Documentos financieros

Shifton Tareas permite crear, con ayuda del módulo Documentos financieros, documentos financieros —presupuestos, órdenes de trabajo, facturas, recibos y actas de tareas realizadas— a partir de sus tareas de campo, enviarlos a los clientes, convertir un documento en otro y hacer seguimiento de los pagos.

Importante: Documentos financieros es un módulo de pago. Actívelo en el apartado Configuración de la empresa → Módulos . Tras activarlo, aparece en el panel lateral izquierdo (en el modo Tareas / Field Service) como «Documentos financieros».

Qué es esto

Cada tipo de documento tiene su propia pestaña. Dentro de la pestaña usted crea los documentos, edita sus líneas, los emite (borrador → final) y después los envía al cliente, los descarga en PDF o los convierte en un documento de otro tipo. Los pagos recibidos se registran en la pestaña Pagos.

Tipos de documentos (pestañas)

Cada tipo tiene su propia pestaña con su propia lista de documentos.

Estimación

Orden de trabajo

Factura

Recibo

En esta pestaña, en lugar del botón «Crear» está «Crear pago»: los recibos aparecen por sí solos al registrar un pago.

Acta de tareas realizadas

Cómo se relacionan los documentos entre sí

Los tipos de documentos siguen un orden determinado que reproduce el desarrollo del trabajo con el cliente. Cada documento siguiente se crea a partir del anterior con el botón de conversión, por lo que no hay que volver a introducir los datos.

• Estimación — oferta comercial. Se envía al cliente en primer lugar, antes de comenzar los trabajos: qué se va a hacer exactamente y cuánto cuesta.
• Orden de trabajo — documento para la ejecución de los trabajos. Se crea después de que el cliente haya aceptado el presupuesto.
• Factura — factura por el pago del trabajo realizado.
• Recibo — comprobante que confirma que se ha recibido el pago.
• Acta de tareas realizadas — confirmación de que el trabajo se ha realizado y se ha aceptado.
• Pago — el propio registro del pago: usted indica el método de pago y el importe.

No es obligatorio recorrer toda la cadena: se puede empezar por cualquier documento. Pero, si se trabaja en orden, cada documento siguiente hereda del anterior el cliente, las líneas, el descuento y el impuesto.

Las pestañas Estimación, Orden de trabajo, Factura y Acta de tareas realizadas funcionan igual: la lista, las estadísticas y el ciclo de vida son comunes y se describen más abajo.

El recibo es la excepción: no se puede crear manualmente. El recibo se genera automáticamente cuando usted registra un pago, por eso en esta pestaña, en lugar del botón «Crear», está «Crear pago».

Ciclo de vida del documento

Creación (borrador) → edición de las líneas → Guardar borrador → Generar (emisión → «final», irreversible)
                                                               → Enviar / Descargar PDF / Convertir / Cancelar

1. Creación del documento

• Abra la pestaña del tipo que necesite (por ejemplo, Estimación) y pulse Crear. Se abrirá el panel lateral Agregar.
• Elija el Cliente: es un campo obligatorio. El documento queda vinculado a ese cliente (la dirección, el teléfono y el email se insertan automáticamente).
• Si es necesario, elija las Tareas del cliente. Las horas y los servicios de esas tareas finalizadas se insertarán en el documento.
• Pulse Agregar. Se abrirá el borrador del documento en el editor.

2. Edición del documento

Pulse Editar para abrir el formulario editable.

En el modo de edición, todos los campos del documento se pueden modificar: el nombre y la dirección de la empresa, el plazo de pago, los datos bancarios y, más abajo, el bloque Items con las líneas del documento. Cada línea tiene su propio nombre, precio, cantidad, descripción y descuento; el importe de la línea se calcula automáticamente.

Usted puede definir:

• Nombre de la empresa, logotipo y dirección Se muestran en el encabezado del documento.
• Fecha de vencimiento del pago Fecha y hora del pago.
• Datos bancarios. Un único campo de texto en el que se escriben los datos de pago para el cliente: beneficiario (ATTN), banco (Bank), BIC Code, número de cuenta (Account number) y número de ruta (Routing number). Se toma de los ajustes del módulo (Módulos → Configuración → Documentos financieros), pero dentro del propio documento se puede editar como texto normal. Al lado se muestra el importe total del documento.
• Herramientas/Servicios (Items). Es el contenido del documento, aquello por lo que se factura. Las líneas se añaden con dos botones:
• Agregar desde el catálogo. Elige herramientas o servicios ya preparados de su catálogo: el nombre, el precio y la descripción se insertan solos.
• Añadir manualmente. Aparece una línea vacía en la que usted rellena: Nombre personalizado de la herramienta/servicio — nombre libre de la herramienta o del servicio (campo obligatorio), Precio — el precio (obligatorio), Cantidad — la cantidad (obligatorio), Descripción — la descripción y Descuento — el descuento de esa línea en porcentaje.

