliënt gestuur, voor die begin van die werk: wat presies gedoen gaan word en hoeveel dit kos.
• Werkopdrag — ’n dokument vir die uitvoering van die werk. Word geskep nadat die kliënt met die skatting saamgestem het.
• Faktuur — ’n rekening vir die betaling van die uitgevoerde werk.
• Ontvangsbewys — ’n bewys wat bevestig dat die betaling ontvang is.
• Akte van voltooide take — ’n bevestiging dat die werk uitgevoer en aanvaar is.
• Betaling — die inskrywing oor die betaling self: u dui die betaalmetode en die bedrag aan.

Dit is nie nodig om die hele ketting heeltemal te deurloop nie — u kan met enige dokument begin. Maar as u in orde werk, neem elke volgende dokument die kliënt, die posisies, die afslag en die belasting uit die vorige een oor.

Die oortjies Skatting, Werkopdrag, Faktuur en Akte van voltooide take werk eenders — die lys, die statistiek en die lewensiklus is vir hulle gemeenskaplik en word hieronder beskryf.

Ontvangsbewys is die uitsondering: dit kan nie handmatig geskep word nie. Die ontvangsbewys word outomaties gevorm wanneer u ’n betaling registreer, daarom staan op hierdie oortjie in plaas van die knoppie “Skep” die knoppie “Skep betaling”.

Lewensiklus van ’n dokument

Skepping (konsep) → redigering van die posisies → Stoor konsep → Genereer (afhandeling → “final”, onomkeerbaar)
                                                              → Stuur / Laai PDF af / Omskep / Kanselleer

1. Skepping van ’n dokument

• Maak die oortjie van die nodige tipe oop (byvoorbeeld, Skatting) en klik op Skep. Die sypaneel Voeg by gaan oop.
• Kies die Kliënt — die veld is verpligtend. Die dokument word aan hierdie kliënt gekoppel (die adres, die telefoon en die e-pos word outomaties oorgeneem).
• Kies indien nodig die Take van die kliënt. Die ure en die dienste uit hierdie voltooide take word in die dokument oorgeneem.
• Klik op Voeg by. Die konsep van die dokument gaan in die redigeerder oop.

2. Redigering van ’n dokument

Klik op Redigeer om die redigeerbare vorm oop te maak.

In die redigeermodus is elke veld van die dokument vir wysiging beskikbaar: die naam en die adres van die maatskappy, die betalingstermyn, die rekwisiete, en daaronder — die blok Items met die reëls van die dokument. Elke reël het sy eie naam, prys, hoeveelheid, beskrywing en afslag; die bedrag per reël word outomaties bereken.

U kan die volgende stel:

• Naam van die maatskappy, logo en adres Word in die kopstuk van die dokument gewys.
• Betalingstermyn Die datum en die tyd van die betaling.
• Rekwisiete. Een teksveld waarin die betaalgegewens vir die kliënt ingeskryf is — die ontvanger (ATTN), die bank (Bank), BIC Code, die rekeningnommer (Account number) en die roeteringsnommer (Routing number). Word uit die instellings van die module (Modules → Instellings → Finansiële dokumente) oorgeneem, maar in die dokument self kan dit soos gewone teks geredigeer word. Langsaan word die totale bedrag van die dokument gewys.
• Hulpmiddels/Dienste (Items). Dit is juis die inhoud van die dokument — dit waarvoor die rekening uitgereik word. Die reëls word met twee knoppies bygevoeg:
• Voeg vanuit katalogus by. U kies klaargemaakte hulpmiddels of dienste uit u katalogus — die naam, die prys en die beskrywing word self oorgeneem.
• Voeg handmatig by. ’n Leë reël verskyn waarin u die volgende invul: Aangepaste naam van die hulpmiddel/diens — ’n arbitrêre naam van die hulpmiddel of die diens (’n verpligte veld), Prys — die prys (verpligtend), Hoeveelheid — die hoeveelheid (verpligtend), Beskrywing — die beskrywing en Afslag — die afslag op hierdie reël in persent.

Die bedrag van die reël (Sum) word self bereken: prys × hoeveelheid. Die reëls wat handmatig bygevoeg is, word met die merker Custom gemerk. Daar kan soveel reëls bygevoeg word as wat nodig is — elkeen verskyn as ’n afsonderlike blok met dieselfde velde.

• Verkoper Die persoon wat vir die verkoop verantwoordelik is.
• Afslag en Belasting Die belasting word in persent van die bedrag gestel (byvoorbeeld, Belasting 10 op $300 → +$30 → Totaal $330).
• Nota (Note) ’n Arbitrêre kommentaar by die dokument.

So lyk die gereed dokument: die kopstuk met die logo en die adres van die maatskappy, die blok Skatting vir met die gegewens van die kliënt, die blok Besonderhede met die rekwisiete en die totaal, die tabel Items met die koste, die hoeveelheid en die bedrag per reël, die totale met die afslag en die belasting, en die aksieknoppies onderaan.

