Finančni dokumenti

Shifton Naloge omogoča, da z modulom Finančni dokumenti ustvarjate finančne dokumente — predračune, delovne naloge, fakture, potrdila o plačilu in dokazila o dokončanju dela — na podlagi svojih terenskih nalog, jih pošiljate strankam, en dokument pretvarjate v drug in spremljate plačila.

Pomembno: Finančni dokumenti so plačljiv modul. Vklopite ga v razdelku Nastavitve podjetja → Moduli . Po vklopu se pojavi v levi stranski plošči (v načinu Naloge / Field Service) kot „Finančni dokumenti“.

Kaj je to

Vsaka vrsta dokumenta ima svoj zavihek. Znotraj zavihka ustvarjate dokumente, urejate njihove postavke, jih oblikujete (osnutek → končni), nato pa jih pošljete stranki, prenesete v PDF ali pretvorite v dokument druge vrste. Prejeta plačila se zabeležijo na zavihku Plačila.

Vrste dokumentov (zavihki)

Vsaka vrsta ima svoj zavihek s svojim seznamom dokumentov.

Ocena

Delovni nalog

Račun

Potrdilo o plačilu

Na tem zavihku je namesto gumba „Ustvari“ gumb „Ustvarite plačilo“ — potrdila o plačilu se pojavijo sama pri registraciji plačila.

Dokazilo o dokončanju dela

Kako so dokumenti med sabo povezani

Vrste dokumentov si sledijo v določenem vrstnem redu — ta ponavlja potek dela s stranko. Vsak naslednji dokument se ustvari iz prejšnjega z gumbom za pretvorbo, zato podatkov ni treba vnašati znova.

• Ocena — ponudba. Stranki se pošlje prva, pred začetkom dela: kaj natanko bo narejeno in koliko to stane.
• Delovni nalog — dokument za izvedbo dela. Ustvari se, ko se stranka strinja z oceno.
• Račun — faktura za plačilo opravljenega dela.
• Račun — potrdilo, ki potrjuje, da je plačilo prejeto.
• Dokazilo o dokončanju dela — potrditev, da je delo opravljeno in prevzeto.
• Plačilo — sam zapis o plačilu: navedete način plačila in znesek.

Po verigi se ni treba premikati v celoti — začeti je mogoče s katerim koli dokumentom. Če pa delate po vrstnem redu, vsak naslednji dokument prevzame stranko, postavke, popust in davek iz prejšnjega.

Zavihki Ocena, Delovni nalog, Račun in Dokazilo o dokončanju dela delujejo enako — seznam, statistika in življenjski cikel so pri njih skupni in opisani spodaj.

Potrdilo o plačilu je izjema: ročno ga ni mogoče ustvariti. Potrdilo o plačilu se oblikuje samodejno, ko registrirate plačilo, zato je na tem zavihku namesto gumba „Ustvari“ gumb „Ustvarite plačilo“.

Življenjski cikel dokumenta

Ustvarjanje (osnutek) → urejanje postavk → Shrani osnutek → Oblikuj (izdaja → „končni“, nepovratno)
                                                          → Pošlji / Prenesi PDF / Pretvori / Prekliči

1. Ustvarjanje dokumenta

• Odprite zavihek želene vrste (na primer Ocena) in kliknite Ustvari. Odprla se bo stranska plošča Dodaj.
• Izberite Stranko — polje je obvezno. Dokument se veže na to stranko (naslov, telefon in email se prenesejo samodejno).
• Po potrebi izberite Naloge stranke. Ure in storitve iz teh zaključenih nalog se prenesejo v dokument.
• Kliknite Dodaj. Odprl se bo osnutek dokumenta v urejevalniku.

2. Urejanje dokumenta

Kliknite Uredi, da odprete obrazec za urejanje.

V načinu urejanja je vsako polje dokumenta na voljo za popravke: ime in naslov podjetja, rok plačila, bančni podatki, spodaj pa sklop Items z vrsticami dokumenta. Vsaka vrstica ima svoje ime, ceno, količino, opis in popust; znesek vrstice se izračuna samodejno.

Določite lahko:

• Ime podjetja, logotip in naslov Prikažejo se v glavi dokumenta.
• Rok plačila Datum in ura plačila.
• Bančni podatki. Eno besedilno polje, v katero so vpisani plačilni podatki za stranko — prejemnik (ATTN), banka (Bank), BIC Code, številka računa (Account number) in usmerjevalna številka (Routing number). Vstavi se iz nastavitev modula (Moduli → Nastavitve → Finančni dokumenti), v samem dokumentu pa ga je mogoče urediti kot običajno besedilo. Zraven je prikazan končni znesek dokumenta.
• Orodja/Storitve (Items). To je vsebina dokumenta — tisto, za kar se izstavlja račun. Vrstice se dodajajo z dvema gumboma:
• Dodaj iz kataloga. Izberete pripravljena orodja ali storitve iz svojega kataloga — ime, cena in opis se vstavijo sami.
• Dodaj ročno. Pojavi se prazna vrstica, v kateri izpolnite: Prilagojeno ime orodja/storitve — poljubno ime orodja ali storitve (obvezno polje), Cena — ceno (obvezno), Količina — količino (obvezno), Opis — opis in Popust — popust na to vrstico v odstotkih.

