Documente financiare

Shifton Sarcini permite, cu ajutorul modulului Documente financiare, crearea documentelor financiare — estimări, ordine de lucru, facturi, chitanțe și acte de finalizare a lucrării — pe baza sarcinilor dvs. pe teren, trimiterea lor clienților, transformarea unui document în altul și urmărirea plăților.

Important: Documentele financiare reprezintă un modul cu plată. Activați-l în secțiunea Setările companiei → Module . După activare, el apare în panoul lateral din stânga (în modul Sarcini / Field Service) ca „Documente financiare”.

Ce este acest lucru

Fiecare tip de document are propria filă. În interiorul filei creați documente, editați pozițiile lor, le emiteți (schiță → final), iar apoi le trimiteți clientului, le descărcați în PDF sau le transformați într-un document de alt tip. Plățile primite se înregistrează pe fila Plăți.

Tipurile de documente (filele)

Fiecare tip are fila lui, cu lista lui de documente.

Estimare

Ordin de lucru

Factură

Chitanță

Pe această filă, în locul butonului „Creează”, se află „Creează plată” — chitanțele apar singure la înregistrarea unei plăți.

Act de finalizare a lucrării

Cum sunt legate documentele între ele

Tipurile de documente urmează o anumită ordine — ea repetă mersul lucrului cu clientul. Fiecare document următor se creează din cel precedent cu butonul de transformare, de aceea datele nu trebuie introduse din nou.

• Estimare — ofertă comercială. Se trimite clientului prima, înainte de începerea lucrărilor: ce anume va fi făcut și cât costă acest lucru.
• Ordin de lucru — document pentru executarea lucrărilor. Se creează după ce clientul a fost de acord cu estimarea.
• Factură — factură pentru plata lucrării executate.
• Chitanță — cec care confirmă că plata a fost primită.
• Act de finalizare a lucrării — confirmare că lucrarea a fost executată și acceptată.
• Plată — însăși înregistrarea despre plată: indicați metoda de plată și suma.

Nu este obligatoriu să parcurgeți întregul lanț — puteți începe cu orice document. Dar dacă lucrați în ordine, fiecare document următor preia clientul, pozițiile, reducerea și taxa din cel precedent.

Filele Estimare, Ordin de lucru, Factură și Act de finalizare a lucrării funcționează la fel — lista, statistica și ciclul de viață le sunt comune și sunt descrise mai jos.

Chitanța este o excepție: ea nu poate fi creată manual. Chitanța se formează automat atunci când înregistrați o plată, de aceea pe această filă, în locul butonului „Creează”, se află „Creează plată”.

Ciclul de viață al documentului

Creare (schiță) → editarea pozițiilor → Salvează schița → Genera (emitere → „final”, ireversibil)
                                                        → Trimite / Descărcați PDF / Transformă / Anulează

1. Crearea documentului

• Deschideți fila tipului necesar (de exemplu, Estimare) și apăsați Creează. Se va deschide panoul lateral Adaugă.
• Alegeți Clientul — câmp obligatoriu. Documentul se leagă de acest client (adresa, telefonul și e-mailul se preiau automat).
• La nevoie alegeți Sarcini ale clientului. Orele și serviciile din aceste sarcini finalizate se vor prelua în document.
• Apăsați Adaugă. Se va deschide schița documentului în editor.

2. Editarea documentului

Apăsați Editare pentru a deschide formularul editabil.

În regimul de editare, fiecare câmp al documentului este disponibil pentru corectare: denumirea și adresa companiei, termenul de plată, datele bancare, iar mai jos — blocul Items cu rândurile documentului. Fiecare rând are propria denumire, propriul preț, propria cantitate, propria descriere și propria reducere; suma pe rând se calculează automat.

Puteți stabili:

• Numele companiei, sigla și adresa Se afișează în antetul documentului.
• Termen de plată Data și ora plății.
• Date bancare. Un singur câmp text, în care sunt scrise datele de plată pentru client — beneficiarul (ATTN), banca (Bank), BIC Code, numărul contului (Account number) și numărul de rutare (Routing number). Se preia din setările modulului (Module → Setări → Documente financiare), dar chiar în document poate fi editat ca text obișnuit. Alături se afișează suma totală a documentului.
• Instrumente/Servicii (Items). Acesta este chiar conținutul documentului — ceea ce se facturează. Rândurile se adaugă cu două butoane:
• Adaugă din catalog. Alegeți instrumente sau servicii gata pregătite din catalogul dvs. — denumirea, prețul și descrierea se vor completa singure.
• Adaugă manual. Apare un rând gol, în care completați: Nume personalizat al instrumentului/serviciului — denumirea liberă a instrumentului sau a serviciului (câmp obligatoriu), Preț — prețul (obligatoriu), Cantitate — cantitatea (obligatoriu), Descriere — descrierea și Reducere — reducerea pentru acest rând, în procente.