El importe de la línea (Sum) se calcula solo: precio × cantidad. Las líneas añadidas manualmente se marcan con la etiqueta Custom. Se pueden añadir tantas líneas como haga falta: cada una aparece como un bloque aparte con los mismos campos.

• Vendedor Responsable de la venta.
• Descuento e Impuesto El impuesto se define en porcentaje del importe (por ejemplo, Impuesto 10 sobre $300 → +$30 → Total $330).
• Nota (Note) Comentario libre sobre el documento.

Así se ve el documento terminado: encabezado con el logotipo y la dirección de la empresa, bloque Presupuesto para con los datos del cliente, bloque Detalles con los datos bancarios y el total, tabla Items con el precio, la cantidad y el importe de cada línea, los totales con el descuento y el impuesto, y los botones de acciones abajo.

Utilice avance para ver el aspecto definitivo del documento y Guardar borrador (Save draft) para guardar los cambios (el botón Guardar borrador se activa solo después de que usted modifique algo).

3. Emisión: el botón «Generar»

Pulse «Generar» para emitir el documento. Aparecerá una confirmación: *«¿Seguro que desea emitir este …? Esta acción es irreversible.»*

• Al confirmar, el estado cambia a final, se asigna un número al documento (por ejemplo, EST-6) y aparece una notificación de éxito.

De dónde sale el número del documento. Antes de la emisión el documento no tiene número: en el borrador aparece en su lugar una plantilla del tipo WO-000000. El número se asigna en el momento de la emisión y se compone de dos partes: el prefijo y el contador. Ambos se definen en los ajustes del módulo: Módulos → Configuración → Documentos financieros. Cada tipo de documento tiene su propio prefijo y su propio contador; por ejemplo, EST- para los presupuestos, WO- para las órdenes de trabajo, INV- para las facturas, REC- para los recibos y POW- para las actas. Si el contador de presupuestos es 6, el siguiente presupuesto emitido recibirá el número EST-6 y el contador pasará a 7.

Allí mismo se puede cambiar el contador a otro valor, por ejemplo para continuar la numeración que usted llevaba antes. Más detalles sobre cómo abrir los ajustes del módulo en el artículo «Módulos y ajustes de los módulos».

El número de un documento anulado queda asociado a él y no se vuelve a asignar.

• Un documento emitido ya no se puede editar.

4. Después de la emisión

Para los documentos emitidos están disponibles las siguientes acciones:

• Enviar (por ejemplo, *Send estimate*). Abre la ventana del mensaje: Email (del cliente), Acerca de, Mensaje; el documento se adjunta en formato PDF. Pulse Enviar y el cliente recibirá el documento en su correo electrónico.
• Descargar (icono). Descarga el documento en formato PDF.
• Crear factura. Convierte el documento en un nuevo borrador de Facturas, con el mismo cliente, las mismas líneas, el mismo descuento y el mismo impuesto.
• Crear orden de trabajo Convierte el documento en un nuevo borrador de Orden de trabajo.

Los documentos convertidos quedan enlazados entre sí; véase la pestaña Relaciones.

5. Anulación o eliminación (acciones en la fila)

En cada fila de la lista, el menú Acciones ofrece:

• 🗑 Eliminar. Solo está disponible para los borradores: un documento emitido no se puede eliminar, únicamente se puede anular.
• ⨯ Cancelar Confirmación *«Esta acción no se puede deshacer»* → el estado cambia a anulado.
• ⬇ Descargar PDF Guarda el PDF.

Pestaña «Relaciones»

Abra el documento → Relaciones para ver:

• Cliente Nombre y email.
• Vínculos de documentos Otros documentos relacionados con este (por ejemplo, la factura creada a partir de este presupuesto).
• Resumen de pago — Importe total, Pagado (Paid) y A pagar.
• Tareas relacionadas Tareas de campo vinculadas al documento.

Registro de un pago

La pestaña Pagos registra el dinero recibido.

• Abra la pestaña Pagos → Crear pago.
• Elija el Cliente: es un campo obligatorio.
• Indique el Importe del pago y elija la Moneda: es obligatorio.
• Defina la Fecha del pago (Payment date): es obligatorio.
• Elija el Método de pago: Efectivo, Tarjeta bancaria, Transferencia bancaria, Swift o Cheque.
• Si es necesario, añada la Información del pago (número de recibo / ID de la transacción) y una Nota interna sobre el pago.
• Pulse Enviar.