Znesek vrstice (Sum) se izračuna sam: cena × količina. Vrstice, dodane ročno, so označene z oznako Custom. Dodati je mogoče poljubno število vrstic — vsaka se pojavi kot ločen sklop z istimi polji.

• Prodajalec Odgovorni za prodajo.
• Popust in davek Davek se določi v odstotkih od zneska (na primer davek 10 na $300 → +$30 → skupaj $330).
• Opomba (Note) Poljuben komentar k dokumentu.

Tako je videti pripravljen dokument: glava z logotipom in naslovom podjetja, sklop Predračun za s podatki stranke, sklop Podrobnosti z bančnimi podatki in končnim zneskom, tabela Items s ceno, količino in zneskom po posamezni vrstici, seštevki s popustom in davkom ter gumbi dejanj spodaj.

Uporabite Predogled, da vidite končni videz dokumenta, in Shrani osnutek (Save draft), da shranite spremembe (gumb Shrani osnutek postane aktiven šele potem, ko kaj spremenite).

3. Izdaja — gumb „Oblikuj“

Kliknite „Oblikuj“, da dokument izdate. Pojavila se bo potrditev: *„Ali ste prepričani, da želite izdati ta …? To dejanje je nepovratno.“*

• Ob potrditvi se status spremeni na Končni, dokument dobi številko (na primer EST-6) in pojavi se obvestilo o uspehu.

Od kod izhaja številka dokumenta. Pred izdajo dokument številke nima — v osnutku je namesto nje zasnova v obliki WO-000000. Številka se dodeli v trenutku izdaje in je sestavljena iz dveh delov: predpone in števca. Oboje se določi v nastavitvah modula: Moduli → Nastavitve → Finančni dokumenti. Vsaka vrsta dokumenta ima svojo predpono in svoj števec — na primer EST- za ocene, WO- za delovne naloge, INV- za fakture, REC- za potrdila o plačilu, POW- za dokazila. Če je števec ocen enak 6, bo naslednja izdana ocena dobila številko EST-6, števec pa bo postal 7.

Prav tam je mogoče števec prestaviti na drugo vrednost — na primer, da nadaljujete številčenje, ki ste ga vodili prej. Več o tem, kako odprete nastavitve modula, v članku „Moduli in nastavitve modulov“.

Številka preklicanega dokumenta ostane pri njem in se ne dodeli ponovno.

• Izdanega dokumenta ni več mogoče urejati.

4. Po izdaji

Pri izdanih dokumentih so na voljo naslednja dejanja:

• Pošlji (na primer *Send estimate*). Odpre okno pisma — Email (stranke), Zadeva, Sporočilo; dokument se priloži v obliki PDF. Kliknite Pošlji — stranka bo dokument prejela na elektronsko pošto.
• Prenesi (ikona). Prenese dokument v obliki PDF.
• Ustvari račun. Pretvori dokument v nov osnutek Računa, izpolnjen z isto stranko, postavkami, popustom in davkom.
• Ustvari delovni nalog Pretvori dokument v nov osnutek Delovnega naloga.

Pretvorjeni dokumenti so med sabo povezani — glejte zavihek Povezave.

5. Preklic ali brisanje (dejanja v vrstici)

V vsaki vrstici seznama meni Dejanja ponuja:

• 🗑 Izbriši. Na voljo je samo za osnutke: izdanega dokumenta ni mogoče izbrisati, mogoče ga je le preklicati.
• ⨯ Prekliči Potrditev *„Tega dejanja ni mogoče preklicati“* → status se spremeni na preklican.
• ⬇ Prenesi PDF Shrani PDF.

Zavihek „Povezave“

Odprite dokument → Povezave, da vidite:

• Stranka Ime in email.
• Povezave dokumentov Drugi dokumenti, povezani s tem (na primer faktura, ustvarjena iz te ocene).
• Povzetek plačila — Skupni znesek, Plačano (Paid) in Za plačilo.
• Povezane naloge Terenske naloge, vezane na dokument.

Registracija plačila

Zavihek Plačila beleži prejeti denar.

• Odprite zavihek Plačila → Ustvarite plačilo.
• Izberite Stranko — polje je obvezno.
• Navedite Znesek plačila in izberite Valuto — obvezno.
• Določite Datum plačila (Payment date) — obvezno.
• Izberite Način plačila: Gotovina, Bančna kartica, Bančno nakazilo, Swift ali Ček.
• Po potrebi dodajte Informacije o plačilu (številka potrdila / ID transakcije) in Interno opombo k plačilu.
• Kliknite Pošlji.

Plačilo se zabeleži s statusom Uspešno. Na seznamu plačil so prikazani stranka, status, način plačila, znesek, datum plačila in kdo je zapis ustvaril.