Suma rândului (Sum) se calculează singură: preț × cantitate. Rândurile adăugate manual sunt marcate cu eticheta Custom. Puteți adăuga oricâte rânduri — fiecare apare ca bloc separat, cu aceleași câmpuri.

• Vânzător Responsabilul de vânzare.
• Reducere și Taxă Taxa se stabilește în procente din sumă (de exemplu, Taxa 10 la $300 → +$30 → Total $330).
• Notă (Note) Comentariu liber la document.

Așa arată documentul gata: antetul cu sigla și adresa companiei, blocul Deviz pentru cu datele clientului, blocul Detalii cu datele bancare și cu totalul, tabelul Items cu prețul, cantitatea și suma pe fiecare rând, totalurile cu reducere și taxă, și butoanele de acțiuni de jos.

Folosiți Previzualizare pentru a vedea forma finală a documentului și Salvează schița (Save draft) pentru a salva modificările (butonul Salvează schița devine activ numai după ce modificați ceva).

3. Emiterea — butonul „Genera”

Apăsați „Genera” pentru a emite documentul. Va apărea o confirmare: *„Sigur doriți să emiteți acest document …? Această acțiune este ireversibilă.”*

• La confirmare, statusul se schimbă în final, documentului i se atribuie un număr (de exemplu, EST-6) și apare o notificare de succes.

De unde provine numărul documentului. Până la emitere, documentul nu are număr — în schiță, în locul lui se află un șablon de forma WO-000000. Numărul se atribuie în momentul emiterii și se compune din două părți: prefixul și contorul. Ambele se stabilesc în setările modulului: Module → Setări → Documente financiare. Fiecare tip de document are propriul prefix și propriul contor — de exemplu, EST- pentru estimări, WO- pentru ordinele de lucru, INV- pentru facturi, REC- pentru chitanțe, POW- pentru acte. Dacă contorul estimărilor este 6, următoarea estimare emisă va primi numărul EST-6, iar contorul va deveni 7.

Tot acolo contorul poate fi trecut la altă valoare — de exemplu, pentru a continua numerotarea pe care ați ținut-o mai devreme. Mai multe detalii despre cum se deschid setările modulului — în articolul „Module și setările modulelor”.

Numărul unui document anulat rămâne al lui și nu se mai atribuie din nou.

• Documentul emis nu mai poate fi editat.

4. După emitere

La documentele emise sunt disponibile următoarele acțiuni:

• Trimite (de exemplu, *Send estimate*). Deschide fereastra scrisorii — Email (al clientului), Subiect, Mesaj; documentul se atașează sub formă de PDF. Apăsați Trimite — clientul va primi documentul pe poșta electronică.
• Descărcați (pictograma). Descarcă documentul în format PDF.
• Creați factură. Transformă documentul într-o schiță nouă de Facturi, completată cu același client, aceleași poziții, aceeași reducere și aceeași taxă.
• Creați ordin de lucru Transformă documentul într-o schiță nouă de Ordin de lucru.

Documentele transformate sunt legate între ele — vezi fila Conexiuni.

5. Anularea sau ștergerea (acțiuni în rând)

În fiecare rând al listei, meniul Acțiuni oferă:

• 🗑 Șterge. Disponibil numai pentru schițe: documentul emis nu poate fi șters, el poate fi doar anulat.
• ⨯ Anulează Confirmarea *„Această acțiune nu poate fi revocată”* → statusul se schimbă în anulat.
• ⬇ Descărcați PDF Salvează PDF-ul.

Fila „Conexiuni”

Deschideți documentul → Conexiuni pentru a vedea:

• Client Numele și e-mailul.
• Legături de documente Alte documente legate de acesta (de exemplu, factura creată din această estimare).
• Sumarul plății — Suma totală, Plătit (Paid) și De plătit.
• Sarcini conexe Sarcinile pe teren legate de document.

Înregistrarea plății

Fila Plăți înregistrează banii primiți.

• Deschideți fila Plăți → Creează plată.
• Alegeți Clientul — câmp obligatoriu.
• Indicați Suma plății și alegeți Valuta — obligatoriu.
• Stabiliți Data plății (Payment date) — obligatoriu.
• Alegeți Metodă de plată: Numerar, Card bancar, Transfer bancar, Swift sau Cec.
• La nevoie adăugați Informația despre plată (numărul chitanței / ID-ul tranzacției) și Nota internă la plată.
• Apăsați Trimite.