Gebruik Voorskou om die gereed voorkoms van die dokument te sien, en Stoor konsep (Save draft) om die veranderinge te stoor (die knoppie Stoor konsep word slegs aktief nadat u iets verander het).

3. Afhandeling — die knoppie “Genereer”

Klik op “Genereer” om die dokument af te handel. ’n Bevestiging verskyn: *“Is u seker dat u hierdie … wil afhandel? Hierdie aksie is onomkeerbaar.”*

• By die bevestiging verander die status na final, ’n nommer word aan die dokument toegeken (byvoorbeeld, EST-6), en ’n kennisgewing oor die sukses verskyn.

Waar die nommer van die dokument vandaan kom. Voor die afhandeling het die dokument geen nommer nie — in die konsep staan in plaas daarvan ’n plekhouer van die vorm WO-000000. Die nommer word op die oomblik van die afhandeling uitgereik en bestaan uit twee dele: die voorvoegsel en die teller. Beide word in die instellings van die module gestel: Modules → Instellings → Finansiële dokumente. Elke tipe dokument het sy eie voorvoegsel en sy eie teller — byvoorbeeld, EST- vir skattings, WO- vir werkopdragte, INV- vir fakture, REC- vir ontvangsbewyse, POW- vir aktes. As die teller van die skattings gelyk is aan 6, kry die volgende afgehandelde skatting die nommer EST-6, en die teller word 7.

Daar kan die teller ook na ’n ander waarde omgeskakel word — byvoorbeeld om die nommering voort te sit wat u vroeër gehou het. Meer besonderhede oor hoe om die instellings van die module oop te maak — in die artikel “Modules en module-instellings”.

Die nommer van ’n gekanselleerde dokument bly daaraan behoue en word nie weer uitgereik nie.

• ’n Afgehandelde dokument kan nie meer geredigeer word nie.

4. Ná die afhandeling

By afgehandelde dokumente is die volgende aksies beskikbaar:

• Stuur (byvoorbeeld, *Send estimate*). Maak die venster van die brief oop — Email (van die kliënt), Vakgebied, Boodskap; die dokument word as ’n PDF aangeheg. Klik op Stuur — die kliënt ontvang die dokument per e-pos.
• Aflaai (die ikoon). Laai die dokument in die PDF-formaat af.
• Skep faktuur. Omskep die dokument in ’n nuwe konsep van die Fakture, gevul met dieselfde kliënt, dieselfde posisies, dieselfde afslag en dieselfde belasting.
• Skep werkopdrag Omskep die dokument in ’n nuwe konsep van die Werkopdrag.

Die omgeskepte dokumente is met mekaar verbind — sien die oortjie Verbindings.

5. Kansellasie of verwydering (aksies in die reël)

In elke reël van die lys bied die kieslys Aksies die volgende:

• 🗑 Verwyder. Slegs vir konsepte beskikbaar: ’n afgehandelde dokument kan nie verwyder word nie, dit kan slegs gekanselleer word.
• ⨯ Kanselleer Bevestiging *“Hierdie aksie kan nie ontdoen word nie”* → die status verander na gekanselleer.
• ⬇ Laai PDF af Stoor die PDF.

Die oortjie “Verbindings”

Maak die dokument oop → Verbindings om die volgende te sien:

• Kliënt Die naam en die e-pos.
• Dokumentskakels Ander dokumente wat met hierdie een verbind is (byvoorbeeld, ’n faktuur wat uit hierdie skatting geskep is).
• Opsomming van die betaling — Totale bedrag, Betaal (Paid) en Te betaal.
• Verwante take Uitgaande take wat aan die dokument gekoppel is.

Registrasie van ’n betaling

Die oortjie Betalings lê die ontvange geld vas.

• Maak die oortjie Betalings oop → Skep betaling.
• Kies die Kliënt — die veld is verpligtend.
• Dui die Bedrag van die betaling aan en kies die Geldeenheid — verpligtend.
• Stel die Datum van die betaling (Payment date) — verpligtend.
• Kies die Betaalmetode: Kontant, Bankkaart, Bankoorplasing, Swift of Tjek.
• Voeg indien nodig die Inligting oor die betaling (die nommer van die ontvangsbewys / die ID van die transaksie) en die Interne nota by die betaling by.
• Klik op Stuur.

Die betaling word met die status Suksesvol vasgelê. In die lys van die betalings word die kliënt, die status, die betaalmetode, die bedrag, die datum van die betaling en wie die inskrywing geskep het, gewys.