Statusi, seznam in statistika

• Statusi: Osnutek (v pripravi) · Končni (izdan) · Preklican (Canceled) (razveljavljen). Dokumenti s pretečenim rokom plačila so dodatno označeni kot zapadli — z rdečo.
• Stolpci seznama: Številka, Stranka, Status, Datumi (ustvarjanja in roka plačila), Skupaj, Kdo je ustvaril, Povezave, Dejanja.
• STATISTIKA (razpre se). Prikaže število dokumentov in denarni znesek z razdelitvijo po statusih (Osnutek / Končni / Preklican) in seštevki.
• Filtri Zožijo seznam.

Dovoljenja

Možne težave in rešitve

Pogosta vprašanja

Vprašanje: Izdal sem napačen dokument — ali ga je mogoče urediti? Odgovor: Ne — izdaja je nepovratna. Dokument lahko razveljavite z dejanjem Prekliči (status → preklican) in ustvarite nov.

Vprašanje: Kako potrjeno oceno spremenim v fakturo za plačilo? Odgovor: Odprite izdano oceno in kliknite Ustvari račun — ustvarjen bo povezan osnutek fakture z istimi postavkami.

Vprašanje: Ali je davek znesek ali odstotek? Odgovor: To je odstotek. Davek 10 znesku doda 10 %.

Vprašanje: Kako dokument pošljem stranki po elektronski pošti? Odgovor: Izdajte ga, nato kliknite Pošlji — PDF se priloži in pošlje na naslov elektronske pošte stranke.

Vprašanje: Kje vidim, koliko je še treba plačati? Odgovor: Na zavihku dokumenta Povezave → Povzetek plačila (Skupni znesek / Plačano / Za plačilo).

Vprašanje: V kakšnem vrstnem redu uporabljati vrste dokumentov? Odgovor: Po poteku dela s stranko: ocena (ponudba pred začetkom dela) → delovni nalog (za izvedbo) → račun (faktura za plačilo) → potrdilo o plačilu (potrdilo o plačilu) → dokazilo o dokončanju dela (potrditev). Plačilo se registrira ločeno na zavihku Plačila. Začeti je mogoče s katerim koli dokumentom — vrstni red ni obvezen.

Vprašanje: Zakaj na zavihku „Potrdilo o plačilu“ ni gumba „Ustvari“? Odgovor: Potrdilo o plačilu se ne ustvarja ročno. Pojavi se samodejno, ko registrirate plačilo, zato je na tem zavihku gumb „Ustvarite plačilo“.

Vprašanje: Ali je mogoče izbrisati izdan dokument? Odgovor: Ne. Izbrisati je mogoče samo osnutek. Izdan dokument je dovoljeno le razveljaviti z dejanjem Prekliči — ostal bo na seznamu s statusom „preklican“.

Vprašanje: Kaj se zgodi s številko preklicanega dokumenta? Odgovor: Številka ostane pri preklicanem dokumentu in se ne dodeli ponovno. Naslednji dokument bo dobil naslednjo številko po števcu. Predpone in števci se določijo v Moduli → Nastavitve → Finančni dokumenti — glejte članek „Moduli in nastavitve modulov“.

Vprašanje: Od kod izhajajo bančni podatki in logotip v dokumentu? Odgovor: Iz nastavitev modula (Moduli → Nastavitve → Finančni dokumenti, glejte članek „Moduli in nastavitve modulov“). Logotip se tja prenese iz nastavitev podjetja. V samem dokumentu jih je mogoče spremeniti pred izdajo.

Vprašanje: Ali je mogoče dokument stranki poslati ponovno? Odgovor: Da. Gumb za pošiljanje je pri izdanem dokumentu vedno na voljo — pismo s PDF je mogoče poslati tolikokrat, kot je treba.

Vprašanje: Kaj pomeni rdeča oznaka „zapadel“? Odgovor: Da je rok plačila, naveden v dokumentu, že minil, dokument pa ni plačan. Oznaka se pojavi samodejno.

Vprašanje: V kateri valuti se izstavljajo dokumenti? Odgovor: Valuta se izbere pri registraciji plačila. Zneski v samih dokumentih se izračunajo v valuti, določeni za podjetje.

Vprašanje: Katere načine plačila je mogoče navesti? Odgovor: Gotovina, bančna kartica, bančno nakazilo, Swift in ček. Način se izbere pri ustvarjanju plačila skupaj z zneskom in datumom.

Vprašanje: Kateri zaposleni vidijo finančne dokumente? Odgovor: Lastnik in skrbnik podjetja. Navadnim zaposlenim modul ni dostopen.

Vprašanje: Ali je modul plačljiv? Odgovor: Da, „Finančni dokumenti“ so plačljiv modul. Vklopi se v Nastavitve podjetja → Moduli, po vklopu pa se pojavi v levem meniju.

Vprašanje: Ali se davek šteje v znesku ali v odstotkih? Odgovor: V odstotkih. Vrednost 10 bo znesku dodala 10 %.