El pago se registra con el estado Exitoso. En la lista de pagos se muestran el cliente, el estado, el método de pago, el importe, la fecha del pago y quién creó el registro.

Estados, lista y estadísticas

• Estados: Borrador (en preparación) · Final (emitido) · Anulado (Canceled) (cancelado). Los documentos cuyo plazo de pago ha vencido se marcan además como vencidos, en rojo.
• Columnas de la lista: Número, Cliente, Estado, Fechas (de creación y de vencimiento del pago), Total, Creado por, Relaciones, Acciones.
• LAS ESTADÍSTICAS (se despliega). Muestra el número de documentos y el importe monetario desglosados por estados (Borrador / Final / Anulado) y con los totales.
• Filtros Acotan la lista.

Permisos

Posibles problemas y soluciones

Preguntas frecuentes

Pregunta: He emitido un documento equivocado, ¿se puede editar? Respuesta: No, la emisión es irreversible. Puede Cancelar el documento (estado → anulado) y crear uno nuevo.

Pregunta: ¿Cómo convertir un presupuesto aprobado en una factura? Respuesta: Abra el presupuesto emitido y pulse Crear factura: se creará un borrador de factura vinculado con las mismas líneas.

Pregunta: El impuesto, ¿es un importe o un porcentaje? Respuesta: Es un porcentaje. Un impuesto 10 añade un 10 % al importe.

Pregunta: ¿Cómo se envía el documento al cliente por correo? Respuesta: Emítalo y después pulse Enviar: el PDF se adjunta y se envía a la dirección de correo electrónico del cliente.

Pregunta: ¿Dónde se ve cuánto queda por pagar? Respuesta: En la pestaña Relaciones del documento → Resumen de pago (Importe total / Pagado / A pagar).

Pregunta: ¿En qué orden se usan los tipos de documentos? Respuesta: Siguiendo el desarrollo del trabajo con el cliente: estimación (oferta antes de empezar) → orden de trabajo (para la ejecución) → factura (para el cobro) → recibo (comprobante de pago) → acta de tareas realizadas (confirmación). El pago se registra aparte, en la pestaña Pagos. Se puede empezar por cualquier documento: el orden no es obligatorio.

Pregunta: ¿Por qué en la pestaña «Recibo» no hay botón «Crear»? Respuesta: El recibo no se crea manualmente. Aparece automáticamente cuando usted registra un pago, por eso en esta pestaña está el botón «Crear pago».

Pregunta: ¿Se puede eliminar un documento emitido? Respuesta: No. Solo se puede eliminar un borrador. Un documento emitido únicamente se puede Cancelar: permanecerá en la lista con el estado «anulado».

Pregunta: ¿Qué ocurre con el número de un documento anulado? Respuesta: El número queda asociado al documento anulado y no se vuelve a asignar. El siguiente documento recibirá el siguiente número del contador. Los prefijos y los contadores se definen en Módulos → Configuración → Documentos financieros; véase el artículo «Módulos y ajustes de los módulos».

Pregunta: ¿De dónde salen los datos bancarios y el logotipo del documento? Respuesta: De los ajustes del módulo (Módulos → Configuración → Documentos financieros, véase el artículo «Módulos y ajustes de los módulos»). El logotipo se toma allí de los ajustes de la empresa. Dentro del propio documento se pueden modificar antes de la emisión.

Pregunta: ¿Se puede volver a enviar el documento al cliente? Respuesta: Sí. El botón de envío de un documento emitido está siempre disponible: el mensaje con el PDF se puede enviar tantas veces como haga falta.

Pregunta: ¿Qué significa la marca roja «vencido»? Respuesta: Que el plazo de pago indicado en el documento ya ha pasado y el documento no está pagado. La marca aparece automáticamente.

Pregunta: ¿En qué moneda se emiten los documentos? Respuesta: La moneda se elige al registrar el pago. Los importes de los propios documentos se calculan en la moneda definida para la empresa.

Pregunta: ¿Qué métodos de pago se pueden indicar? Respuesta: Efectivo, tarjeta bancaria, transferencia bancaria, Swift y cheque. El método se elige al crear el pago, junto con el importe y la fecha.

Pregunta: ¿Qué empleados ven los documentos financieros? Respuesta: El propietario y el administrador de la empresa. Los empleados normales no tienen acceso al módulo.

Pregunta: ¿El módulo es de pago? Respuesta: Sí, «Documentos financieros» es un módulo de pago. Se activa en Configuración de la empresa → Módulos y, tras activarlo, aparece en el menú de la izquierda.

Pregunta: ¿El impuesto se calcula como importe o como porcentaje? Respuesta: Como porcentaje. El valor 10 añade un 10 % al importe.