Plata se înregistrează cu statusul Reușit. În lista plăților se afișează clientul, statusul, metoda de plată, suma, data plății și cine a creat înregistrarea.

Stări, listă și statistică

• Stări: Schiță (se pregătește) · Final (emis) · Anulat (Canceled) (anulat). Documentele cu termenul de plată expirat sunt marcate suplimentar ca restante — cu roșu.
• Coloanele listei: Număr, Client, Status, Date (de creare și termenul de plată), Total, Creat de, Conexiuni, Acțiuni.
• STATISTICI (se desfășoară). Arată numărul de documente și suma de bani, cu defalcare pe stări (Schiță / Final / Anulat) și cu totaluri.
• Filtre Îngustează lista.

Permisiuni

Probleme posibile și soluții

Întrebări frecvente

Întrebare: Am emis un document greșit — poate fi el editat? Răspuns: Nu — emiterea este ireversibilă. Puteți aplica documentului acțiunea Anulează (status → anulat) și crea unul nou.

Întrebare: Cum transform o estimare aprobată în factură de plată? Răspuns: Deschideți estimarea emisă și apăsați Creați factură — se va crea o schiță de factură legată, cu aceleași poziții.

Întrebare: Taxa este o sumă sau un procent? Răspuns: Este un procent. Taxa 10 adaugă la sumă 10%.

Întrebare: Cum trimit documentul clientului pe poșta electronică? Răspuns: Emiteți-l, apoi apăsați Trimite — PDF-ul se atașează și se trimite la adresa de poștă electronică a clientului.

Întrebare: Unde văd cât a mai rămas de plătit? Răspuns: Pe fila documentului Conexiuni → Sumarul plății (Suma totală / Plătit / De plătit).

Întrebare: În ce ordine se folosesc tipurile de documente? Răspuns: Pe parcursul lucrului cu clientul: estimare (ofertă înainte de începerea lucrărilor) → ordin de lucru (pentru executare) → factură (factură de plată) → chitanță (cec de plată) → act de finalizare a lucrării (confirmare). Plata se înregistrează separat pe fila Plăți. Se poate începe cu orice document — ordinea nu este obligatorie.

Întrebare: De ce pe fila „Chitanță” nu există butonul „Creează”? Răspuns: Chitanța nu se creează manual. Ea apare automat atunci când înregistrați o plată, de aceea pe această filă se află butonul „Creează plată”.

Întrebare: Se poate șterge un document emis? Răspuns: Nu. Se poate șterge numai o schiță. Documentului emis i se poate aplica doar acțiunea Anulează — el va rămâne în listă cu statusul „anulat”.

Întrebare: Ce se întâmplă cu numărul unui document anulat? Răspuns: Numărul rămâne la documentul anulat și nu se mai atribuie din nou. Documentul următor va primi următorul număr după contor. Prefixele și contoarele se stabilesc în Module → Setări → Documente financiare — vezi articolul „Module și setările modulelor”.

Întrebare: De unde provin datele bancare și sigla din document? Răspuns: Din setările modulului (Module → Setări → Documente financiare, vezi articolul „Module și setările modulelor”). Sigla se preia acolo din setările companiei. Chiar în document ele pot fi modificate înainte de emitere.

Întrebare: Se poate trimite documentul clientului din nou? Răspuns: Da. Butonul de trimitere al unui document emis este disponibil întotdeauna — scrisoarea cu PDF poate fi trimisă de câte ori este nevoie.

Întrebare: Ce înseamnă marcajul roșu „restant”? Răspuns: Că termenul de plată indicat în document a trecut deja, iar documentul nu este plătit. Marcajul apare automat.

Întrebare: În ce valută se emit documentele? Răspuns: Valuta se alege la înregistrarea plății. Sumele din documentele propriu-zise se calculează în valuta stabilită pentru companie.

Întrebare: Ce metode de plată pot fi indicate? Răspuns: Numerar, card bancar, transfer bancar, Swift și cec. Metoda se alege la crearea plății, împreună cu suma și data.

Întrebare: Care dintre angajați vede documentele financiare? Răspuns: Proprietarul și administratorul companiei. Pentru angajații obișnuiți modulul nu este disponibil.

Întrebare: Modulul este cu plată? Răspuns: Da, „Documente financiare” este un modul cu plată. El se activează în Setările companiei → Module, iar după activare apare în meniul din stânga.

Întrebare: Taxa se calculează în sumă sau în procente? Răspuns: În procente. Valoarea 10 va adăuga la sumă 10%.