Statusse, lys en statistiek

• Statusse: Konsep (word voorberei) · final (uitgereik) · Gekanselleer (Canceled) (geannuleer). Dokumente met ’n verstreke betalingstermyn word bykomend as agterstallig gemerk — in rooi.
• Kolomme van die lys: Nommer, Kliënt, Status, Datums (van die skepping en van die betalingstermyn), Totaal, Deur wie geskep, Verbindings, Aksies.
• STATISTIEKE (word uitgevou). Wys die aantal dokumente en die geldbedrag met ’n verdeling volgens die statusse (Konsep / final / Gekanselleer) en met die totale.
• Filters Vernou die lys.

Toestemmings

Moontlike probleme en oplossings

Gereelde vrae

Vraag: Ek het die verkeerde dokument afgehandel — kan dit geredigeer word? Antwoord: Nee — die afhandeling is onomkeerbaar. U kan die dokument Kanselleer (status → gekanselleer) en ’n nuwe een skep.

Vraag: Hoe verander ek ’n goedgekeurde skatting in ’n rekening vir betaling? Antwoord: Maak die afgehandelde skatting oop en klik op Skep faktuur — ’n verwante konsep van die rekening met dieselfde posisies word geskep.

Vraag: Is die belasting ’n bedrag of ’n persentasie? Antwoord: Dit is ’n persentasie. Belasting 10 voeg 10% by die bedrag.

Vraag: Hoe stuur ek die dokument per e-pos aan die kliënt? Antwoord: Handel dit af en klik dan op Stuur — die PDF word aangeheg en na die e-posadres van die kliënt gestuur.

Vraag: Waar sien ek hoeveel nog betaal moet word? Antwoord: Op die oortjie van die dokument Verbindings → Opsomming van die betaling (Totale bedrag / Betaal / Te betaal).

Vraag: In watter orde moet die tipes dokumente gebruik word? Antwoord: Volgens die gang van die werk met die kliënt: skatting (’n aanbod voor die begin van die werk) → werkopdrag (vir die uitvoering) → faktuur (die rekening vir betaling) → ontvangsbewys (die bewys van betaling) → akte van voltooide take (die bevestiging). Die betaling word afsonderlik op die oortjie Betalings geregistreer. U kan met enige dokument begin — die orde is nie verpligtend nie.

Vraag: Waarom is daar op die oortjie “Ontvangsbewys” geen knoppie “Skep” nie? Antwoord: Die ontvangsbewys word nie handmatig geskep nie. Dit verskyn outomaties wanneer u ’n betaling registreer, daarom staan op hierdie oortjie die knoppie “Skep betaling”.

Vraag: Kan ’n afgehandelde dokument verwyder word? Antwoord: Nee. Slegs ’n konsep kan verwyder word. ’n Afgehandelde dokument kan u slegs kanselleer — dit bly in die lys met die status “gekanselleer”.

Vraag: Wat gebeur met die nommer van ’n gekanselleerde dokument? Antwoord: Die nommer bly by die gekanselleerde dokument behoue en word nie weer uitgereik nie. Die volgende dokument kry die volgende nommer volgens die teller. Die voorvoegsels en die tellers word in Modules → Instellings → Finansiële dokumente gestel — sien die artikel “Modules en module-instellings”.

Vraag: Waar kom die rekwisiete en die logo in die dokument vandaan? Antwoord: Uit die instellings van die module (Modules → Instellings → Finansiële dokumente, sien die artikel “Modules en module-instellings”). Die logo word daarheen uit die instellings van die maatskappy oorgeneem. In die dokument self kan hulle voor die afhandeling verander word.

Vraag: Kan die dokument weer aan die kliënt gestuur word? Antwoord: Ja. Die stuurknoppie by ’n afgehandelde dokument is altyd beskikbaar — die brief met die PDF kan soveel keer gestuur word as wat nodig is.

Vraag: Wat beteken die rooi merker “agterstallig”? Antwoord: Dat die betalingstermyn wat in die dokument aangedui is, reeds verby is en die dokument nie betaal is nie. Die merker verskyn outomaties.

Vraag: In watter geldeenheid word die dokumente uitgereik? Antwoord: Die geldeenheid word by die registrasie van die betaling gekies. Die bedrae in die dokumente self word in die geldeenheid bereken wat vir die maatskappy gestel is.

Vraag: Watter betaalmetodes kan aangedui word? Antwoord: Kontant, bankkaart, bankoorplasing, Swift en tjek. Die metode word by die skepping van die betaling saam met die bedrag en die datum gekies.

Vraag: Watter werknemers sien die finansiële dokumente? Antwoord: Die eienaar en die administrateur van die maatskappy. Vir gewone werknemers is die module nie beskikbaar nie.

Vraag: Is die module betaald? Antwoord: Ja, “Finansiële dokumente” is ’n betaalde module. Dit word in Maatskappy-instellings → Modules aangeskakel, en ná die aanskakeling verskyn dit in die linkerkantse kieslys.

Vraag: Word die belasting in die bedrag of in persent bereken? Antwoord: In persent. Die waarde 10 voeg 10% by die bedrag.